Contractbeheerder

Contractbeheerder (tijdelijk - 36 uur) 

Let op: bij het aanbieden van een kandidaat de daadwerkelijke beschikbaarheid invoeren en de juiste antwoorden geven op de beoordelingscriteria.

Sociaal domein Fryslân (SDF) is volop in ontwikkeling en is daarom op korte termijn op zoek naar een contractbeheerder voor het team contractmanagement.
Als contractbeheerder geef je invulling aan het contractmanagementproces, beheer je de contractdossiers, bewaak je de kwaliteit en lever je relevante informatie aan bij de inkoop van diensten. Verder draag je bij aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van het contractmanagement SDF.

Omschrijving van de opdracht
De contractbeheerder is verantwoordelijk voor het beheren van de inkoopcontracten binnen het Sociaal Domein. Dit is de basis voor het contractmanagement en zorgt voor efficiënte werkprocessen. Door jouw inzet is er eenvoudig inzicht te krijgen in actuele gegevens van contractpartners. Je werkt nauw samen met je collega contractbeheerders, contractmanagers, inkoopadviseurs en beleidsadviseurs. Daarnaast bied je administratieve ondersteuning aan de contractmanagers bij inkoop- en aanbestedingsprocedures en bij de dossiervorming van de inkoopdossiers.

Functieprofiel
•    beheert, registreert, controleert, borgt én optimaliseert zelfstandig contracten (en -afspraken) in de contractdatabase, de CRM en het zaaksysteem (o.a. Wmo en Jeugdhulp;
•    fungeert als aanspreekpunt voor nieuwe en verlengingsvraagstukken;
•    bent verantwoordelijk voor het dagelijks operationeel contractmanagement. Denk hierbij aan: spend-analyses, ondersteuning bij aanbestedingsprocedures, administratie, checks op compleetheid van contracten;
•    draagt zorg voor een juiste en volledige ondertekening en een correcte inkoopdossier-opbouw voor alle inkooptrajecten;
•    bent verantwoordelijk voor het administratief verwerken van mutaties van contractpartners en interne mutaties in de systemen;
•    adviseert over beheersmatige en uitvoeringsgerichte aspecten met betrekking tot contractbeheer;
•    haalt actief informatie en input op bij collega’s en zorgaanbieders over actuele informatie, wijzigingen en signalen;
•    draagt bij aan de verdere professionalisering van het contractbeheer en contractmanagement;
•    ondersteunt -en werkt samen met- de contractmanagers; je adviseert en signaleert, o.a. op kwaliteitsvraagstukken en dossiervorming;
•    bent het eerste aanspreekpunt en zorgt voor accurate en tijdige beantwoording van vragen.
•    bent verantwoordelijk voor het bewaken van budget, doorlooptijd, administratieve verwerking, opvolging en facturatie;
•    verzorgt relevante monitoringsdata en statistieken;
•    Stelt (management)rapportages op m.b.t. contractmanagement;

Je bent nauwkeurig en haalt voldoening uit het ondersteunen en ontzorgen van anderen. Je bent administratief sterk en communicatief vaardig, zodat je informatie op een goede manier over kunt brengen en de vraag achter de vraag weet te achterhalen. Je bent digitaal goed onderlegd en “handig” en Excel kent geen geheimen voor je. Kennis en ervaring met een CRM systeem (Topdesk) en zaaksysteem (Rex) zijn een grote pré.

Competenties
•    Je hebt MBO werkniveau (commercieel-administratieve of juridische richting);
•    Je toont een pro actieve houding en juist kunnen prioriteren zijn voor jou vanzelfsprekend;
•    Je hebt ervaring met het opstellen van monitoringdata en (management)rapportages;
•    Je neemt initiatief, denkt in oplossingen en kunt goed plannen en organiseren;
•    Je voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van je werk en je bijdrage aan het contractmanagementproces; 
•    Je bent besluitvaardig en sterk in voortgangsbewaking;
•    Je bent communicatief vaardig en communiceert zowel mondeling als schriftelijk vlot en correct;
•    Je bent een verbinder en creatief in probleemoplossing;
•    Je presteert goed onder tijdsdruk en hebt een hands-on mentaliteit.


Eisen aan de opdracht
•    Een afgeronde opleiding in de richting van MER, informatiekunde, bedrijfskunde op minimaal hbo bachelor niveau;
•    Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van Contractbeheerder;
•    Werkervaring met een contractmanagementsysteem;
•    Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met financieel – administratie processen;
•    Kennis van contract- en inkoopprocessen bij gemeentelijke organisaties in de afgelopen 5 jaar;

Organisatie
Sociaal Domein Fryslân (SDF) is de organisatie die voor de 18 Friese gemeenten het regionaal beleid en de regionale inkoop van Jeugdzorg en Wmo verzorgt. SDF en de Friese gemeenten werken in een centrumregeling nauw samen. Naast de beleidsvoorbereiding voert SDF ook het inkoop - en contractmanagement uit voor de regionale Wmo en Jeugdzorg. SDF is organisatorisch ondergebracht bij de gemeente Leeuwarden. Wij zijn een proactieve en gedreven afdeling en houden van samenwerken, onszelf continu te verbeteren en in een prettige sfeer veel werk te verzetten.

Gesprekken zijn op dinsdag 16 juli.