Medewerker Archiefbeheer

Opdrachtomschrijving

Wij zijn op zoek naar een nauwkeurige en proactieve professional met aantoonbare ervaring in archiefbeheer. Je houdt je bezig met het bewerken en registreren van papieren overheidsarchieven. Je beschikt over gedegen kennis van archiveringsmethodieken en hebt een scherp oog voor detail. Resultaat: Een geordend en fusie-proof archief dat voldoet aan de eisen van de nieuwe organisatie en de wettelijke kaders.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Je registreert de te vernietigen fysieke dossiers volgens de Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen (VNG);

• Je ondersteunt het fusieproject tijdens de opruimweken door de papieren archieven op de afdelingen, die hiervoor in aanmerking komen, geordend onder te brengen in de archiefruimte;

• Je beantwoordt vragen van collega's en handelt inzageverzoeken af.

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met ordeningsprincipes en archiveringsmethodieken voor gemeentelijke archieven (benoem duidelijk in cv);
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het opstellen van vernietigingslijsten conform de Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen (VNG) (benoem duidelijk in cv);
• Beschikbaar voor minimaal 3 dagen per week (benoem duidelijk in cv).

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met ordeningsprincipes en archiveringsmethodieken voor gemeentelijke archieven;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het opstellen van vernietigingslijsten conform de Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen (VNG);
• Aantoonbare werkervaring met het coordineren en begeleiden van opruimacties voor papieren archieven op afdelingen.

Competenties

• Nauwkeurigheid en zorgvuldigheid: precies werken bij het registreren, ordenen en vernietigen van documenten;
• Plannen en organiseren: prioriteiten stellen bij grote hoeveelheden dossiers;
• Integriteit en vertrouwelijkheid: omgaan met gevoelige informatie;
• Analytisch vermogen: snel relevante informatie herkennen en classificeren;
• Gedisciplineerd en systematisch: werken volgens vaste procedures;
• Hulpvaardig en communicatief: collegas ondersteunen bij het terugvinden van documenten.

Organisatie

Planning

De gesprekken bij de gemeente Wijdemeren zullen in overleg met de kandidaten worden ingepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen spoedig na sluiting bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 24 oktober 2025, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CVs op minimumeisen
Worden beoordeeld op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CVs die aan de organisatie worden voorgelegd
Worden beoordeeld in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde gunningscriteria. De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CVs van de kandidaten die zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria: Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten; Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geinformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

CV-eisen

Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

De gemeente Wijdemeren hanteert hybride werken als formele werkvorm. Richtlijn hierbij is een verdeling van 50/50 betreffende thuiswerken en op kantoor werken. Digitaal vergaderen vindt plaats via MS Teams. Als afspraken naar mening van de opdrachtgever het best live/ op kantoor plaats vinden, wordt van inschrijver verwacht dat hij daartoe bereid is en haar/zijn agenda voldoende flexibel is.

Overige informatie

• De gemeente Wijdemeren vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• We vergoeden geen parkeerkosten en reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Wijdemeren komt werken. In de marktuitvraag van de externe partij wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten is.

• Het aangeboden uurtarief is van toepassing op de gehele loopduur van de opdracht (inclusief verlengingen).