Adviseur Huisvesting Erfgoed

4. Looptijd Overeenkomst

De aanvangsdatum voor de Overeenkomst is zo snel mogelijk na de gunning. Naar verwachting zullen de werkzaamheden 01-12-2025 aanvangen. De looptijd van de Overeenkomst bedraagt 24 maanden voor 16 tot 24 uur per week. Daarna kan de Aanbestedende Dienst eenzijdig besluiten de Overeenkomst 2 maal te verlengen met 6 maanden. De Overeenkomst eindigt van rechtswege op 30-11-2027 zonder dat hiervoor schriftelijke opzegging door Opdrachtgever is vereist. Indien Opdrachtgever de Overeenkomst wil verlengen, maakt zij dit uiterlijk een (1) maand voor het aflopen van de Overeenkomst kenbaar aan Opdrachtnemer.Een verder verlenging van maximaal nog een jaar zou, indien het verloop van het project dit wenselijk maakt, kunnen onder de voorwaarde dat dat gebeurt in een oplossing waarbij het arbeidsrecht niet geschonden wordt.De conceptovereenkomst kunt u vinden in de bijlage van deze offerteaanvraag.
5. Omschrijving werkzaamheden

De gemeente Delft zoekt een ervaren huisvestingsadviseur/programmamanager die de afdeling Erfgoed begeleidt bij de herhuisvesting naar twee locaties: het publieks- en werkgebouw Westvest 9 (Delft) en collectiegebouw Gantel 21 (Den Hoorn). Hij/zij helpt zorgen dat de locaties geschikt zijn voor de wettelijke- en publieksgerichte taken en werkprocessen en dat de afdeling te zijner tijd klaar is om de ruimten in gebruik te nemen. Een soepele overgang moet de continuiteit van dienstverlening aan de stad en partners borgen. Hij/zij inventariseert de behoeften en werkprocessen van Erfgoed, vertaalt deze naar een gedragen en toekomstbestendig (ruimtelijk en functioneel) Programma van Eisen voor werk-, kantoor- en publieksruimten en bewaakt de uitwerking daarvan tijdens het ontwerp- en verbouwproces. Tegelijkertijd vertegenwoordigt de adviseur Erfgoed in de projectorganisatie in het ontwerp-, verbouw- en inrichtingsproces dat onder regie van de afdeling Vastgoed wordt uitgevoerd. Gedurende het proces moet van grof naar fijn gewerkt worden, en is uitwerking, toetsing en betrokkenheid van medewerkers nodig om te zorgen dat locaties bruikbaar en werkbaar zijn voor de taken en doelen van de afdeling. Hij/zij vervult bij de afdeling Erfgoed een trekkers- en regierol voor de totstandkoming en implementatie van een verhuisplan. Dit omvat ook regie op de inrichting en ingebruikname van beide locaties, en coordinatie de afstemming met interne en externe partijen (waaronder architecten, aannemers, frontoffice, facilitair, ICT en collectie-experts). Daarbij stuurt hij/zij binnen de afdeling erfgoed werkgroepen aan en adviseert het afdelingsmanagement over keuzes. Belangrijke deelresultaten binnen de afgesproken kaders van tijd, budget en kwaliteit zijn o.a.: een volledig ruimtelijk en functioneel Programma van Eisen voor Erfgoed Delft (gebruikersdeel), een gedragen verhuisplan en de ingebruikname van beide locaties. Met deze activiteiten wordt door de afdeling Erfgoed mede uitvoering gegeven aan een bestuurlijke opdracht (Raadsbesluit 19 juni 2025). Uitgangspunt voor de afdeling is het nieuwe publieks- en dienstverleningsconcept Erfgoedlab (mei 2025) dat een integraal, publieksgericht toekomst- en ontwikkelperspectief biedt. Vernieuwing en doorontwikkeling van diensten zijn onderdeel van deze opdracht voor zover het verbetering betreft door gebruik te maken van nieuwe mogelijkheden die de locaties en inrichting bieden. In samenspraak met de huisvestingsadviseur erfgoed worden door de afdeling andere experts aangetrokken voor vormgeving en/of conceptontwerp in nieuwe publieksruimten, exposities (verhaal van Delft e.o.) en educatiemiddelen die gereed moeten zijn bij verhuizing. Inhoudelijk valt dit buiten deze opdracht. De gevraagde inzet bedraagt gemiddeld 16 uur per week (met evt. piek tot 24 uur/week t.b.v. oplevering van PvE. in de eerste helft 2026). Duur van de opdracht betreft een periode van circa 3 jaar, tot en met de nazorgfase na feitelijke verhuizing naar beide gebouwen. In het belang van behoud van opgedane kennis en samenhang in werkzaamheden gedurende die periode staan we open voor een praktische werkwijze door een duo of klein team. De in de "Eisen ten aanzien van de aangeboden kandidaat" opgenome eis voor een praktisch voorstel voor borging van de continuiteit en voortgang gedurende de gehele looptijd, inclusief randvoorwaarden zoals de eventuele verdelingvan werkzaamheden en tariefdiffrentiatie dient te worden uitgewerkt in de motivatiebrief en zal tezamen met de motivatiebrief worden beoordeeld. De gemeentelijke afdeling Erfgoed werkt als kennis- en adviescentrum voor Delft en omstreken, met een unieke samenstelling van de erfgoed-disciplines: archieven, archeologie en monumenten. We beheren collecties, doen (gravend) onderzoek, adviseren (plan)initiatiefnemers en bedienen onderwijs, onderzoekers en belangstellenden. We zetten kennis en onze (digitale) collecties in als bron van inspiratie en identiteit, en werken samen met de stad aan duurzaam gebruik van cultureel erfgoed boven en onder de grond. De afdeling telt circa 40 medewerkers en 50 vrijwilligers. Met adviseurs voor (online) communicatie, educatie en beleid maken zij de verhalen van de stad zichtbaar en dragen bij aan kwaliteit van leefomgeving en behoud van erfgoed voor de toekomst.
6. Eisen ten aanzien van de aangeboden kandidaat

