Bestuursecretaresse GS

Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten heb je veelzijdig werk. Je helpt met het organiseren van in- en externe bijeenkomsten. Je regelt alles tot in de puntjes. De catering staat op tijd klaar, de ruimtes zijn gereserveerd en gasten zijn hartelijk ontvangen.

De afspraken en de benodigde informatie documenteer je in ons systeem (iBabs). Wanneer de bestuurder naar het buitenland reist, boek jij zijn reis en verblijf. En zorg je ook dat de bestuurder op afstand goed wordt ondersteund.

Je houdt agenda's nauwlettend in de gaten. Alle afspraken plan jij tijdig en zorgvuldig in. Komt er een last minute afspraak? Geen probleem, jij haakt de juiste partijen aan om ervoor te zorgen dat de afspraak doorgaat. Dit betekent ook dat jij de verbinding zoekt met externen en dat 'nee' geen antwoord is waar jij je bij neerlegt. Collega's en externen weten je te vinden; jij bent namelijk de vraagbaak voor de afdelingen.

Wanneer je opmerkt dat zaken niet efficiënt verlopen, benoem je deze en zet je de juiste lijnen uit zodat zaken weer efficiënt verlopen. Daarbij ben je gestructureerd, jij gaat voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team. Jij verzorgt de notulen bij sommige vergaderingen. Het is een plus wanneer jij goed bent in notuleren.

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking.
• Uurtarief maximaal € 65,- exclusief btw/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee administratieve partner.
• Minimaal een afgeronde opleiding op MBO niveau 4.

Wensen

• Een afgeronde opleiding op MBO- niveau 4 niveau bij voorkeur in de richting van secretarieel/office management (15 punten).
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar (20 punten).
• Maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag aanwezig op het provinciehuis in Lelystad (10 punten).
• Vijf dagen aanwezig op het provinciehuis (10 punten).
• Goede aantoonbare communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. Je kunt overleggen notuleren, vermeld dit duidelijk in het cv (15 punten).
• Aantoonbare werkervaring met het werken in Microsoft Office, bijvoorbeeld met ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals agenda- en mailbeheer (Outlook), verslaglegging en opstellen zakelijke brieven (15 punten).
• Aantoonbare werkervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het archiveringssysteem eDocs (15 punten).

Competenties

• Zelfstartend en proactief – Je neemt initiatief, wacht niet af en ziet kansen om verbeteringen aan te brengen.
• Samenwerkingsgericht – Je werkt effectief samen met collega's en externe partijen om gezamenlijke doelen te bereiken.
• Nauwkeurig en zorgvuldig – Je hebt oog voor detail en zorgt voor kwaliteit in je werk.
• Planmatig en doelgericht – Je werkt gestructureerd en resultaatgericht, met aandacht voor deadlines en prioriteiten.
• Leergierig en ontwikkelingsgericht – Je staat open voor nieuwe inzichten, investeert in je professionele groei en past nieuwe kennis toe in de praktijk.
• Politiek sensitief – Je begrijpt bestuurlijke verhoudingen en speelt effectief in op politieke en organisatorische dynamiek.
• Gastvrij en etiquettebewust – Je straalt professionaliteit uit, hecht waarde aan representativiteit en zorgt voor een gastvrije en respectvolle omgang met anderen.
• Overzicht houdend en vooruitdenkend – Je denkt strategisch mee met Gedeputeerde Staten, bewaakt de grote lijnen en anticipeert op toekomstige ontwikkelingen.
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.

Provincie Flevoland staat als gesprekspartner naast gemeenten, waterschap en de rijksoverheid: een onmisbare schakel in een netwerksamenleving waarin complexe vraagstukken alleen in samenwerking met partners kunnen worden aangepakt. De organisatie zet de maatschappelijke opgaven centraal en maakt daarop de cultuur (dat wat in harten en hoofden van mensen leeft), de structuur en het management passend. Samenwerking aan de voorkant en integraliteit in de aanpak van de opgaven en programma's is een vanzelfsprekendheid.

Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten kom je te werken in het expertiseteam Secretariaat Gedeputeerde Staten. In het team zitten 8 collega's. Iedereen in het team staat voor elkaar klaar en helpt elkaar. Er wordt hard gewerkt, maar er is altijd ruimte voor gezelligheid. Samen zorgen we ervoor dat het bestuur optimaal wordt ondersteund.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de professionals die door administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). In principe worden de beste drie professionals uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 7 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

De gesprekken bij de provincie worden gepland in overleg met de best passende professionals. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk dinsdag 14 april 2026 bericht.

Optie tot verlenging: Optie tot verlenging: 1x 6 maanden

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de professional geschikt is voor deze functie.

Fee administratieve partner
administratieve partner brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Overige informatie

• Bring Your Own Device is van toepassing voor deze opdracht (bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop. Telefoon, software en toebehoren).
• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring.
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding.
• Indien de professional personeel ter beschikking stelt, staat de professional in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.
• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen. De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen. Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.
• Indexatie: Het uurtarief voor de te verrichten diensten staat vast gedurende de eerste twee jaren van de opdracht. Bij een eventuele verlenging kan met ingang van het derde jaar van de opdracht het uurtarief jaarlijks worden gewijzigd volgens de hierna genoemde CBS indexering, doch alleen indien de prijswijziging hoger is dan 1,5%. De CBS indexering die geldt is: Cao-lonen, SBI; A-U alle economische activiteiten, Cao-lonen per uur inclusief bijzondere beloningen, Totaal cao-sectoren, index 2010=100, volgens de jaarmutatie van het meest recente definitieve maandcijfer ten opzichte van het maandcijfer in het voorafgaande jaar. Als rekenmethode geldt: ((indexcijfer meest recente definitieve maandcijfer* – indexcijfer oude maand in voorafgaand jaar)/ indexcijfer oude maand in voorafgaand jaar) x 100%. De voor indexering gekozen maand met het definitieve indexeringscijfer* dient tevens voor de volgende indexeringen gehanteerd te worden. De indexeringsperiode beslaat zodoende altijd een geheel jaar. *de cijfers van het laatste jaar (of nog iets langer) zijn voorlopig. Op de site van het CBS zijn de cijfers zonder “*” de definitieve cijfers.