Controller/procesbegeleider

Omschrijving

We zoeken een stevige gesprekspartner en verbindende procesbegeleider die ons helpt bij het maken van scherpe keuzes die leiden tot een herziene normering van de omvang van diensten en cvb staf.

Context

Sinds 2022 heeft Fontys te maken met demografische krimp. Dat betekent dat we meerjarig strak moeten sturen op de doelstelling om de formatie en het lastenniveau mee te laten bewegen met de krimpende studentaantallen. Daartoe zijn we onder meer gestart met het harmoniseren van onze ondersteunende processen. Dit gaat helpen om de verhouding student/docent en docent/ondersteuning gezond te houden. Via het programma TGO-Onderwijslogistiek werken we toe naar een geharmoniseerde onderwijslogistiek. En via het programma HARP creëren we de randvoorwaarden voor de harmonisatie van bedrijfsvoeringsprocessen waarbij we de verantwoordelijkheid voor de aansturing van medewerker die werkzaam zijn in de bedrijfsvoeringsprocessen vanaf 2026 verleggen naar de proceseigenaren (diensten).

In het project "herziening IVM" bereiden we de implementatie voor van een herzien Intern Verdeelmodel. Voor het uitvoeren van de wettelijke taken ontvangt Fontys een Rijksbijdrage van OCW en collegegelden van studenten. De Rijksbijdrage bestaat grotendeels uit een "lumpsum” bijdrage en een deel wordt verstrekt in de vorm specifieke en/of geoormerkte rijksbijdragen. Bijna 90% (€0,5 miljard) van de baten van Fontys wordt op basis van het interne verdeelmodel over de organisatieonderdelen verdeeld. Daarnaast bevat het IVM richtlijnen voor de interne toewijzing (allocatie) van middelen aan specifieke bestedingsdoelen. Externe, maar met name interne ontwikkelingen, zijn aanleiding voor deze herziening. Het huidige IVM is geïntroduceerd in 2010 en is toe aan herziening, omdat het niet meer goed past bij de manier waarop we Fontys willen besturen. Het ontwerp is reeds vastgesteld; de normering van een aantal componenten en de implementatie moet plaatsvinden in de eerste helft van 2026.

Fontys gebruikt een meerjarig financieel kader om te monitoren dat lasten en uitgaven voor personeel in samenhang met lasten voor huisvesting en inkomsten uit de 2e en 3e geldstroom – op termijn binnen betaalbare bandbreedtes blijven bewegen. Met behulp van bandbreedtes en signaleringswaarden (zoals de verhouding student/fte, en OP/OOP, BVO per student) monitoren we of de beweging op Fontysniveau snel genoeg wordt gemaakt. Deze bandbreedtes herijken we periodiek als de meerjarenprognose daar aanleiding voor geeft en vertalen we – waar mogelijk – naar afgeleide streefwaarden voor de instituten en/of buitenmaten voor strategische programma's en/of investeringen. In 2026 komen deze strategische ontwikkelingen bij elkaar: we bereiden ons voor op ingebruikname van het nieuwe IVM per medio 2026 (gericht op begrotingsjaar 2027). De diensten veranderen van gedaante, scope en opdracht door HARP en (onderlinge) verschuivingen in de verantwoordelijkheid voor de onderwijs logistieke processen. Er wordt op een andere manier gestuurd op leegstand en vierkante meter beheersing. Een deel van de instituten stuurt via ombuigings- of fusieplannen op de aanpassing van hun organisatie. Kortom: zowel diensten als instituten herijken hun organisatie inrichting en passen deze waar nodig aan.

Uitdaging en probleemstelling

De gemeenschappelijke uitdaging in bovenstaande ontwikkelingen is de vraag welke normering passend is voor de omvang (in € en formatief) voor de ondersteunende en besturingsprocessen en het daarvan afgeleide budgettaire kader voor de diensten en bestuursstaf vanaf 2027. Kernvraag is hoe we komen tot een dergelijke normering.

