Extern adviseur

Context van de opdracht

Gemeente Arnhem beheert zeven multifunctionele centra (MFC's), verspreid over verschillende wijken. Deze MFC's vervullen een belangrijke maatschappelijke rol en worden intensief gebruikt voor onderwijs, welzijn, sport, cultuur en ontmoeting.
De huidige exploitatie- en beheervorm vraagt om herziening. De komende jaren werkt de gemeente aan een toekomstbestendige en financieel verantwoorde organisatie van deze MFC's. Om deze ontwikkeling te begeleiden, zoekt de afdeling Vastgoed een ervaren kwartiermaker die op projectbasis de organisatie-inrichting vormgeeft én (tijdelijk) aanstuurt.

Doel van de opdracht

De kwartiermaker is verantwoordelijk voor het ontwerpen, implementeren en tijdelijk aansturen van een passende organisatiestructuur voor het beheer van de MFC's, met als uitgangspunt:

• een efficiënte en professionele exploitatie;
• financiële beheersbaarheid;
• heldere taakverdeling;
• aansluiting bij het Integraal Accommodatiebeleid (IAB) van de gemeente Arnhem.

De focus ligt zowel op strategische inrichtingskeuzes (zoals beheervormen en eigenaarschap), als op operationele coördinatie van het dagelijks beheer tijdens de overgangsfase.

Kernactiviteiten en resultaatgebieden

De opdracht is resultaatgericht en bestaat uit de volgende onderdelen:

Analyse en ontwerp

• Uitvoeren van een nulmeting van de huidige situatie (organisatie, exploitatie, processen);
• Onderzoeken van verschillende beheervormen en opstellen van een onderbouwde businesscase;
• Ontwikkelen van een plan van aanpak inclusief planning, rolverdeling en benodigde besluitvorming.

Organisatie-inrichting en implementatie

• Opzetten van een efficiënte organisatiestructuur, met duidelijke rollen en werkafspraken;
• Begeleiden van werving en selectie van (tijdelijk) personeel voor dagbeheer en locatiemanagement;
• Herziening en inrichting van administratieve processen (zoals reservering, bezetting, facturatie);
• Aanbesteding en implementatie van een hospitality dienst voor avond- en weekendbeheer.

Coördinatie van dagelijkse exploitatie (tijdelijk)

• Aansturing van betrokken functionarissen (o.a. coördinator, locatiemanagers, beheerders);
• Afstemming met gebruikers, huurders, leveranciers en interne stakeholders;
• Borgen van continuïteit en service tijdens de transitieperiode.

Rapportage en overdracht

• Opleveren van een eindrapportage met aanbevelingen voor 2027;
• Adviseren over eigenaarschap, opdrachtgeverschap en financiering van het toekomstige beheer;
• Inregelen van een belkring voor calamiteiten (achterwacht).

Resultaatverplichtingen

De opdrachtnemer levert op:

• Een toekomstbestendige organisatiestructuur voor het beheer van de MFC's;
• Een financieel onderbouwd exploitatiemodel;
• Heldere taak- en rolverdeling binnen het MFC-team;
• Ingebruikname van efficiënte werkprocessen (reservering, facturatie, rapportage);
• Ingewijd en tijdelijk versterkt team voor dagelijks beheer;
• Succesvolle aanbesteding en implementatie van hospitalitydienst;
• Rapportage met concrete voorstellen voor besluitvorming over 2027.

• De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van HBO/WO werk- en denkniveau (bij voorkeur facilitair, bedrijfskundig of bestuurskundig).
• De kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring met organisatie-inrichting en complexe projectopdrachten.
• De kandidaat heeft in de afgelopen jaren aantoonbaar werkervaring opgedaan met exploitatievraagstukken van (semi-)publieke voorzieningen, bij voorkeur MFC's.
• De kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met Europese aanbestedingstrajecten (diensten).
• De kandidaat is aantoonbaar bekend met bestuurlijke besluitvorming binnen gemeenten.

Wensen

• De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van kennis van het sociaal domein, cultuur, onderwijs en vastgoedexploitatie.
• De kandidaat heeft aantoonbaar ervaring in gemeentelijke context en projectmatig werken binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.

Competenties

• Omgevingsbewustzijn (5 punten)
• Plannen en organiseren (5 punten)
• Samenwerken (5 punten)

Samenwerking en rapportagelijn

• Tweewekelijkse afstemming met het afdelingshoofd Vastgoed (opdrachtgever);
• Samenwerking met interne stakeholders (teams Leefomgeving, OR, gebruikers, bestuur);
• Betrokkenheid bij bestuurlijke besluitvorming en het creëren van draagvlak.

Briefselectie maandag 13 oktober
Interviews woensdag 15 oktober tussen 12.00 - 15.00 uur. Dag en tijd staat vast, graag hier alvast rekening mee houden.

Let op, ben je zzp-er en wil je op deze aanvraag reageren let dan goed erop dat deze aanvraag nagenoeg fulltime is voor een langere periode en dit geen problemen gaat geven met je inkomensverdeling uit 1 opdrachtgever.