Contractmanager Mobiliteitshub XL

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!

Zorg jij voor de realisatie van een van de grootste Mobiliteitshub van Utrecht?

Als contractmanager wordt één van je grootste uitdagingen de realisatie van de Mobiliteitshub XL (MHXL), middels een UAV-gc contract, waarin zowel het ontwerp, de bouw en de onderhoudsfase is opgenomen (DBM-contract). De MHXL is een combinatie van een parkeergarage (2000 plekken) en een fietsenstalling (1700 plekken). Daarnaast komt er een sportschool en fietsreparatiepunt. Je start in de aanbestedingsfase, waarbij de aanmelding recent is gestart en de inschrijvingsfase de volgende stap is in het proces.

Dit is je werk
Je brengt kennis en expertise in op het gebied van contractmanagement. Je geeft richting bij de voorbereiding door opdrachtnemer, de realisatie en de oplevering/overdracht. Voor andere inkopen gebruik je indien nodig andere aanbestedingsvormen.
Deze omvangrijke voorziening bouw je nooit alleen. Je werkt veel samen met interne collega's en externe partners en belanghebbenden. Ook het adviseren aan de centrale inkoopafdeling (tenderboard) is onlosmakelijk verbonden met deze functie.

Hoe jij bijdraagt in je rol
In het Integraal Project Management (IPM) team vervul jij de rol van contractmanager. De contractmanager is binnen Utrecht verantwoordelijk voor de procesmatige beheersing van het vaststellen van de inkoopbehoefte, het afronden van de inschrijvingsleidraad, het inkoopplan, de contractvoorbereiding, aanbesteding en contractbeheersing (contractbewaking). In dit project ligt de focus op de afronding van de aanbesteding en het bewaken van het contract. Door het gebruik van (functioneel) specificeren is een koppeling te leggen tussen de eisen vanuit opdrachtgever en omgeving. Het project gebruikt Relatics, VISI en BIM. Zo kan contractmanagement de mogelijkheden van de markt optimaal benutten en tegelijkertijd de projectrisico's beter beheersen. De contractmanager is verantwoordelijk voor de beheersing van het gehele proces van contractvoorbereiding, aanbesteding en uitvoering richting de marktpartijen. De contractmanager is ook degene die de dagelijkse contacten onderhoudt en zo nodig de onderhandelingen voert met de marktpartijen. Het voortgangsoverleg, dat je samen met de projectmanager en de opdrachtnemer voert, zit jij voor. Samen met de projectmanager bereid je eventuele interne besluitvorming richting de ambtelijk opdrachtgever voor.

Opdrachtomschrijving:
De contractmanager zal in een integraal projectmanagement team (IPM-team) samenwerken. Dit IPM-team bestaat uit een integraal projectmanager, contractmanager, technisch manager, omgevingsmanager en manager projectbeheersing.

Werkzaamheden
Hierbij een greep uit jouw werkzaamheden als contractmanager:

• je bent het contract aanspreekpunt voor het projectteam en de opdrachtnemer
• je bewaakt de projectdoelstellingen vanuit het contract en controleert of de opdrachtnemer voldoet aan zijn contracteisen
• je vormt een afgewogen oordeel en zorgt actief voor de voortgang van het project
• Je stelt, met input van andere rolhouders, besluiten op, welke voorgelegd kunnen worden aan de opdrachtgever

• sturen op het naleven van de overeenkomst en gezamenlijk zoeken naar oplossingen
• onderhandelen en gezamenlijk met verschillende stakeholders tot het beste resultaat komen
• samenwerken, anderen verbinden en coachen, en je collega's meenemen in veranderingen
• het goed afstemmen van de contractaspecten met de andere projectmanagement teamleden, zoals de projectmanager, technisch manager, omgevingsmanager en manager projectbeheersing
• buiten de bestaande kaders denken en innovatieve, andersoortige contractvormen benutten. Hierbij vind je het leuk om je collega's en andere stakeholders te overtuigen en hen mee te nemen in jouw visie

• De contractmanager geeft leiding aan het inkoop – contract (beheers)team
• Draagt zorg voor de contractbeheersing en voor de aanbesteding- en contractdocumenten (UAV-GC)
• Voert regie bij het opstellen/bijstellen van alle contractdocumenten (selectie en gunningsleidraad, aanbestedingsleidraad, Vraagspecificaties, basisovereenkomst, annexen enz.)
• Is, namens de opdrachtgever, eerste aanspreekpunt voor de opdrachtnemer
• Coördineert de (niet-openbare Europese) aanbesteding
• Aansturing van de opdrachtnemer op basis van systeemgerichte contractbeheersing
• Rond een contractbeheersplan af en zorgt dat op basis van een risicoanalyse (proces, systeem of product) toetsen worden bepaald en worden uitgevoerd
• Aansturen op (risico gestuurde) audits ter toetsing van kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) van de opdrachtnemer
• Besluit over goedkeuring (acceptatie of niet acceptatie) van aangeboden documenten door de opdrachtnemer (in VISI)
• Beslist over opschortingen
• Voert zijn taken uit binnen de gemeente Utrecht volgens de standaarden, voorwaarden en contracten
• Laat zich ten aanzien van alle inkoopaspecten inhoudelijk adviseren door de inkoopadviseur
• Laat zich ten aanzien van de Juridische aspecten inhoudelijk adviseren door de bouw- en aanbestedingsjurist
• Verzorgt de evaluatie en de toetsing van het contract aan de opdracht en overige gemaakte afspraken

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als het gebouw (MHXL) is opgeleverd aan de beheerorganisatie Vastgoed Organisatie Utrecht (VGU).

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO of universiteit-opleiding in een relevante richting.
• Je hebt minimaal 10 jaar ervaring met inkoop- en/of contractmanagement bij een grote (4G) gemeente of het Rijk in infrastructurele of Utiliteit bouwprojecten.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met grote UAV-GC projecten met een business case van > € 20 miljoen.
• Je hebt ervaring met Relatics of soortgelijks.
• Je hebt ervaring met VISI of soortgelijks.
• Je hebt ervaring met Systems Engineering (SE).
• Je hebt ervaring in een team gebaseerd op het integraal projectmanagement (IPM) model.
• Voor het project MXL wordt een UAV-gc contract opgesteld en gewerkt volgens Systeem gerichte ContractBeheersing (SCB).

Wensen

• Je hebt bij voorkeur ervaring met de realisatie van parkeergarages en utiliteitsbouw.

Competenties

Je bent alert op nieuwe ontwikkelingen en technieken en je benut actief jouw netwerk om kennis te delen en te verbreden. Zo draag je proactief bij aan onze kennisontwikkeling. In jouw communicatie naar anderen leg je zaken duidelijk uit, kun je anderen overtuigen én kun jij zowel feedback geven als ontvangen. Daarnaast zorg je door jouw verbindende, motiverende en coachende stijl dat jouw team het beste uit zichzelf haalt. Ook ben je nieuwsgierig en werk je graag samen. Je initieert veranderingen en verbeteringen.

De contractmanager zal in een integraal projectmanagement team (IPM-team) samenwerken. Dit IPM-team bestaat uit een integraal projectmanager, contractmanager, technisch manager, omgevingsmanager en manager projectbeheersing.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn.

Gesprekken zijn gepland in de week van 10-11. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Voor deze opdracht geldt er een verscherpte integriteitsscreening welke door een externe partner wordt uitgevoerd. De uitkomst van het onderzoek is bepalend voor de definitieve opdrachtverstrekking.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.