Senior medewerker administratie

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Als senior medewerker administratie ben je de specialist op het financieel administratief werkveld. Je wordt ingezet op diverse administratieve werkzaamheden. Daarnaast neem je een gedeelte van de taken van de coördinator van de financiële administratie over, en ben je mede verantwoordelijk voor de continuïteit en het optimaal functioneren van de financiële administratie Je toont initiatief en zoekt verbinding binnen het financiële team en breder in de organisatie. Je stemt daarbij regelmatig af met de coördinator financiële administratie en werkt daarbij  nauw samen met de financial controllers.

Je opereert op tactisch niveau en je help mee om de financiële administratie op een goed niveau te houden. De huidige coördinator wordt de komende periode ingezet voor de implementatie van een nieuw financieel systeem (SAP S/4HANA) samen met een aantal medewerkers uit het team.  Ook kan inzet gevraagd worden in een van de projectgroepen voor de implementatie van het financiële systeem (SAP S 4/HANA). Daarnaast kan een bijdrage gevraagd worden om mee te helpen bij het opstellen van de balansposten en het completeren van jaarrekeningcontroledossier tbv de jaarrekening van de Provincie.

Tot en met eind 2023 wordt nog gewerkt met het huidige financieel systeem SAP ECC

Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Overnemen van een deel van de taken van de coördinator financiële administratie
• Het zorgdragen voor continuïteit in de dienstverlening;
• Het mede bewaken van de financiële doelstellingen van het cluster Financien;
• Optreden als sparringpartner voor de Teamleider van financiën;
• Ondersteunen van de coördinator financiële administratie bij de operationele aansturing van een deel van de medewerkers;
• Het begeleiden en ondersteunen van medewerkers bij hun werkzaamheden;
• Controle en verwerken van de door afdelingen aangeleverde financiële gegevens: (verplichtingen, memorialen, aanvragen verkoopfacturen, facturen, interne doorbelastingen etc.);
• Uitvoeren van de maandelijkse controles van het grootboek;
• Ondersteunen bij de maandafsluitingen en helpen bij het opstellen van de balansposten en de dossiers tbv de jaarrekening van de Provincie;
• Het spelen van een actieve rol in het jaarrekeningproces;

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Aantoonbare werkervaring met het verwerken van financiële transacties in het financieel ERP systeem SAP in de afgelopen 5 jaar;
3. Aantoonbare werkervaring als financieel administratief medewerker bij een overheidsorganisatie;
4. Aantoonbare werkervaring met financiële regelgeving voor decentrale overheden;

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van financiën (20 punten);
6. Minimaal 4 jaar werkervaring met het verwerken van financiële transacties in het financieel ERP systeem SAP in de afgelopen 10 jaar (15 punten);
7. Minimaal 2 jaar ervaring bij het opstellen van de balansposten en het completeren van het jaarrekeningcontroledossier t.b.v. de jaarrekening van de Provincie (15 punten);
8. Uurtarief maximaal €100,00 exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werk (10 punten);
9. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als de Senior medewerker in de afgelopen 8 jaar (40 punten)
a. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring bij een Provincie en/of gemeente (40 punten);
b. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring een andere organisatie (20 punten);
d. Minder dan 3 jaar aantoonbare werkervaring bij een provincie, gemeente of overheidsorganisatie (0 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competentie

• Flexibele, kritische en dienstverlenende houding, met oog voor details en een grote resultaatgerichtheid;
• Zelfstandig en binnen tijdsplanning werken;
• Stressbestendig;
• Je bent een duidelijke senior, die het vakgebied beheerst en zeer goed kan communiceren met de lijnorganisatie en functionele aanwijzingen kan geven;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je bent nauwkeurig en zorgvuldig in het werk;
• Kan goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en behoudt het overzicht.
• Kennis van overheidsfinanciën;
• Je hebt kennis van en analytisch inzicht in administratieverwerkingen in het financieel systeem SAP.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 9 december 2022 van 13.00 uur tot 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 8 december 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 24 november 2022, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 28 november 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 30 november 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Betreffende termijnbepaling uitzetten opdracht/Doorlooptijd opdracht
 Uitvragen worden in principe met een reactietermijn van 10 kalenderdagen uitgezet. Bij specialistische functies, oftewel non-generieke functies, die onder normale marktomstandigheden worden uitgezet, zal er dientengevolge gekozen worden voor een reactietermijn van 10 kalenderdagen. Bij generieke functies of een non-generieke functies die onder afwijkende marktomstandigheden worden uitgezet of waarvan de opdrachtwaarde onder de Europese aanbestedingsdrempel blijft, kan er gekozen worden voor een kortere reactietermijn.