Administratief medewerker verkiezingen

Intro

De Gemeente bereidt zich voor op de komende verkiezingen en heeft daarbij behoefte aan tijdelijke versterking binnen het verkiezingsteam. De verkiezingen vormen een intensieve en maatschappelijk belangrijke periode waarin nauwkeurigheid, betrouwbaarheid en samenwerking centraal staan. Het verkiezingsteam is verantwoordelijk voor het volledige proces – van logistieke voorbereiding en het samenstellen van stembureaus tot het tellen en verwerken van de stemmen. Binnen dit team speelt de medewerker verkiezingen een essentiële ondersteunende rol. De werkzaamheden vinden plaats in een dynamische omgeving met duidelijke deadlines en een sterke publieke verantwoordelijkheid. Vanwege de piekbelasting in de weken rondom de verkiezingsdag is flexibiliteit en inzet buiten reguliere werktijden noodzakelijk. De medewerker draagt daarmee concreet bij aan een eerlijk, transparant en goed georganiseerd verkiezingsproces binnen de gemeente.

Doel van de functie

De medewerker verkiezingen ondersteunt de organisatie bij de voorbereiding, uitvoering en afronding van verkiezingen. De functie draagt bij aan een eerlijk, transparant en efficiënt verloop van het verkiezingsproces, geheel volgens de geldende wet- en regelgeving.

Kernactiviteiten / Taken

• Voor de verkiezingen:

  • Verzorgt de logistieke voorbereiding, zoals het inpakken en controleren van stembescheiden;

  • Ondersteunt het verkiezingsteam bij de organisatie van de verkiezingen;

  • Voert administratieve werkzaamheden uit;

  • Verwerkt en verzendt aanvragen voor volmachten, kiezerspassen en vervangende stempassen;

  • Draagt bij aan de planning en voorbereiding van stembureauleden en vrijwilligers.

• Tijdens de verkiezingen:

  • Beantwoordt vragen van vrijwilligers en andere betrokkenen via mail en telefoon;

  • Vervult ondersteunende taken binnen het verkiezingsteam.

• Na de verkiezingen:

  • Helpt bij het opruimen en verwerken van stembescheiden;

  • Ondersteunt bij de ontvangst van de kieskringgemeente en bij officiële vergaderingen;

  • Neemt deel aan evaluaties van het verkiezingsproces.

Eisen

• Eis 1
  De aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP’er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV.

• Eis 2
  De kandidaat is bereid om ook in de avonduren en weekenden te werken. (Let op, wij werken met een all-in tarief).

• EIS 3
  Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal mbo-werken denkniveau. Toelichting: onderbouwd cv met relevante werkervaring op mbo-niveau of hoger.

• Eis 3
  De kandidaat beschikt aantoonbaar over basiskennis van de Kieswet en aanverwante regelgeving.

Kwalificaties en opleiding:

• Minimaal mbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur met een administratieve of politieke achtergrond;

• Aantoonbare ervaring met verkiezingswerkzaamheden is vereist.

Kennis en vaardigheden:

• Affiniteit met verkiezingen

  • Basiskennis van verkiezingswetgeving is een eis;

  • Interesse in politieke processen en democratische beginselen.

• Organisatorische vaardigheden

  • Ervaring met logistieke en administratieve voorbereiding;

  • Goed kunnen plannen en structureren.

• Communicatie en samenwerking

  • Sterke mondelinge en schriftelijke vaardigheden;

  • Teamspeler, kan goed schakelen met vrijwilligers en collega's.

• Flexibiliteit en stressbestendigheid

  • In staat om onder tijdsdruk te werken;

  • Bereidheid om werkzaamheden aan te passen aan veranderende omstandigheden.

• IT-vaardigheden

  • Ervaring met administratieve software en digitale gegevensverwerking.

• Nauwkeurigheid en verantwoordelijkheidsgevoel

  • Werkt gestructureerd en heeft oog voor detail;

  • Voelt zich verantwoordelijk voor correcte uitvoering van taken.

• Evaluatie en verbetering

  • Denkt actief mee over verbetering van processen en organisatie.

Wensen

• Wens 1 De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van een erkend, afgerond en volledig diploma op minimaal MBO-niveau in een een Sociaal juridisch richting.

• Wens 2 De kandidaat heeft ervaring binnen een gemeentelijke organisatie, bij voorkeur in een ondersteunende of administratieve functie binnen verkiezingen.

• Wens 3 De kandidaat beschikt over affiniteit met politiek en democratische processen.

Competenties

Tijdens een verificatiegesprek wordt er getoetst op een aantal competenties conform de Competentiegids van de Rijksoverheid Deze is terug te vinden op; https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/mijnloopbaan/competentietaal-rijk

De uitgevraagde competenties voor deze rol zijn:

• Organisatievermogen
  Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij.

• Accuratesse
  Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten.

• Integriteit
  Geeft invulling aan het werk, op een manier die in overeenstemming is met maatschappelijke waarden en normen, die relevant zijn voor de politie.

• Flexibel gedrag
  Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.

Optie tot verlenging

Ja, max 6 maanden

Let op: De optie tot verlenging is opgenomen in verband met de Aanbestedingswet. Dit betreft echter een daadwerkelijk tijdelijke opdracht, waardoor het onzeker is of van de verlengingsmogelijkheid gebruik zal worden gemaakt.

Beschikbaarheid

Flexibiliteit in werktijden is een vereiste: bereidheid om ook in avonden en weekenden te werken, zeker in aanloop naar verkiezingsdagen.

Toelichting op uur per week

32-36 uur per week inzetbaar - Afhankelijk van de drukte rondom de verkiezingen. We vragen dus flexibiliteit en er kunnen geen rechten worden ontleend aan het genoemde aantal uren.

CV-eisen

Zorg voor een duidelijke omschrijving van het profiel en laat hierbij de eisen en wensen duidelijk naar voren komen. Plaats in het CV ook (indien van toepassing) de gegevens van de verantwoordelijke accountmanager met naam, e-mailadres én telefoonnummer zodat wij weten met wie wij contact op kunnen nemen.

Referentie

Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Dit zal dan meegenomen worden in de beoordelingscriteria. Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een leidinggevende van een recente opdrachtgever die relevant is voor de uitgevraagde opdracht.