Ben jij een enthousiaste, gedreven en servicegerichte secretaresse? Breng jij rust, structuur en overzicht? En werk je graag samen met collega's om een wethouder goed te ondersteunen? En wil je werken op het snijvlak van bestuur en organisatie? Dan ben jij de bestuurssecretaresse die wij zoeken voor de gemeente Zuidplas!
Het bestuurssecretariaat vervult een cruciale rol in het ondersteunen van het college van burgemeester en wethouders. Het team van vijf bestuurssecretaresses biedt dagelijkse ondersteuning aan de burgemeester, vier wethouders en de gemeentesecretaris/ algemeen directeur. In deze functie ondersteun je een van de wethouders. Daarnaast pak je met de collega's van het bestuurssecretariaat gezamenlijk taken op rondom het college en zorg je voor continuïteit in allerlei zaken.
Je dagelijkse werkzaamheden bestaan onder meer uit:
- Het beheren van complexe agenda's en het plannen van bestuurlijke afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten.
- Het verwerken van inkomende correspondentie en het signaleren van prioriteiten.
- Zorgen dat vergaderstukken (digitaal) klaar staan voor bestuurlijke overleggen.
- Het ondersteunen bij administratieve en organisatorische werkzaamheden binnen het bestuurssecretariaat.
- Periodiek overleg met de bestuursadviseur en communicatieadviseur over de agenda van de wethouder en de prioriteiten binnen zijn portefeuille.
- Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor bestuurders en hun interne en externe relaties.
- Het bewaken van acties en deadlines.