Senior Programmasecretaris Schuldendomein

Opdracht

Als senior projectensecretaris ben je de spil in de projecten coördineer je het projectensecretariaat. Je gedijt goed in een dynamische, netwerkgerichte omgeving en speelt een essentiële rol in het realiseren van de ambities van het brede team WISI. Je zorgt ervoor dat alle lopende projecten goed worden gemonitord en dat de voortgang helder wordt gerapporteerd. Je zorgt voor een goede inrichting van het projectensecretariaat en stuurt het team van het projectensecretariaat aan. Je schrijft voortgangsrapportages, houdt actie- en besluitenlijsten bij en waarborgt dat zaken goed geregeld zijn. Je bent een verbinder met een sterk organisatorisch talent, die overzicht houdt en actief bijdraagt aan een soepele samenwerking binnen en buiten de projecten. Ook heb je ervaring in het opzetten en aansturen van teams.

Je brengt structuur aan in diversen projecten met speciale aandacht voor het projecten Wet Stroomlijning Keten voor Derdenbeslag: je pakt hiervoor de communicatie activiteiten op in samenwerking met de projectleider en signaleert tijdig knelpunten, zodat afspraken en resultaten uit het projectplannen daadwerkelijk worden gerealiseerd.

Daarnaast werk je nauw samen met de projectcoördinator en senior strategisch adviseurs binnen de projecten Schulden, Werk, Inkomen en Inburgering om ontwikkelingen in het bredere netwerk in de gaten te houden en hierop te anticiperen. Je weet hoe je complexe vraagstukken inzichtelijk maakt en hebt oog voor zowel centrale beleidskaders als decentrale uitvoeringspraktijken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Opzetten van het projectensecretariaat binnen team WISI en het schrijven van een handboek PMO en implementatie hiervan in de staande organisatie.

• Coördineren en aansturen team programmasecretariaat Schulden, Werk, Inburgering en Wskd.

• Coördinatie en ondersteuning van de communicatie activiteiten binnen het brede team WISI en het aanbrengen van een overzichtelijke werkstructuur.

• Voorbereiden en inplannen van bijeenkomsten, intern en met externe stakeholders.

• Monitoren en bewaken van de planning en voortgang van onderliggende projecten.

• Opstellen van diversen voortgangsrapportages en bijhouden van actie- en besluitenlijsten en werkplanningen.

• Voorbereiden van MT-rapportages en voorbereiden en opstellen van notities voor inbreng van stukken in het MT.

• Faciliteren van randvoorwaarden en structuur binnen het team.

• Afstemming en samenwerking met strategisch adviseurs.

• Verantwoordelijk voor communicatie aanpak in het project Wet Stroomlijning voor Keten Derdenbeslag.

• Verantwoordelijk voor personele aangelegenheden, waaronder het opvragen van offertes en de afstemming met inkoop en het projectenbureau voor contractering en het opstellen van profielen voor inhuur van tijdelijke krachten op specifieke opdrachten.

• Signaleren van knelpunten en waarborgen van de realisatie van het plan van aanpak.

• Actief schakelen binnen het bredere netwerk en inspelen op ontwikkelingen.

• Bijdragen aan een goede relatie met opdrachtgevers en stakeholders.

Resultaat van de opdracht

• Heldere structuur binnen projecten Werk, Schulden, Inkomen en Inburgering zorgt voor efficiëntere processen en betere besluitvorming o.a. op het gebied van programma management en communicatie;

• Oplevering en implementatie 'Handboek PMO' en borging in de organisatie;

• Programmasecretariaat functioneert goed met duidelijke rolverdeling en samenwerking;

• Communicatieaanpak voor project Wskd is opgesteld en uitgevoerd;

• Projectvoortgang is zorgvuldig gemonitord; rapportages tijdig en correct verwerkt in besluitvorming;

• Mappenstructuur is overzichtelijk en goed toegankelijk ingericht;

• Werkprocessen zijn geoptimaliseerd met aandacht voor wet- en regelgeving;

• Stevige basis gelegd voor toekomstige doorontwikkeling en borging.

