Projectsecretaris Projectmanagementbureau- cluster SO

Jij bent van het overzicht, structuur en beheersbaarheid. Als projectsecretaris heb jij een helikopterview en ben jij dé rechterhand van de projectmanager. Jij bent in staat continu het overzicht te bewaren, proactief te handelen en de voortgang te bewaken en rapporteren. Met jouw passie voor en ervaring met projectbeheersing draag jij bij aan het succes van projecten voor de gemeente Rotterdam.

De functie van projectsecretaris valt onder het cluster Stadsontwikkeling bij het Projectmanagementbureau (PMB). De focus van de projectsecretaris ligt op de besturing van projecten op basis van de beheersaspecten: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit (GROTICK). De primaire taak van de projectmanager is het managen van het project en het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De projectsecretaris ondersteunt dit proces door de organisatie van de backoffice te verzorgen. Dat betekent dat je zorgt voor projectdocumentatie zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendapunten en andere beslisdocumenten.

De projectsecretaris binnen PMB werkt aan gebiedsontwikkelingsopgaven die zich kenmerken door grootstedelijke complexiteit: meerdere belangen, hoge ruimtedruk, intensieve samenwerking met interne en externe partners en politieke gevoeligheid.
In jouw rol ben je verantwoordelijk voor structuur, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.

De hoofdtaken van de projectsecretaris:

• Produceert de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;
• Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming;
• Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces;
• Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen;
• Is verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten;
• Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;
• Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover;
• Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project;
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus;
• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding;
• Je hebt minimaal 1,5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris in de afgelopen 5 jaar. Deze ervaring is opgedaan binnen gebiedsontwikkeling of andere projecten in het fysieke domein;
• Je hebt minimaal 1,5 jaar aantoonbare ervaring met financiële projectadministratie, waaronder: opstellen en bewaken van projectbudgetten; opstellen van voortgangs- en financiële rapportages; uitvoeren van financiële analyses;
• Je hebt antoonbare werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je hebt ervaring met het voorbereiden, plannen en verslagleggen van overleggen, waaronder het beheren van actie- en besluitenlijsten en het bewaken van voortgang.

Wensen

• Je hebt ervaring met complexe gebiedsontwikkelingsopgaven in een grootstedelijke context, met meerdere stakeholders, bestuurlijke gevoeligheid en hoge ruimtedruk. Aantoonbaar via minimaal één concreet referentieproject.
• Je hebt kennis van en werkervaring met het werkveld van Stadsontwikkeling (bijv. Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Mobiliteit of Duurzaamheid). Aantoonbaar via minimaal één concreet referentieproject.
• Je hebt werkervaring met projecten in meerdere fasen (initiatief, planvorming, realisatie). Aantoonbaar via minimaal één concreet referentieproject.
• Je hebt ervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.

Competenties

• Als projectsecretaris bij PMB ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht.
• Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed.
• Bovendien ben je flexibel en stressbestendig.
• Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken.
• Je bent in staat de gezamenlijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente.
• Je weet goed samen te werken met je collega's en je bent klantgericht.
• Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties.
• Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing.
• Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven.
• Je bent in staat de structuur, transparantie, het overzicht en de planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen.
• Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken.
• Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies.
• Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.

De afdeling
PMB is het projectmanagementbureau van het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Wij managen projecten, processen en programma's in het fysieke domein in opdracht van de afdelingen binnen Stadsontwikkeling, te weten Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Duurzaamheid en Mobiliteit. Onze opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief tot en met uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige, lokale opgaven tot stadsbrede transitieprojecten. Alle opdrachten waar wij aan werken hebben een integraal en complex karakter, met bestuurlijke aandacht en staan vaak onder tijdsdruk.

Bij PMB staan persoonlijke ontwikkeling, kennisuitwisseling, werkplezier en teamwork hoog in het vaandel.

Onze organisatie
Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden, vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.

De verificatiegesprekken vinden plaats op donderdag 26 maart.

De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 8 kandidaten.
Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 60 minuten.

Tijdens het gesprek wordt beoordeeld in welke mate de professional aan het doel van de aanbestedende dienst beantwoordt.

Optie tot verlenging: 2 x 12 maanden

Hybride: In het kader van Anders werken wordt er 50% op kantoor en 50% thuis gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Thuiswerkdagen zijn hierin in overleg.

Overig algemeen:

Weging
Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijving de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De weging van de subgunningscriteria is:
• 20% prijs
• 80% kwaliteit

Inschrijvingen
Je kan 2 kandidaten aanbieden. Elke inschrijving is bedoeld voor één kandidaat. Je dient per kandidaat een aparte offerte in te dienen.