Bestuurssecretaresse / Management Assistent

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale rol binnen onze gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich kunnen focussen op wat écht belangrijk is.

Als Bestuurssecretaresse zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en je laat je niet gek maken door de complexe puzzel die wij agendabeheer noemen. Je bent proactief en kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bent een pietje-precies, maar ook in staat om je voelsprieten op het juiste moment uit te steken. Dankzij deze kwaliteiten ben jij goed in staat om ons college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris écht te ontzorgen.

Je hebt een afwisselende functie en geen dag is hetzelfde. Dagelijks verricht je uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden voor het college, de gemeentesecretaris en domeinmanagers. Daarnaast ondersteun je regelmatig de medewerkers van Kabinetszaken.

Een greep uit jouw afwisselende takenpakket:

• Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/directeur;
• Met een grote mate van zelfstandigheid (mede) bepalen waar de prioriteiten liggen bij de behandeling van telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken en hierover adviseren;
• Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
• Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouder overleggen in nauwe samenwerking met de bestuurssecretaris, de bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris.
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• 'Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent bij een gemeente;
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / Management Assistent;
• Uiterlijk beschikbaar per 26 januari 2026 voor 28 uur per week;

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent binnen de overheid;
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs;
• Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris;
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / management assistent.

Competenties

• Je bent een prettige gesprekspartner;
• Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal;
• Je bent accuraat, integer en stressbestendig;
• Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen;
• Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden;
• Je hebt een flexibele werkinstelling.

Dit is de gemeente Wijk bij Duurstede: Groot genoeg om klein te blijven
Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer 24.000 inwoners en 150 medewerkers een relatief kleine gemeente, waar het fijn is om te wonen en te werken. We zijn klein en dat zien we als voordeel. Want werken voor onze gemeente wil zeggen dat je niet alleen je hoofd gebruikt, maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mét en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners, ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij zetten we een gezonde dosis pragmatiek in. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken én doen geblazen hier in Wijk. Daarbij vinden we het belangrijk dat we elkaar goed kennen en het leuk hebben met elkaar.
Bij de gemeente Wijk bij Duurstede verwelkomen wij graag mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat jouw talenten en kwaliteiten worden benut en dat je met vertrouwen en plezier je werk kan doen. Verhalen van collega’s over hoe het is om bij ons te werken vind je op www.werkenbijgemeentewijkbijduurstede.nl.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 12 januari 2026, tussen 13.00 en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. Een eventueel klikgesprek vindt plaats op donderdag 15 januari 2026 om 13.00 uur.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: Is hybride werken mogelijk: nee

Aantal professionals of FTE: 1

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).