6.1.Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat of kandidaten is/zijn beschikbaar voor gemiddeld 16 tot 24 uur per week vanaf 01-12-2025
6.2.Ervaring met het vertalen van publieks- en/of dienstverleningsconcepten (zoals het Publieks- en dienstverleningsconcept Erfgoedlab) en werkprocessen naar concrete functionele en ruimtelijke eisen en werkafspraken.
6.3.Aantoonbare ervaring in meerdere jaren of ten minste een vergelijkbaar succesvol afgerond project met het opstellen en uitwerken van een ruimtelijk en functioneel Programma van Eisen (PvE) voor een gebruiker.
6.4.Ruime ervaring met het begeleiden van minimaal twee verander- en verhuistrajecten (bij organisaties van ten minste 20 medewerkers die deels op een andere manier zijn gaan werken), inclusief het betrekken van gebruikers en het voorbereiden van implementatie en overgang naar nieuwe werkwijzen in een dienstverlenende organisatie.
6.5.Heeft ervaring met het leiden van interactieve werksessies en co-creatieprocessen.
6.6.Ervaring met het werken op het snijvlak van vastgoed, frontoffice, facilitair, ICT, management en primaire werkprocessen.
6.7.In de motivatiebrief een praktisch voorstel voor borging van de continuiteit van opgedane kennis en voortgang gedurende de gehele looptijd.
7. Wensen ten aanzien van de kandidaat

7.1.Competenties: Uit de door u ingediende stukken (CV en motivatiebrief) en het gesprek blijken minimaal de onderstaande competenties, die voor deze functie als zeer belangrijk worden bevonden (het is ter beoordeling aan de gemeente Delft of hieraan wordt voldaan, inschrijver dient in de in te leveren documenten daarom duidelijk op onderstaande punten in te gaan):Omgevings- en organisatiesensitiviteit inzicht in context, dynamieken en belangen. Samenwerken en participeren stakeholders betrekken, co-creatie bevorderen en draagvlak creeren. Onderhandelen en conflicthantering omgaan met spanningen en tegenstrijdige belangen Door deze vraag met "ja" te beantwoorden, geeft inschrijver aan dat hij/zij beschikt over de genoemde competenties en deze terug laat komen in de ingediende stukken.
7.2.De matchgesprekken zijn gepland op 03-11-2025, tussen 10:00 en 17:00 uur. Bent u of is uw kandidaat op deze tijdstippen beschikbaar?
Onderstaande wensen hebben betrekking op: Aantoonbare ervaring met het werken voor een gemeentelijke of provinciale organisatie met wettelijke en klantgerichte taken in een complexe bestuurlijke en ambtelijke context. Ervaring in de gevraagde rol en functie in meerdere relevante projecten in organisaties op gebied van cultureel erfgoed, archeologie, archieven, bibliotheken of museale functies. Aantoonbare ervaring met samenwerking met vastgoed-, facilitaire-, frontoffice-, ICT-afdelingen en architecten, constructeurs etc.
7.3.Aantoonbare werkervaring met genoemde gemeentelijke of provinciale organisaties.
7.4.Aantoonbare werkervaring met meerdere relevante projecten bij genoemde type organisaties.
7.5.Aantoonbare werkervaring met genoemde samenwerkingspartners
8. Prijs

8.1.PrijsBij invulling van de prijs dient u de volgende algemene uitgangspunten te hanteren: Inschrijvingen die in de ogen van de Gemeente in verhouding tot de uit te voeren diensten of leveringen abnormaal laag lijken, kunnen door de Gemeente - na verificatie - terzijde worden gelegd; De op te geven prijzen dienen de volledige Opdracht te dekken als opgenomen in de Aanbestedingsstukken en als aangeboden in uw Inschrijving; Inschrijver dient netto prijzen aan te bieden exclusief btw; Het is niet toegestaan om naast de Inschrijving een korting te geven. Indien een Inschrijver toch een korting wil geven dan dient de korting verwerkt te worden in de afgegeven prijzen in zijn Inschrijving; Alle opgegeven prijzen zijn (minimaal marktconforme) all-inprijzen, dat wil zeggen: inclusief alle in de aanbestedingsstukken genoemde eisen, wensen en voorwaarden alsmede toezeggingen gedaan in de uitwerking van de Gunningscriteria. Niet in de prijzen opgenomen kosten zullen niet worden vergoed; Inschrijver neemt in de uitwerking te allen tijde de gestelde eisen uit het Programma van Eisen in acht.Inschrijver die de laagste netto prijs aanbiedt, ontvangt de hoogste score. Het is bij deze offerteaanvraag toegestaan om zowel een hogere als een lagere prijs in te dienen. Hiervoor ontvangt indiener geen extra punten.
De inkoper heeft het prijsbereik ingesteld tussen 130,00 en 150,00, maar het is toegestaan om een prijs buiten dit bereik in te dienen.