• Tenminste een hbo werk- en denkniveau, op basis van een afgeronde opleiding en minimaal 5 jaar werkervaring op hbo-niveau;

• Minimaal 5 jaar werkervaring in de afgelopen 7 jaar in de rol van projectensecretaris in projecten rond informatievoorziening;

• Kandidaat heeft minimaal in 3 verschillende projecten gewerkt waarin minimaal 10 projectleden werkzaam waren;

• Minimaal 3 jaar werkervaring in het programmatisch werken in omgevingen waar de doelen onder druk staan of (op onderdelen) wijzigen als gevolg van externe ontwikkelingen of voortschrijdend inzicht; bijvoorbeeld wijzigingen in op te leveren producten, of (grote) wijzigingen als gevolg van planningsissues;

• Minimaal 3 jaar werkervaring binnen het gemeentelijk veld;

• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met frequent (2 keer per jaar) organiseren van evenementen met meer dan 75 personen vanuit verschillende organisaties.

Wensen

• Geef aan hoeveel jaren de aangeboden kandidaat werkzaam is als projectensecretaris, specifiek in de richting van WISI projecten (Weging: 30);

• Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring in een omgeving waarin politiek gevoelige onderwerpen centraal staan. (Weging: 20);

• Ervaring met het opzetten van een Programmasecretariaat in een gemeentelijk veld (Weging: 15);

• Kandidaat heeft ervaring met personele aangelegenheden waaronder het opstellen van inhuurprofielen (Weging: 15).

Competenties

Generieke competenties voor alle VNG Realisatie functies:

• Resultaatgerichtheid

• Klantgerichtheid

• Omgevingsbewustzijn

• Samenwerken

• Integriteit

• Zelfontwikkeling

Specifiek:

• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

• Plannen en organiseren

• Initiatief

• Accuraat

• Proactief

• Ketensensitief

Over VNG Realisatie

De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via 'samen organiseren' en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

1. Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;

2. Verbeteren van de dienstverlening;

3. Een efficiënte en wendbare organisatie;

4. Anticiperen op de toekomst.

Over het WISI- Domein

Binnen de VNG werkt het WISI-domein (Werk, Inkomen, Schulden en Inburgering) samen met gemeenten aan het versterken van de uitvoering van sociaal-maatschappelijke opgaven. Het schuldendomein richt zich specifiek op het verbeteren van de gemeentelijke schuldhulpverlening, het verminderen van problematische schulden en het bevorderen van financiële zelfredzaamheid van inwoners. In dit domein worden landelijke programma's, kennisdeling en uitvoeringsondersteuning georganiseerd, zodat gemeenten beter toegerust zijn om tijdige, effectieve en integrale ondersteuning te bieden.

Planning

Geplande datum eerste gesprek: maandag 12 januari 2026, van 14.00 tot 16.00 uur.
Eventueel tweede gesprek: Nader te bepalen.
De gesprekken zullen plaatsvinden via MS Teams.

Aan de hand van de ranking worden één of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties.

Gesprek

In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.

Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.

Als u binnen vier werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt.

Als uit het gesprek blijkt dat aan één of meer eisen niet wordt voldaan, behoudt VNG (Realisatie) zich het recht voor om de kandidaat alsnog uit te sluiten van de verdere procedure en de betrokken aanbieder uit de database van het desbetreffende perceel te verwijderen. Indien een kandidaat wordt uitgesloten staat het de opdrachtgever vrij de eerstvolgende kandidaat uit te nodigen.

Optie tot verlenging: Daarna is in overleg verlenging mogelijk. De uiteindelijke duur is afhankelijk van de specifieke opdracht en invulling daarvan, maar op basis van de condities in deze DAS uitvraag uiterlijk 36 maanden.

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 1

Documenten bij gunning
Iedere in te huren medewerker dient voorafgaand aan de start van de werkzaamheden de volgende documenten aan te leveren:

• Persoonsgegevens;

• Ondertekende geheimhoudingsverklaring;

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Zoals in artikel 14.1 van de Algemene Inkoopvoorwaarden van de VNG dient Opdrachtnemer verplicht zich adequaat te verzekeren tegen wettelijke aansprakelijkheid en beroepsaansprakelijkheid.

Overig algemeen: De opdrachtnemer dient zelf te beschikken over laptop en telefoon om de werkzaamheden uit te voeren.