Deze vraag is op dit moment geen onderdeel van het programma HARP, dat zich focust op de personele transitie die leidt tot "ontvlechting" van ondersteunende medewerkers en werkzaamheden, gevolgd door het uitwerken van de gewenste (SOLL) situatie voor het harmoniseren van de bedrijfsvoeringsprocessen. Voor de overige ondersteunende processen (Onderwijslogistiek) is voor enkele processen in beeld welke medewerkers verplaatst worden naar een nieuwe proceseigenaar, maar overkoepelend is er nog geen concreet tijdpad en zicht op de gewenste organisatie en aansturing van onderwijslogistieke processen, en bijbehorende normering en standaardisatie. Het project Herziening Intern Verdeelmodel (IVM) levert wel de systematiek, maar niet de inhoudelijke uitspraak over omvang en kosten van ondersteunende processen in totaal en van diensten en cvb staf afzonderlijk.

Om de implementatie van de herziening van het Interne Verdeelmodel (IVM) per 1 januari 2027 zeker te stellen is het van belang om in voorjaar 2026 een eerste gefundeerde afweging te kunnen maken (op basis van voldoende objectieve informatie en een navolgbaar proces) over de genormeerde omvang (procentueel binnen het totale budgettaire kader van Fontys, en in € en fte) van de diensten en staf cvb vanaf 2027.

Opdracht

We zoeken een externe projectleider die het proces begeleidt om - samen met een interne werkgroep - een voorstel op te leveren voor normering voor de omvang en budgetten voor diensten en staf cvb voor 2027, met zoveel mogelijk houvast voor de jaren erna.

Resultaten

Daartoe lever je de volgende resultaten op:

1. Kom voor 1 februari 2026 tot uitgangspunten en uiterlijk 1 mei 2026 tot geconcretiseerde voorstellen voor een gedragen en gevalideerde normering van budgetten voor diensten en staf cvb voor het jaar 2027, die gebaseerd is op:

   • De gemaakte keuzes en uitgangspunten van het nieuwe intern verdeelmodel (vastgesteld ontwerp);

   • De in ontwikkeling zijnde soll processen uit het programma HARP;

   • Objectivering/validering aan de hand van interne en externe bronnen en benchmarks.

   Ga daarbij uit van de bestaande organisatiestructuur van de diensten (dus niet preluderend op mogelijk andere indelingen/samenvoegingen van diensten, shared service centra etcetera) en de daaruit voortvloeiende inrichtingsplannen die worden opgesteld voor de nieuwe opdracht en scope (taakvelden) van iedere dienst na HARP (en reeds bekende bewegingen rondom Onderwijslogistiek).

2. Definieer deze normering als uitkomst:

   • primair financieel (kosten per dienst in relatie tot totale baten),

   • en maak binnen de normering ook een verdeling tussen personele- en andere kosten.

   En kom aan de hand daarvan tevens tot indicatieve formatie-doelstellingen per dienst en presenteer dit in verhouding tot de OOP- en OP- formatie op Fontysniveau (streefwaarde 65% OP -35% OOP).

• Je hebt ervaring op senior-niveau met het begeleiden van vergelijkbare processen in een publieke organisatie, bij voorkeur in een onderwijscontext.
• Je brengt vakinhoudelijke expertise mee op het gebied van finance en control, en hebt een financiële, bedrijfseconomische of bedrijfskundige opleiding op masterniveau en/of een RC opleiding afgerond.
• Je bent een stevige en integere gesprekspartner met impact en die oog heeft voor verschillende, soms tegenstrijdige belangen. Je bent in staat om in partnerschap adviserend en oplossend te handelen.
• Je bent een resultaatgerichte procesbegeleider, en kunt ons tevens (inhoudelijk) ondersteunen met expertise, externe validatie en benchmarking.
• Je bent een verbinder met verandertalent, die ons helpt om in een goed samenspel met de leden van de werkgroep scherpe en - vanuit samenhang - navolgbare keuzes te maken, die helder uitlegbaar zijn voor gebruikers en de overige stakeholders. Bijvoorbeeld om inzichtelijk te maken welke besparingen als gevolg van HARP gerealiseerd worden. En om zichtbaar te maken dat de kosten voor primaire en ondersteunende processen een “passende” verhouding kennen.
• Je zorgt ervoor dat er een effectieve verbinding en een goed uitgelijnde planning ontstaat tussen het project "herziening IVM" en de uitkomsten van het proces “normering omvang diensten en cvb staf".

Onbekend.

