Administratief medewerker

Deze opdracht betreft ondersteunende administratieve werkzaamheden, wordt uitgevoerd naar eigen inzichten en moet de volgende resultaten opleveren.

Planning & Control (P&C)

• Voorbereiden P&C-documenten: Documenten ter voorbereiding op P&C-producten (zoals de decemberwijziging en de jaarrekening) worden klaargezet in Lias. De bijbehorende taken worden toegewezen aan de betreffende medewerkers.
• Leveren inhoudelijke bijdrage jaarrekening: Er wordt een inhoudelijke bijdrage geleverd aan de jaarrekening, bestaande uit:
  • Analyse en rapportage van de indicatoren.
  • Opstellen van een overzicht betreffende de aanwending van de post Onvoorzien.
  • Opstellen van een overzicht van structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves.

Financiele Administratie

• Opstellen van begrotingswijzigingen: Concept-begrotingswijzigingen worden opgesteld en voorbereid voor verwerking.
• Verwerken van memoriaalboekingen: Alle noodzakelijke memoriaalboekingen worden aangemaakt en verwerkt in het financiele systeem.
• Verwerken van correctiefacturen: Correctiefacturen worden opgesteld en verwerkt om boekingen te rectificeren.
• Bijhouden register tijdelijke formatie: Er wordt een register bijgehouden van alle besluiten aangaande tijdelijke formatie, totdat het formele proces hiervoor is geimplementeerd.

Controle & Afstemming

• Controleren en inlezen begrotingswijzigingen: De aangeleverde begrotingswijzigingen worden gecontroleerd op volledigheid, juistheid en de correctheid van de omschrijving, alvorens deze worden ingelezen in het financiele systeem.
• Controleren boekingen inhuur externen: Er wordt geverifieerd of de boekingen voor de inhuur van extern personeel in overeenstemming zijn met de goedgekeurde begrotingswijziging.
• Afstemming financiele systemen: Er wordt een periodieke aansluiting gemaakt en gecontroleerd tussen Key2Finance en het kassasysteem van de afdeling Publiekszaken.
• Controle op onjuiste boekingen: Er wordt proactief gecontroleerd op onjuiste boekingen. Deze controle wordt mede uitgevoerd op basis van een historische analyse van correcties uit voorgaande jaren.

De duur van de opdracht is naar verwachting 6 maanden met optie op verlenging.