Projectsecretaris Projectmanagementbureau - cluster SO

Jij zorgt voor overzicht, structuur en voortgang in complexe projecten en bent de rechterhand van de projectmanager. Je opereert proactief, schakelt gemakkelijk met stakeholders en levert een inhoudelijke bijdrage aan projectresultaten en procesverbetering.

De functie van projectsecretaris valt onder het cluster Stadsontwikkeling bij het Projectmanagementbureau (PMB). De focus van de projectsecretaris ligt op de besturing van projecten op basis van de beheersaspecten: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit (GROTICK). De primaire taak van de projectmanager is het managen van het project en het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De projectsecretaris ondersteunt dit proces door de organisatie van de backoffice te verzorgen. Dat betekent dat je zorgt voor projectdocumentatie zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendapunten en andere beslisdocumenten.

De projectsecretaris binnen PMB werkt aan gebiedsontwikkelingsopgaven die zich kenmerken door grootstedelijke complexiteit: meerdere belangen, hoge ruimtedruk, intensieve samenwerking met interne en externe partners en politieke gevoeligheid.
In jouw rol ben je verantwoordelijk voor structuur, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.

De hoofdtaken van de projectsecretaris:

• Produceert en coördineert relevante projectdocumenten en -processen, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;
• Coördineert overleggen en bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingstrajecten, inclusief voorbereiding, agendering en opvolging van besluiten;
• Bewaakt acties, planningen en bestuurlijke deadlines en stuurt actief op voortgang en opvolging binnen het project;
• Stelt notities, voortgangsrapportages en besluitdocumenten op en toetst deze op consistentie ten aanzien van eerdere besluitvorming;
• Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen en bewaakt samenhang binnen het project;
• Is verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van overleggen en bijeenkomsten, inclusief het beheer van actie- en besluitenlijsten;
• Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project met betrekking tot bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;
• Bewaakt de voortgang van het project op de GROTICK-aspecten en adviseert de projectmanager over voortgang, risico's en prioriteiten;
• Signaleert knelpunten en kansen in processen en draagt actief bij aan procesverbeteringen;
• Werkt intensief samen met interne en externe stakeholders en zorgt voor effectieve afstemming en informatie-uitwisseling;
• Vergaart actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project en vertaalt dit naar bruikbare inzichten;
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd betrokkenen binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus;
• Neemt actief deel aan overleggen en stemt regelmatig af met de projectmanager over voortgang en prioriteiten.

• Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal 1,5 jaar werkervaring in een ondersteunende rol binnen projecten (zoals projectsecretaris, projectondersteuner of projectmedewerker) binnen een gemeentelijke organisatie, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt werkervaring met het organiseren en coördineren van overleggen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming;
• Je hebt werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving bij een overheidsorganisatie;
• Je hebt werkervaring met het opstellen van notities en/of bestuurlijke stukken en het samenwerken met interne en externe stakeholders.

Wensen

• Je hebt werkervaring met projecten binnen gebiedsontwikkeling en/of het fysieke domein, in een complexe bestuurlijke context met meerdere stakeholders en ruimtelijke opgaven, onderbouwd met minimaal twee concrete referentieprojecten.
• Je hebt werkervaring binnen een gemeente met minimaal 250.000 inwoners, inclusief samenwerking in een politiek-bestuurlijke omgeving, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Je beschikt over relevante certificeringen en trainingen, zoals PRINCE2, Lean Six Sigma en/of strategisch omgevingsmanagement.
• Je hebt werkervaring met procesverbetering en het optimaliseren van werkprocessen binnen projecten, inclusief het implementeren van verbeteringen in de praktijk.
• Je hebt werkervaring met procesoptimalisatie, digitalisering en stakeholdermanagement binnen complexe projecten.

Competenties

Als projectsecretaris bij PMB ben je in de eerste plaats integer, resultaatgericht en proactief. Je weet je goed te bewegen in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving. Je bent flexibel, stressbestendig en hebt een ondernemende houding. Door je ervaring met projectmatig werken, ben je in staat om een actieve rol te pakken in zowel de organisatie als de inhoud van projecten. Je neemt initiatief en verantwoordelijkheid en ondersteunt niet alleen, maar draagt ook bij aan het gericht sturen op projectresultaten. Je bent sterk in samenwerken en beweegt gemakkelijk tussen verschillende belangen en stakeholders. Daarbij weet je om te gaan met tegengestelde belangen en onverwachte situaties. Je bent communicatief vaardig, kunt goed luisteren en komt, gevraagd en ongevraagd, met passende oplossingen en adviezen. Je bent in staat om structuur, overzicht en voortgang binnen projecten te organiseren en te bewaken, en zorgt voor heldere afstemming tussen betrokken partijen. Hierbij stel je prioriteiten en werk je planmatig en secuur. Daarnaast wordt van je verwacht dat je inhoudelijk betrokken bent bij het project, bijvoorbeeld door het voorbereiden van besluitvorming, het opstellen van notities en het signaleren van risico's en knelpunten. Je hebt er affiniteit mee om werkzaamheden steeds slimmer en efficiënter in te richten.

De afdeling

PMB is het projectmanagementbureau van het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Wij managen projecten, processen en programma's in het fysieke domein in opdracht van de afdelingen binnen Stadsontwikkeling, te weten Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Duurzaamheid en Mobiliteit. Onze opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief tot en met uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige, lokale opgaven tot stadsbrede transitieprojecten. Alle opdrachten waar wij aan werken hebben een integraal en complex karakter, met bestuurlijke aandacht en staan vaak onder tijdsdruk.

Bij PMB staan persoonlijke ontwikkeling, kennisuitwisseling, werkplezier en teamwork hoog in het vaandel. Wil je meer weten over het PMB? Kijk dan ook eens op.

Onze organisatie

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

De verificatiegesprekken vinden plaats in week 27.

Beoordeling vindt plaats op basis van de zelfstandigheid, complexiteit en relevantie van de opgedane ervaring in relatie tot de opdracht. De professionals die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 professionals.

Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 60 minuten.

Tijdens het verificatiegesprek wordt geverifieerd of de professional voldoet aan de gestelde competenties, eisen en wensen.

Optie tot verlenging: 2 x 12 maanden

Hybride: Er wordt 50% op kantoor en 50% thuis gewerkt. Thuiswerkdagen zijn hierin in overleg.

Overig algemeen:

Weging
Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijving de economisch meest voordelige is. De weging van de subgunningscriteria is:

• 20% prijs
• 80% kwaliteit

Inschrijvingen
Er kan 1 professional worden aangeboden.