Organisatie

Fontys is een van de grootste instellingen voor hoger onderwijs van Nederland, met circa 38.700 studenten en ruim 5.000 medewerkers. Er zijn 18 instituten die 70 bacheloropleidingen verzorgen in voltijd, deeltijd en duaal, in bijna alle sectoren van de maatschappij. Daarnaast bieden we 37 masteropleidingen, 17 associate degrees en diverse honours- en schakeltrajecten aan. Ook verzorgen we een gevarieerd aanbod van cursussen en trainingen voor werkende professionals, vooral in Zuid-Nederland. Behalve op onderwijs legt Fontys zich – met onder andere 44 lectoraten, waarvan twee in samenwerking met een andere hogeschool - toe op onderzoek, kennisinnovatie en contractactiviteiten.

Team

Wat is de context en aan wie rapporteer je?

• Je rapporteert aan een stuurgroep die bestaat uit portefeuillehouder cvb, concerncontroller, directeur CF&I en een onderwijsmanager, en die tevens stuurt op de implementatie van het herziene Interne Verdeelmodel in 2027.

• Je begeleidt een werkgroep die bestaat uit de directeuren van de diensten en de leidinggevenden van de stafafdelingen van het cvb (bestuurssecretaris, concerncontroller, portfoliomanager). De werkgroep wordt ondersteund wordt door enkele controllers.

• Je kunt aansluiten bij bestaande overlegstructuren, zoals het wekelijks overleg van de dienstdirecteuren (DDO) waarbij ook bestuurssecretaris, concerncontroller, portfoliomanager aansluiten als agendalid.

De gesprekken zullen plaatsvinden op 7 november. De gesprekken zullen digitaal plaatsvinden.

Aanpak in de tijd:

Om de opdracht te kunnen vervullen en de benodigde resultaten tijdig te kunnen leveren, denken we aan de volgende aanpak in de tijd (en de volgende participatie vanuit de werkgroep):

• Q4-25. Opstart met werkgroep en ondersteunende controllers: proces en benchmark aanpak vaststellen.

• Q4-25/Q1 2026: (dienstdirecteur, portefeuillehouder cvb). Elke dienstdirecteur maakt een eerste versie van de SOLL organisatie, formatie, besparingspotentieel en roadmap op basis van de beschikbare informatie en bespreekt dit met portefeuillehouder cvb. Idem geldt voor leidinggevenden van stafafdelingen cvb. Voorstellen worden - waar mogelijk - ondersteund met benchmarkinformatie.

• Q4-25 (portefeuillehouder) bepalen visie op bestuursstaf vanuit cvb en strategie

• Q4-25 (concern controller en directeur CFI) eerste analyse van ratio's en opdracht meerjarig op Fontysniveau n.a.v. vaststelling begroting 2026, ook in breder kader plaatsen

• Q1 en Q2-26 (portefeuillehouder met ondersteuning concern controller en directeur CFI); bij elkaar brengen input uit bovenstaande stappen en indien nodig in groeps- of individuele sessies verder valideren en vertalen naar uitgangspunten normering

Mijlpaal 1 februari 2026: oplevering t.b.v. Intern Verdeelmodel:
buitenmaat diensten en cvb/staf, gesplitst naar componenten IVM t.b.v. vastklikken normering componenten IVM en reality-check o.b.v. voorlopige SOLL-posities diensten en staf.

Mijlpaal 1 mei 2026: oplevering t.b.v. Intern Verdeelmodel:
definitief voorstel normering per dienst en cvb staf binnen eerder vastgestelde buitenmaat t.b.v. opname genormeerde bijdrage voor ondersteuning (budgetten en overgangsregeling) in kaderbrief 2027

• Q3-26 (portefeuillehouder, concern controller en directeur CFI); herijken resultaten (mede i.r.t. overgangsregeling voor 2027) aan de hand van laatste inzichten ter voorbereiding op begrotingsproces

Beoordeling

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen met de hoogste scorende inschrijvers wordt een gesprek ingepland. Het gesprek geeft de doorslag.

(niet) Gunnen

Fontys heeft het recht de Offerteaanvraag niet te gunnen en de Offerteaanvraag (tussentijds) in te trekken. Tevens wordt elke vorm van schadevergoeding uitgesloten.

Fontys behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Mogelijkheid tot verlenging

Ja, van in totaal 12 maanden.