Administratief medewerker buitendienst/ wijk- dorpen coördinator

Opdracht

Jij bent het visitekaartje van de gemeente Harlingen. Je kunt goed communiceren met inwoners en collega’s, bent een aanpakker, houdt van afwisseling en werkt graag mee om problemen op te lossen. Je bent positief ingesteld en weet je rustig te blijven in de hectiek van de dag en in communicatie bij binnenkomende klachten. Daarnaast weet je hoe te prioriteren bij complex agendabeheer met daarin verschillende gemeentelijke belangen. Tenslotte ben je zeer goed in het bewaken van werkprocessen en heb je affiniteit met techniek, beheer en onderhoud. 

Het team buitendienst verrichten alle voorkomende werkzaamheden op het gebied van beheer en onderhoud in de openbare ruimte en het gemeentelijk groen van Harlingen. Wij zetten ons iedere dag weer maximaal in om Harlingen mooi te houden en nog mooier te maken!

Verantwoordelijkheden:

• het zelfstandig beheren van dossiers, agenda’s, e-mails en de daaruit voortkomende opdrachten oppakken en zorgen voor afhandeling en correspondentie;

• het ontvangen van klachten/informatie (telefonisch en schriftelijk) en het bewaken van de voortgang en afhandeling;

• gegevens verwerken, controleren en archiveren (tankstanden, kilometers, verantwoording zwerfafval, CBS);

• bijhouden, voorbereiden en uitwerken van terugkomende activiteiten (ontheffing autogordel, moddercampagne, wij gaan weer naar school, kerstbomenactie, tegel eruit boompje erin, etc.);

• het zelfstandig organiseren en inhoudelijk voorbereiden van bijeenkomsten, zoals vergaderingen/breed overleg speeltuinen en wijk/dorpsschouwen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het notuleren, het beheren van actielijsten en onderwerpen die aan bod komen tijdens de bijeenkomsten, bijvoorbeeld de thema’s EHBO, hygiëne, veiligheid, subsidie, fondswerving, of uitnodigen van een gastspreker, etc.);

• het toezicht houden, als beheerder, op de digitale verwerking in het ABS-web (logboek van de zestien speeltuinen);

• het werk voor onze burgers gaat soms 24 uur per dag door, daarom vinden wij het ook belangrijk dat je beschikbaar bent voor calamiteiten of evenementen wanneer dat nodig is. 

• U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe;

• Minimaal 3 jaar ervaring in een secretariële en of ondersteunende functie;

• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau.

Wensen

• Afgeronde HBO opleiding;
  Gewicht: 30 %

• Minimaal 3 jaar ervaring in een secretariële en of ondersteunende functie bij voorkeur binnen
  een gemeente;
  Gewicht: 40 %

• Beheersing van het MS Office pakket.
  Gewicht: 30 %

Niet bekend

Niet bekend

Optie tot verlenging

Ja

Beschikbaarheid

De kandidaat is inzetbaar van 16 maart tot en met 26 juli 2026 voor 32-36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

CV-eisen

Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 5 pagina's A4.

De externe partij behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV en/of referentie voorkomen. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.

Overig

Op de eventuele opdracht zijn de Algemene Inkoop voorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Harlingen 2017 (KvK nummer 50945149) van toepassing. Deze zijn separaat bijgevoegd. Toepasselijkheid van uw (of door u gehanteerde) algemene (leverings) voorwaarden is uitgesloten.