Bestuurs- en directiesecretaresse

Opdracht omschrijving

Als secretaresse kun je uitstekend organiseren en stel je alles in het werk om alle activiteiten van de directeuren en management (en bestuurders) professioneel te laten verlopen. Het is niet zomaar een functie: deze plek biedt je de gelegenheid om te groeien, te ontdekken en je verder te ontwikkelen als secretaresse in een bestuurlijke omgeving.

Als secretaresse van een van de directeuren werk je middenin een dynamische en politieke omgeving en sta je in goede verbinding met veel collegas in de organisatie. Hierin kun je gemakkelijk het overzicht bewaren, prioriteiten stellen en handel je zorgvuldig, adequaat en snel. Je krijgt de ruimte om bij te dragen en te groeien in een veelzijdige omgeving.

Verantwoordelijkheden

• Beheer van de agendas van de directeuren, inclusief de voorbereiding van vergaderingen en de notulering daarvan, om ervoor te zorgen dat belangrijke inzichten en actiepunten worden vastgelegd.
• Beheren van telefoon- en e-mailverkeer en contact onderhouden met collegas, managers en teamsecretaresses.
• Afhandelen van alle vormen van correspondentie (digitaal en fysiek).
• In samenwerking met je collegas uit het secretariaat bijdragen aan een soepel lopende organisatie en inspringen waar nodig.
• Organiseren en bewaken van de B&W agenda: verwerken in IBABS, beheren van de mailbox, terugkoppeling verwerken, aanjagen van collegas en signaleren wanneer stukken aangeleverd moeten worden en publicatie intranet + website.
• Afhandelen van Collegezaken: uitzetten van schriftelijke vragen (actuele vragen/moties), bijhouden van de lange termijn agenda (LTA): signalerings- en aanjaagfunctie en bijhouden van toezeggingen.

Competenties

• Uitstekend organiseren
• Overzicht bewaren
• Prioriteiten stellen
• Zorgvuldig, adequaat en snel handelen

Als secretaresse van een van de directeuren werk je middenin een dynamische en politieke omgeving en sta je in goede verbinding met veel collegas in de organisatie.