Document Management Officer (DIV-medewerker)

Als document management officer ben jij dé spil in het beheren, controleren en toegankelijk maken van onze gegevens en informatie. Jij zorgt dat je collega's kunnen vertrouwen op juiste, actuele en vindbare informatie.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het uitvoeren van procedures, richtlijnen en wet- en regelgeving binnen de documentaire informatievoorziening.
• Het bewaken van uitvoeringsprocessen en -procedures.
• Het verzamelen, bewerken en verstrekken van informatie.
• Het beschikbaar en toegankelijk maken van informatie in onze systemen.
• Administratieve en documentbeheerwerkzaamheden.

Specifieke aandachtsgebieden binnen ons DIV-team

Binnen Zwartewaterland krijg je de kans om mee te bouwen aan een moderne en toekomstgerichte informatievoorziening. Je werkt (altijd in koppels) aan onder andere:

• Herstelprojecten, waarin we de basis op orde brengen.
• Digitaliseringsprojecten die onze dienstverlening verbeteren.
• De implementatie, het onderhoud en optimaal gebruik van het nieuwe DSP i-Navigator.
• De implementatie, het onderhoud en optimaal gebruik van de nieuwe zoekmachine My-Lex.
• Het verder ontwikkelen van ons informatiekwaliteitssysteem IBA framework.

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als Document Management Officer (DIV-medewerker) in de afgelopen 6 jaar bij een gemeente.
• Aantoonbare werkervaring met uitvoeren van procedures, richtlijnen en wet- en regelgeving binnen de documentaire informatievoorziening, dit is toegelicht met een concreet voorbeeld in de werkervaring.

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau (10 punten).
• Aantoonbare werkervaring met zoekmachine My-Lex, en hoe deze applicatie is toegepast (40 punten).
• Aantoonbare werkervaring met DSP i-navigator, en hoe deze applicatie is toegepast (40 punten).
• Aantoonbare werkervaring met informatiekwaliteitssysteem IBA framework (10 punten).

Competenties

• Je hebt oog voor detail
• Gestructureerd
• Teamspeler
• Verantwoordelijkheid
• Kwaliteitsbewust
• Behulpzaam

Organisatie

De gemeente Zwartewaterland bestaat uit 3 kernen en een mooi buitengebied. Genemuiden staat bekend om zijn grootschalige tapijtindustrie van internationale allure. Hanzestad Hasselt kent een rijke en eeuwenoude historie. Zwartsluis heeft veel watersport en scheepsbouw en fungeert als toegangspoort naar Nationaal Park Weerribben-Wieden. Zwartewaterland is dus een bedrijvige én een groene gemeente, prachtig gelegen aan het Zwartewater. Belangrijk daarbij is het behoud van evenwicht tussen economie en ecologie. Kenmerkend is verder het respect van de mensen naar elkaar en de betrokkenheid van de gemeenschappen bij onze samenleving.

Bij de gemeente Zwartewaterland werken we met ongeveer 200 mensen. Het is overzichtelijk, persoonlijk en collegiaal. Samen creëren we de beste ondersteuning voor onze inwoners, door breed te denken op een kleinschalige manier en altijd met een passende oplossing. Daarvoor maken wij ons hard. Onze kernwaarden zijn: menselijke maat, oog en oor voor iedere stem, sterke samenwerking, dienstbaarheid en kwaliteit.

Onze organisatie kent weinig hiërarchie en veel korte lijnen. Als medewerker van Zwartewaterland draag je grote verantwoordelijkheden. Je wordt uitgedaagd om buiten vakspecialistische kaders te denken. Daarbij hanteren we vanzelfsprekend moderne arbeidsvoorwaarden.

Vanuit ons kantoor in Hasselt, aan de rand van de binnenstad, ben je binnen 10 minuten op de A28. Prima bereikbaar vanaf bijvoorbeeld Zwolle, Meppel en Kampen.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma, di, wo, do, vr

Overig algemeen:

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 6. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

De administratieve partner brengt voor deze opdracht geen fee in rekening.

CV-eisen

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Overige informatie

• De Opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• De Opdrachtgever zal om een Uittreksel Handelsregister (KvK) vragen.
• De Opdrachtgever zal om een Integriteitsverklaring / geheimhoudingsverklaring vragen.
• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.
• Indien de professional personeel ter beschikking stelt, staat de professional in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Voor de professional geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. (eisen apparatuur) De laptop draait op Windows 10 of Windows 11 en heeft een USB-C aansluiting heeft die de Thunderbolt 4 standaard ondersteunt. De telefoon wordt door de fabrikant nog wordt ondersteund met updates en is voorzien van de laatste updates. Wordt niet op afstand beheerd door een andere organisatie (2 MDM beheer oplossingen op 1 toestel is niet mogelijk)