Secretaris Adviesraad SD & Toegankelijkheidsraad

Let op! Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden. Dat betekent dat de inschrijver bij zijn/haar reactie in het ‘opmerkingen’ veld expliciet moet benoemen via welke partij hij/zij de opdracht gaat vervullen. Of dat de inschrijving al direct via deze partij gedaan wordt. 

Organisatie en afdeling
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!

Wie kiest voor werken bij het Sociaal Domein van de gemeente Zoetermeer kiest voor werken bij een ambitieuze afdeling. In het sociaal domein werken we aan drie samenhangende kernopgaven: herstellen van bestaanszekerheid, vergroten van kansengelijkheid en het makkelijker maken van gezond leven. We willen winst behalen met slimme investeringen, maatschappelijk én financieel. Dit doen we in lijn met de omgevingsvisie Zoetermeer 2040, waarin geschetst wordt hoe de stad er in de toekomst fysiek, sociaal en economisch uit gaat zien.

Team Wmo beleid, netwerk- en wijkregie
Het Sociaal Domein bestaat uit drie afdelingen (Beleid, Inkomen & Zekerheid en Zorg/JGH) met ieder een eigen afdelingshoofd.

De functie van Secretaris Adviesraad Sociaal domein (ASD) & Raad voor de fysieke toegankelijkheid (RFT) is gepositioneerd in het team Wmo beleid, netwerk- en wijkregie. Vanuit dit team werken ongeveer 30 collega’s aan de zorg- en welzijnstaken die de gemeente uitvoert op basis van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en de wet Publieke Gezondheid.  Het team ontwikkelt beleid, stuurt (maatschappelijke) processen, werkt aan netwerkvorming samen met de stad en in de wijken en is co-creator en opdrachtgever van welzijns- en zorginstellingen. Je werkt intensief samen met collega beleid- en netwerkregisseurs binnen het team en de afdeling Sociaal Domein breed.

Adviesraad Sociaal domein
De Adviesraad sociaal domein geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het college van burgemeester en wethouders op het gebied van de Wmo, de Jeugdwet en de Participatiewet. Het gaat hierbij om onderwerpen als: persoonsgebonden budget, werk en inkomen, schuldhulpverlening, jeugdhulp, maar kan ook over onderwerpen gaan die daar mee te maken hebben zoals huisvesting bij jongeren in de jeugdhulp. De Adviesraad bestaat uit Zoetermeerse inwoners die alle cliënten van de 3 wetten vertegenwoordigen. De ASD vergadert iedere tweede dinsdagavond van de maand.

Toegankelijkheidsraad
De Toegankelijkheidsraad Zoetermeer (TR) heeft als missie om Zoetermeer zo toegankelijk mogelijk te maken voor inwoners of bezoekers met een beperking. De Toegankelijkheidsraad Zoetermeer is een onafhankelijk adviesorgaan ingesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoetermeer in juli 2017 en geeft de gemeente gevraagd en ongevraagd advies over het beleid, en over (gemeentelijke) gebouwen en de openbare ruimte. In de raad zitten inwoners met ervaringskennis en technische deskundigheid.

Opdracht
Vanuit jouw rol als Secretaris Adviesraad Sociaal domein (ASD) & Raad voor de fysieke toegankelijkheid (RFT) ondersteun je beide adviesorganen. Je bereid vergaderingen voor en zorgt voor tijdige agendering van dossiers die voor advies in aanmerking komen. De secretaris zorgt er samen met de voorzitters voor dat de leden van de adviesraden zodanig worden gefaciliteerd, dat zij het college van B&W goed kunnen adviseren. De leden van de adviesraden bepalen de inhoud.

Voor de functie van secretaris staat 16 uur per week. De secretaris vervult daarin onder andere de volgende taken:

- Opstellen van de agenda’s voor de vergaderingen van de zowel de ASD als de TR;
- Notuleren van de vergaderingen van de ASD en TR;
- Organiseren van benodigdheden voor de vergaderingen van de ASD en TR (zoals de vergaderruimten en het uitnodigen van sprekers voor in de vergaderingen);
- Opstellen en bijhouden van een actielijst, bewaken dat de acties worden uitgevoerd;
- Afspraken plannen;
- Organiseren van bijeenkomsten;
- Beheren van mailbox/ documenten;
- Versturen van onder andere weekmail, vergaderstukken, adviezen en communicatie-uitingen;
- Bijhouden en beheren van de algemene mailbox van beide adviesraden;
- Contact onderhouden met de gemeente, o.a. over de voortgang van adviestrajecten;
- Procesmatige afstemming intern over lopende en toekomstige adviestrajecten;
- Ondersteuning bij het opstellen van adviezen;
- Ondersteuning bij projecten (zoals ledenwerving);
- Ondersteunen bij het opstellen van het communicatie-uitingen;
- Tolk Nederlandse gebarentaal regelen/ontvangen;
- Bijhouden van de website en social media;
- Ondersteunen bij het maken van de jaarplanning en het jaarverslag;
- Samen met de voorzitter de begroting van de ASD en TR bewaken;
- Aanleveren van presentielijsten voor uitbetaling van de vacatiegelden voor leden en voorzitter;
- Uitvoeren van faciliterende activiteiten in algemene zin;
- Deelname aan teamoverleggen.

Vereisten / knock-out criteria
1. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende instantie.)
2. De aangeboden kandidaat is beschikbaar tijdens vergaderingen van de ASD die iedere 2e dinsdag van de maand plaatsvinden vanaf 20.00 uur (behalve in juli en augustus) en de vergaderingen van de toegankelijkheidsraad op maandagmiddag 10x per jaar (maandelijks);
3. De kandidaat is bereid om indien nodig ook bijeenkomsten/vergaderingen van ASD buiten het vaste schema te ondersteunen, benoem dit in het cv;
4. Aantoonbare werkervaring in de rol van Secretaris bij een Publieke organisatie;
5. Een maximaal uurtarief van € 65,- exclusief btw / incl. reiskosten woon-werk en incl. fee Flextender;

Gunningscriteria
6. Aantoonbare werkervaring met notuleren van vergaderingen, opstellen en bijhouden van een actielijst, bewaken dat de acties worden uitgevoerd (25 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met organiseren van benodigdheden voor vergaderingen zoals de agenda, de faciliteiten zoals vergaderruimten en het uitnodigen van sprekers voor in de vergaderingen (15 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met procesmatig contact onderhouden met de gemeente, zoals over de voortgang van adviestrajecten, processen en actielijsten (20 punten);
9. Minimaal een afgeronde MBO 4 opleiding op het gebied van administratie of secretarieel (10 punten);
10. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen het sociaal domein (30 punten);
- Minimaal 1 tot 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen het sociaal domein (10 punten);
- Minimaal 2 tot 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen het sociaal domein (20 punten);
- Meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen het sociaal domein (30 punten);
- Minder dan 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen het sociaal domein (0 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
- Je bent in staat goed leesbare verslagen te schrijven;
- Je werkt accuraat, betrouwbaar en houdt van structuur;
- Collega’s omschrijven jou als een organisatorisch talent;
- Je bent goed in staat om wensen van anderen om te zetten in actie;
- Je beschikt over goede contactuele vaardigheden.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV's op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV's die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 08 (nieuwe structuur)

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 23 januari 2025 tussen 09:00 uur en 13:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 20 januari 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 9 januari 2025, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 13 januari 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 15 januari 2025, 09:00. Tot die tijd kunt u reageren.