Externe projectleider MFA Valken ’68

Aanleiding en doel

De gemeente Katwijk realiseert een nieuwe multifunctionele accommodatie (MFA) aan de Duyfraklaan in Valkenburg. Deze vervangt de verouderde accommodatie van voetbalvereniging Valken ’68. De MFA biedt ruimte aan drie hoofdgebruikers:

• voetbalvereniging Valken ’68,

• een huisartsenpraktijk,

• en een fysiopraktijk.

Het project draagt bij aan toekomstbestendige sport- en zorgvoorzieningen voor de wijken ’t Duyfrak en het nieuwe Valkenhorst.

Scope van het project
De opgave omvat:

• Selectie en contractering van een ontwerpteam;

• Uitwerking van het ontwerp (VO, DO, TO);

• Aanbesteding van uitvoerende partijen;

• Sloop van het bestaande gebouw en realisatie van de nieuwbouw.

De totale looptijd van het project is ca. 3 jaar (aug 2025 – medio 2028). De projectfase waarvoor deze opdracht geldt, start in het derde kwartaal van 2025.

Opdracht omschrijving

De externe projectleider is verantwoordelijk voor het externe deel van het project. Dit betreft onder andere: Coordinatie van het ontwerptraject; Aansturing van externe adviseurs en het ontwerpteam; Voorbereiding van aanbestedingen; Input leveren voor besluitvorming door college en raad; Coordinatie van de selectieprocedure voor de huur van de huisartsenpraktijk.

Stakeholders
De opgave omvat:

• Selectie en contractering van een ontwerpteam;

• Uitwerking van het ontwerp (VO, DO, TO);

• Aanbesteding van uitvoerende partijen;

• Sloop van het bestaande gebouw en realisatie van de nieuwbouw.

De totale looptijd van het project is ca. 3 jaar (aug 2025 – medio 2028). De projectfase waarvoor deze opdracht geldt, start in het derde kwartaal van 2025.

Verantwoordelijkheden

Werkwijze
De opdrachtnemer werkt zelfstandig en levert per fase vooraf afgesproken producten op (zoals VO, aanbestedingsdocumenten, investeringsraming). Er wordt niet afgerekend op basis van uren, maar op basis van opgeleverde resultaten. De opdrachtnemer bepaalt zelf zijn werkwijze en inzet van middelen. Er is geen verplichting tot persoonlijke arbeid.

Fasen van de opdracht

• Voorbereidende fase (juli 2025 – januari 2027)
  De nadruk ligt op de planuitwerking en het verkrijgen van het raadsbesluit over het investeringskrediet. De externe projectleider is verantwoordelijk voor:

  • Coördinatie van randvoorwaardelijke trajecten zoals:

    • Selectie en contractering van een ontwerpteam (architect en adviseurs)

    • Selectieprocedure voor de huisartsenpraktijk

    • Uitwerking stedenbouwkundig kader

    • Intentieovereenkomst en garantstellingsplan voor bijdrage Valken '68

  • Aansturing ontwerpteam bij:

    • Voorlopig Ontwerp (juli – november 2025)

    • Definitief Ontwerp (januari – april 2026)

    • Technisch Ontwerp (mei – september 2026)

  • Herziening van kostenraming en businesscase

  • Voorbereiding en ondersteuning bestuurlijke besluitvorming (raadsbesluit in januari 2026)

  • Voorbereiding aanbesteding uitvoerende partijen (oktober 2026 – januari 2027)

• Uitvoerende fase (februari 2027 – medio 2028)
  Na gunning van de opdracht aan de uitvoerende partijen start de realisatiefase. De externe projectleider is verantwoordelijk voor:

  • Begeleiding van de uitvoeringsfase van de nieuwbouw (bouw en installaties)

  • Afstemming met externe aannemers en gemeente

  • Oplevering van het gebouw conform afspraken

  • Eindverantwoording en overdracht

• Rolverdeling externe en interne projectleider tijdens de realisatiefase
  In de realisatiefase werkt de externe projectleider samen met de interne projectleider van de gemeente Katwijk. De externe projectleider is verantwoordelijk voor de afstemming met de externe uitvoerende partijen (zoals aannemer en installateur), het bewaken van de voortgang van de uitvoering en het aanleveren van de afgesproken producten.

  De interne projectleider is verantwoordelijk voor de interne aansturing en besluitvorming binnen de organisatie, inclusief de afstemming met bestuur, interne beheerders, beleidsafdelingen en communicatie.

  De externe projectleider heeft geen rol in de interne besluitvorming, stuurt geen gemeentelijke medewerkers aan en is niet betrokken bij interne werkoverleggen. Daarmee blijft de opdracht duidelijk extern gericht en passend binnen de kaders van de Wet DBA.

• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe;

• 'Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad;

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider van nieuwbouw- of grootschalige renovatieprojecten in maatschappelijk vastgoed.

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider van nieuwbouw- of grootschalige renovatieprojecten in maatschappelijk vastgoed (zoals sportaccommodaties, multifunctionele accommodaties of eerstelijnszorgvoorzieningen). Omschrijf dit in het cv;
  Gewicht: 40 %

• Aantoonbare werkervaring (minimaal 3 aantoonbare en benoemde projecten) met het begeleiden van het gehele ontwerptraject (VO, DO, TO) inclusief de selectie en aansturing van ontwerpteams. Omschrijf per project welke rol je had;
  Gewicht: 40 %

• Minimaal 2 keer verantwoordelijk geweest voor de voorbereiding van een aanbestedingstraject voor de realisatie van maatschappelijk vastgoed. Benoem de aard van de aanbesteding en je rol hierin.
  Gewicht: 20 %

Competenties

• Omgevingsbewustzijn
  De projectleider moet effectief kunnen opereren in een omgeving met diverse belanghebbenden: gemeente, sportvereniging, zorgpraktijken, burgers, bestuur, aannemers. Het vraagt inzicht in bestuurlijke verhoudingen, belangen en gevoeligheden.

  Voorbeeldgedrag:
  Herkennen van politieke gevoeligheden, weten wanneer een onderwerp bestuurlijk moet worden getrokken, en anticiperen op de belangen van gebruikers zoals Valken '68 of de huisartsenpraktijk.

• Resultaatgerichtheid
  De opdracht wordt per fase gegund en draait om het opleveren van concrete (deel)producten zoals ontwerpen, ramingen, aanbestedingsdocumenten en besluitvormingsstukken.

  Voorbeeldgedrag:
  Plannen scherp bewaken, voortgang borgen ondanks complex stakeholderveld, en producten op tijd en volgens afspraak aanleveren.

• Samenwerken en regie voeren
  De externe projectleider moet met externe partijen werken (architecten, aannemers), maar ook goed schakelen met interne gemeentelijke collega’s (zoals de interne projectleider, juridische en financiële adviseurs). Tegelijk moet hij/zij de regie behouden over het externe proces.

  Voorbeeldgedrag:
  Bruggen bouwen tussen disciplines, respectvol regie nemen over externe partijen, soepel samenwerken met de interne projectleider zonder verantwoordelijkheid over te nemen.

• Plannen en organiseren
  De opdracht vereist het slim faseren van ontwerp, aanbesteding en uitvoering, inclusief afstemming van besluitvorming, financiële toetsmomenten en contractering. Er zijn harde deadlines richting raad en college.

  Voorbeeldgedrag:
  Realistische planningen maken, tijdig risico’s signaleren, afhankelijkheden overzien en bijsturen op basis van voortgang.

Looptijd opdracht
De beoogde looptijd is van juli 2025 t/m medio 2028, afhankelijk van voortgang en besluitvorming. Verlenging is uitsluitend mogelijk indien het project door onvoorziene omstandigheden uitloopt.

Let op
De opdracht omvat uitsluitend het externe deel van het project. De interne projectleider is verantwoordelijk voor afstemming binnen de organisatie en bestuurlijke besluitvorming. De opdrachtnemer ontvangt geen inhoudelijke aansturing op de uitvoering van zijn werkzaamheden.

Stap 1:
De cv’s worden beoordeeld op de Kwaliteit (eisen) die hierboven zijn benoemd in de (offerte)aanvraag. Dit zijn de minimumeisen/knock-outcriteria. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor stap 2. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld

Stap 2:
Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de top van kandidaten samengesteld. De tien (10) kandidaten die het beste scoren worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling.

Stap 3:
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria: - Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. - Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De opdrachtgever streeft ernaar drie (3) kandidaten uit te nodigen voor een selectiegesprek.

Stap 4:
In het interview wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het interview wordt gevoerd door twee of meerdere vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de gemeente Katwijk het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel.

Optie tot verlenging
Afhankelijk van voltooiing opdracht, maximaal 6 maanden

VOG
Voordat de overeenkomst wordt gesloten ontvangt de gemeente een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze wordt door de gemeente digitaal aangevraagd.

CV
Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands gesteld, minimaal 2 referenties en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 5 pagina's A4. Katwijk behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het cv en/of referentie voorkomen. In het cv dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.

Uren per week
Voorbereidende fase 16, uitvoerende fase 8

Looptijd opdracht
De beoogde looptijd is van juli 2025 t/m medio 2028, afhankelijk van voortgang en besluitvorming. Verlenging is uitsluitend mogelijk indien het project door onvoorziene omstandigheden uitloopt.

