Recordbeheerder

Opdracht

Wegens een onderbezetting zoekt team IB naar een tijdelijke invulling voor de positie van Recordbeheerder. De Recordbeheerder zorgt voor classificatie, waardering en vernietiging van zowel digitaal als analoog archiefmateriaal. Alles in overleg met de andere recordbeheerders, de recordmanagers en de archivaris. De professional gaat aan de slag met:

• Waarderen en classificeren van zaken in een digitaal systeem, tbv selecties maken voor vernietiging.
• Het opstellen van vernietigingslijsten, zodat deze ondertekend kunnen worden door de proceseigenaren.
• Kwaliteitscontroles (ontwikkeling en uitvoering ervan). Het betreft het nalopen van digitale collecties van dossiers op kwaliteit en volledigheid.
• Het opstellen van uitzonderingenlijsten van het zaaksysteem tbv vernietiging.
• De overdracht van het fysieke archiefblok 2000-2010 opstarten. Dossiers ordenen, opschonen en het starten van de inventarisbeschrijvingen.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij.)
• Aantoonbare werkervaring met digitale dossiervorming binnen een overheidsorganisatie (omschrijf duidelijk hoe deze ervaring is opgedaan);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als recordbeheerder met een zaaksysteem.

Wensen

• Aantoonbaar in het bezit van SOD-1 en SOD-2 diploma (30 punten);
• Aantoonbaar in het bezit van VVA-diploma (30 punten);
• Aantoonbaar ervaring met het controleren en bewerken van fysieke en digitale archiefcollecties (30 punten);
• Minstens 5 jaar ervaring met werken als recordbeheerder bij een gemeente (10 punten).

Competenties

• Goede Excelvaardigheden;
• Teamspeler, die op tijd overlegd, maar ook zelfstandig kan werken;
• Analytisch denkvermogen;
• Kennis van de selectielijst en het kunnen toepassen daarvan op archiefcollecties;
• Pragmatische denker.

Organisatie

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling

De afdeling I&A, waar team Informatiebeheer en Stadsarchief deel van uitmaakt, bestaat uit 120 collega’s die de gemeentelijke organisatie helpen om deze missie waar te maken. Team IB en Stadsarchief bestaat uit 20 collega’s die ondersteunen bij het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CV's op minimumeisen
Administratieve partner beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV's die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Administratieve partner beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door administratieve partner”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 23 januari 2026 tussen 08:30 uur en 11:45 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 9 januari 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Optie tot verlenging: Optie tot verlenging: 2x 6 maanden

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 1

Overig algemeen:

Overige informatie

• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.

CV-eisen

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Schaal

Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 09 (nieuwe structuur).

Werkdagen

De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag t/m donderdag.