Teamsecretaresse

In de functie van secretaresse ga je aan de slag met het inplannen van afspraken voor onze interne afdelingen en externe partners. Jij beheert de agenda van in dit geval twee expertiseteammanagers en ondersteunt deze pro-actief bij verscheidende taken. Denk bijvoorbeeld aan het maken van opdrachtbrieven en opdrachtbonnen.

Als secretaresse bij de Provincie heeft de professional een veelzijdige baan, waarbij je naast agendabeheer ondersteunt met het organiseren van evenementen en bijeenkomsten. Dit doet de professional met de nieuwste middelen (MS Teams, MS Forms, Copilot). Daarbij is de professional gestructureerd, gaat deze voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team. De actielijst is aan het einde van een evenement of bijeenkomst helemaal afgevinkt. Het enige wat de professional nog moet doen is notulen maken en hierin is de professional bijzonder goed. Naast de coördinatie van het PO ondersteunt de professional ook zelf met de manager een of meer portefeuillehouder overleg. De afspraken en de benodigde informatie documenteert de professional in ons systeem (iBabs).

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
• Je hanteert een uurtarief van maximaal € 65,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee administratieve partner;
• Minimaal een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 niveau officemanagement of vergelijkbaar.

Wensen

• Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het digitaal archiveringssysteem eDocs.
• Je bent digitaal vaardig en je communicatieve vaardigheden in woord en geschrift zijn prima.
• Ervaring met het werken in Microsoft 365 en Teams.
• Je houdt overzicht en denkt vooruit in het ondersteunen van de manager.
• Je bent geordend, kunt prioriteren en bent procesmatig als het om het werken binnen en met andere teams gaat.
• Een signalerende, proactieve houding waarbij je zelf graag de handen uit de mouwen steekt.
• Afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in de richting van Officemanagement of secretarieel administratief (20 punten);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op het gebied van managementondersteuning/secretarieel (30 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij de overheid in de afgelopen 5 jaar (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met werken in Teams en met Copilot (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring op het gebied van iBabs (10 punten).

Competenties

• Resultaatgericht en klantgericht
• Je ziet vernieuwing en brengt vooruitgang. Dit draag je actief uit.
• Zelfstartend, nauwkeurig en proactief.
• Gericht op samenwerken.
• Planmatig en doelgericht. Je bent eigenaar van het proces en houdt er regie op.

De provincie Flevoland staat als gesprekspartner naast gemeenten, waterschap en de rijksoverheid: een onmisbare schakel in een netwerksamenleving waarin complexe vraagstukken alleen in samenwerking met partners kunnen worden aangepakt. De organisatie zet de maatschappelijke opgaven centraal en maakt daarop de cultuur (dat wat in harten en hoofden van mensen leeft), de structuur en het management passend. Samenwerking aan de voorkant en integraliteit in de aanpak van de opgaven en programma’s is een vanzelfsprekendheid.

Je komt te werken bij het Expertise Team Management Secretariaat. Dit is een nieuw team dat voor de gehele organisatie werkt, dat uniform en waar dat kan gestandaardiseerd werkt, en waar vooruitgang de norm is. Er heerst een open en informele sfeer, gericht op het gezamenlijk klaren van de klus. De secretaresses ondersteunen en ontzorgen de managers van de expertiseteams bij hun werkzaamheden en bij werkzaamheden rondom het Jaarprogramma. Verder is het secretariaat een belangrijke spil bij andere werkzaamheden in de expertiseteams. Hierdoor zijn de managers in staat om hun teams zo goed mogelijk aan te sturen en te ontwikkelen.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). In principe worden de beste drie professionals uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. Je dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 7 of 10 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op een nader te bepalen moment. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

Optie tot verlenging: 2x 3 maanden

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Bring Your Own Device is van toepassing voor deze opdracht (bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop. Telefoon, software en toebehoren).

De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;

Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;

De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.

Detavast constructie: Door deel te nemen aan deze aanbestedingsprocedure stemt de deelnemer in dat provincie Flevoland het recht heeft om de aangeboden professional van de deelnemer na 1040 uur kosteloos over kan nemen van de deelnemer. De deelnemer en de administratieve partner verlenen de provincie Flevoland finale kwijting en hebben aldus niets meer van de provincie Flevoland te vorderen nadat de in de vorige zin bedoelde overname heeft plaatsgevonden.