De kandidaat is inzetbaar vanaf augustus 2025, voor gemiddeld 16 uur per week. De opdracht heeft een verwachte looptijd tot juli 2028. Verlenging is alleen mogelijk indien het project door onvoorziene omstandigheden vertraging oploopt. De startdatum is indicatief en afhankelijk van tijdige afronding van de offerteprocedure. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.

Let op
De opdracht omvat uitsluitend het externe deel van het project. De interne projectleider is verantwoordelijk voor afstemming binnen de organisatie en bestuurlijke besluitvorming. De opdrachtnemer ontvangt geen inhoudelijke aansturing op de uitvoering van zijn werkzaamheden.

ZZP-disclaimer
Deze opdracht is geschikt voor uitvoering door een zelfstandig ondernemer (zzp’er), mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De opdrachtnemer is aantoonbaar ondernemer in het economisch verkeer, beschikt over een geldig KvK-nummer en voert opdrachten uit voor meerdere opdrachtgevers.

• De opdracht wordt uitgevoerd op basis van een resultaatverplichting: de opdrachtnemer levert zelfstandig overeengekomen producten of diensten op, binnen de afgesproken termijnen en kwaliteitscriteria.

• De opdrachtgever stuurt niet op de wijze van uitvoering, de opdrachtnemer bepaalt zelf zijn werkwijze, werkplek en inzet van middelen.

• Er is geen verplichting tot persoonlijke arbeid: de opdrachtnemer mag zich in principe laten vervangen, tenzij vanwege aard of vertrouwelijkheid van het werk anders is overeengekomen.

• De opdrachtnemer is niet ingebed in de organisatie van de gemeente Katwijk. De interne coördinatie van het project vindt plaats via een interne projectleider van de gemeente.

• De vergoeding is gekoppeld aan het opgeleverde resultaat en niet gebaseerd op declarabele uren of aanwezigheid.

• Tijdens de uitvoering wordt de zelfstandigheid van de opdrachtnemer ook in de praktijk geborgd. De gemeente behoudt zich het recht voor om de opdracht tussentijds te beëindigen indien blijkt dat sprake is van een gezagsverhouding of organisatorische inbedding.

Door inschrijving op deze opdracht bevestigt de inschrijver dat hij/zij als zelfstandig ondernemer werkt en zich conformeert aan bovenstaande voorwaarden.

Overige informatie
Om deelname aan het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) voor detacheringsdiensten mogelijk te maken en misbruik te voorkomen, stelt de gemeente Katwijk de volgende minimale eisen aan detacheringsbureaus:

• KvK-inschrijving met juiste SBI-code:
  Het detacheringsbureau moet ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel met een relevante SBI-code die detachering of arbeidsbemiddeling aanduidt (bijvoorbeeld SBI-codes 78201 – Uitzendbureaus, 78202 – Banenpools en detachering, of 7830 – Payrolling en personeelsbeheer). Een kopie van het uittreksel uit het Handelsregister (niet ouder dan 3 maanden) moet bij inschrijving worden bijgevoegd.

• WAADI-registratie:
  Het detacheringsbureau moet geregistreerd zijn conform de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI). Deze registratie moet blijken uit de Kamer van Koophandel-inschrijving. De aanbieder dient bij inschrijving aan te tonen dat het bedrijf bevoegd is om arbeidskrachten ter beschikking te stellen.

• SNA-certificering (NEN 4400-1/2):
  Het bureau moet beschikken over een geldige certificering van de Stichting Normering Arbeid (SNA) op basis van de norm NEN 4400-1 (voor Nederlandse bedrijven) of NEN 4400-2 (voor buitenlandse bedrijven). Dit certificaat waarborgt dat het bureau voldoet aan verplichtingen op het gebied van loonheffingen, omzetbelasting en het voorkomen van illegale arbeid.

• Indien een detacheringsbureau niet kan voldoen aan de gevraagde SNA-certificiring, staan wij in dit geval open voor een combinatie van:
  1. een recente WKA-verklaring (verklaring betalingsgedrag keten- en inlenersaansprakelijkheid) van de Belastingdienst, en
  2. het gebruik van een G-rekening voor de afdracht van loonheffingen.

• Met deze combinatie kan voldoende zekerheid worden geboden, mits:
  I. De WKA-verklaring niet ouder is dan drie maanden;
  II. Er sprake is van een loondienstverband tussen de medewerker en het aanbiedende bureau (dus geen onderliggende ZZP’er via een backoffice-constructie of payrollbedrijf);
  III. De G-rekening aantoonbaar wordt ingezet voor de betaling van loonheffingen.