Coordinator opschoning financiele administratie

Opdracht Achtergrond

De gemeente bereidt de aanbesteding van een nieuw financieel systeem voor. Vooruitlopend daarop willen we zoveel mogelijk verbeteringen, opschoningen en procesoptimalisaties binnen het huidige systeem doen. Of, als dat nog niet mogelijk is, alvast in kaart brengen. Zo zorgen we dat de organisatie klaar is voor het herontwerp en de implementatie van het nieuwe systeem.

De coördinator neemt de regie over dit voorbereidingsproces. Je stuurt binnen je project werkgroepen aan, bewaakt de kwaliteit en werkt in sommige gevallen zelf actief mee. De rol vraagt om zowel organisatorische sturing als inhoudelijk kennis van financiële processen. Je informeert de teamleider F&C regelmatig over de voortgang.

Doel van de opdracht

Het aanjagen, coördineren en monitoren van verbeter- en opschoningsacties in het huidige financiële systeem (SAP) en de daarbij horende processen. Waar nodig steek je ook zelf je handen uit de mouwen. Het doel: een actuele en goed ingerichte financiële administratie vóór de start van de aanbesteding. De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

Projectleiding en coördinatie

• Leiden van de regiegroep financieel systeem in nauwe samenwerking met de teamleider F&C.
• Coördineren en bewaken van de voortgang, planning en kwaliteit van de werkgroepen, die zijn gericht op verbeteracties in diverse systeemonderdelen en administratieve processen.
• Projectmatig aansturen en ondersteunen van trekkers en deelnemers van de werkgroepen.
• Signaleren van knelpunten, risico’s en afhankelijkheden tussen werkgroepen.
• Zorgen voor samenhang van de initiatieven binnen deze opdracht met de aanbesteding van het financiële systeem.

Kwaliteit en inhoudelijke bijdrage

• Monitoren van de kwaliteit van opgeleverde procesbeschrijvingen, werkinstructies en systeemeisen.
• Waar nodig zelf deelnemen aan of begeleiden van werkgroepen met inhoudelijke proceskennis.
• Stimuleren van uniforme proces- en documentatieopzet.
• Bewaken van (data)kwaliteit en consistentie in grootboekschema’s en stamgegevens.

Aanjagen en rapporteren

• Actief aanjager van voortgang en resultaten, houdt iedereen in beweging.
• Opstellen van voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.
• Bijdragen aan communicatie en kennisdeling binnen de organisatie.

Afstemming en voorbereiding aanbesteding

• Afstemmen met de projectleider aanbesteding over systeemeisen, migratieaspecten en procesontwerpen.
• Zorgen dat alle resultaten goed overdraagbaar zijn naar het aanbestedingstraject (documentatie, bevindingen, systeemeisen).

De resultaten

• Een opgeruimde en actuele financiële administratie met opgeschoonde stamgegevens.
• Vastgestelde en gedocumenteerde procesbeschrijvingen, werkinstructies en systeemeisen.
• Overzichtelijke rapportages van voortgang en kwaliteit per onderdeel
• Functionele input voor de aanbesteding van het nieuwe financieel systeem.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar met projectleiding of coördinatie in financiële of administratieve verbetertrajecten;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar bij een overheidsinstelling;
• Een maximum uurtarief van € 120,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met financiële processen (administratie, grootboek, crediteuren/debiteuren, vaste activa, begroting) bij een gemeente;
• Aantoonbare werkervaring met procesverbeteringen, datakwaliteit en systeeminrichtingen op het gebied van financiële administratie;
• Aantoonbare werkervaring met SAP in Pink-Roccade;
• De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie voor en met een visie voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf;
• Aantoonbare werkervaring met om werkgroepen te stimuleren, verbinden en resultaatgericht aan te sturen.

Competenties

• Analytisch;
• Teamspeler;
• Benaderbaar.

Organisatie

Werken voor de gemeente Hardenberg: Groei en bloei met ons mee
De gemeente Hardenberg is een fantastische plek om te wonen en te werken. Hier geniet je van het mooie platteland langs de Vecht én van de gezelligheid van een stad. Terwijl veel andere gemeenten kleiner worden, blijft de gemeente Hardenberg juist groeien. Inmiddels hebben we meer dan 62.935 inwoners.

We willen Hardenberg verder laten groeien en ontwikkelen tot een moderne stad in een landelijke omgeving. Dit betekent dat we de regio willen versterken, het buitengebied aantrekkelijker willen maken en de voorzieningen willen verbeteren. We bouwen aan een duurzame economie die klaar is voor de toekomst, waarbij lokaal ondernemen een belangrijke rol speelt.

Bij ons werk je met plezier aan deze plannen, samen met 550 enthousiaste collega’s. We hechten veel waarde aan vriendelijkheid, betrouwbaarheid en een goede samenwerking. We geloven in de “De Kracht van Gewoon Doen” en pakken dingen praktisch aan.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 10 cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 10 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 12 januari 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 9 januari 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: 4x 6 maanden

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 1

Overig algemeen:

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• De opdrachtgever zal om een geheimhoudingsverklaring vragen.
• De Opdrachtgever zal om een Uittreksel Handelsregister (KvK) vragen.
• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: (https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf).
• Het uurtarief kan worden gewijzigd volgens de hierna genoemde CBS-indexering volgens indexatieclausule artikel 12 van de modelovereenkomsten: CBS CAO Lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur, lonen per uur inclusief bijzondere beloningen indexcijfer, 2020=100.