Adviseur Facilitair Beheer

Taken, verantwoordelijkheden zwangerschapsverlof.

• Beheren en optimaliseren van facilitaire contracten (o.a. restauratief en warme drankenautomaten), inclusief actief leveranciersmanagement en sturing op operationeel en tactisch niveau om kwaliteit en continuïteit te waarborgen.
• Leiden en coördineren van alle facilitaire en operationele processen van de catering tijdens de verbouwing van de begane grond, inclusief de fases vóór en na de verbouwing. Dit omvat proactieve communicatie, operationele afbouw, borging van hygiëne en veiligheid, optimale inzet van personeel, organiseren van alternatieve dienstverlening, contractmanagement en afstemming met het projectteam.
• Bijdragen aan het projectteam voor het thema hospitality tijdens de verbouwing van de begane grond, inclusief de fases vóór en na de verbouwing, met focus op: gedrag van interne medewerkers, fysieke invulling van het hospitality concept en inzet van (externe) dienstverleners.
• Deelname aan of projectleiding van Europese aanbestedingen, waaronder binnengroen, fruit op het werk en de grootkeuken (met behulp van extern adviesbureau).
• Ontwikkelen van beleid voor interne evenementen, afgestemd op de nieuwe inrichting en mogelijkheden tijdens en na de verbouwing van de begane grond.

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
• Uurtarief maximaal € 100,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee administratieve partner.
• Een aantoonbare afgeronde hbo bachelor opleiding in de richting van Hotel – en/ of Leisure management of Facility management;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als facilitair adviseur binnen een overheidsorganisatie.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als facilitair adviseur binnen een overheidsorganisatie; (40 punten)

  • tot 3 jaar (0 punten);

  • 3 tot 5 jaar (20 punten);

  • 5 tot 7 jaar (30 punten);

  • 7 jaar of meer (40 punten).

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met budgetbeheer binnen facilitaire dienstverlenging van een overheidsorganisatie (15 punten);

• Aantoonbare werkervaring met facilitaire systemen en digitale registraties, zoals FMIS-systemen, reserveringssystemen, meldingssystemen of vergelijkbare applicaties voor facilitaire dienstverlening. (15 punten)

• Aantoonbare werkervaring op het gebied van gastvrijheidsconcepten, ontvangst van bezoekers, ondersteuning bij bijeenkomsten/evenementen en het coördineren van facilitaire dienstverlening. (20 punten)

• Aantoonbare werkervaring binnen de facilitaire dienstverlening van een Provincie (10 punten).

Competenties

• Gastgerichtheid
  Het actief inspelen op de behoeften van bezoekers, medewerkers en externe partners en bijdragen aan een gastvrije en toegankelijke omgeving.

• Samenwerken
  Effectief samenwerken met collega’s, leveranciers en interne stakeholders om facilitaire dienstverlening soepel te laten verlopen.

• Organisatievermogen
  Het plannen, organiseren en coördineren van facilitaire werkzaamheden, bijeenkomsten en ondersteuning van activiteiten binnen het gebouw.

• Communicatieve vaardigheden
  Helder en professioneel communiceren met verschillende doelgroepen, zowel mondeling als schriftelijk.

• Probleemoplossend vermogen
  Snel signaleren van knelpunten binnen de facilitaire dienstverlening en komen tot praktische en passende oplossingen.

• Flexibiliteit
  Kunnen inspelen op veranderende omstandigheden, zoals evenementen, piekmomenten of onverwachte facilitaire vragen.

• Resultaatgerichtheid
  Gericht werken aan het realiseren van kwalitatief goede facilitaire dienstverlening binnen gestelde afspraken en deadlines.

• Zelfstandigheid en verantwoordelijkheid
  Zelfstandig werkzaamheden uitvoeren, prioriteiten stellen en verantwoordelijkheid nemen voor de kwaliteit van de dienstverlening.

Organisatie

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). In principe worden de beste drie professionals uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op maandag 18 mei van 9.00 tot 12.00 uur. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk woensdag 13 mei bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 3 maanden worden verlengd.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;

• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;

• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.

• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.

• De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen.

• Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.

Cv-richtlijnen

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de professional geschikt is voor deze functie.

Overige informatie

Bring Your Own Device is van toepassing voor deze opdracht (bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop. Telefoon, software en toebehoren).