Projectmedewerker Stadsbrug en OV- cluster SO

Als projectmedewerker ben je een onmisbare schakel binnen het projectteam. Met jouw organisatietalent en proactieve houding zorg je dat projecten soepel verlopen en draag je bij aan projecten die de stad zichtbaar vooruitbrengen.

De projectcontext
De projectorganisatie Stadsbrug en OV werkt aan de uitwerking van een nieuwe stadsbrug in Rotterdam, een hoogwaardige tramverbinding tussen Kralingse Zoom en Zuidplein en de ontwikkeling van treinstation Rotterdam Stadionpark. Het project maakt de bouw van 30.000 woningen in de Oostflank van Rotterdam mogelijk en versterkt de sociaal-economische ontwikkelingen tussen Zuid en Oost. Het project bevindt zich in de planning- en studiefase en heeft een investeringsomvang van circa €1,5 miljard.

Dit project is één van de grootste investeringen in het stedelijk gebied van Rotterdam sinds de wederopbouw. De opgave kent een hoge mate van publieke, bestuurlijke en politieke aandacht. Het project zet in op 'meedoen, meedenken en meeweten' van betrokken. Communicatie en participatie spelen hierbij een belangrijke rol.

Jouw functie
Als projectmedewerker ondersteun je de projectmanager en het projectteam bij de organisatie en uitvoering van projecten. Je zorgt voor structuur en overzicht binnen het projectteam en ondersteunt bij de dagelijkse organisatie van het werk. Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve en organisatorische zaken en ontzorgt de projectmanagers en omgevingsmanagers en faciliteert het team waar mogelijk. In een dynamische projectomgeving weet je snel te schakelen en houd je overzicht op planning, acties en afspraken.

In deze rol houd je je onder andere bezig met:

• voorbereiden en organiseren van projectoverleggen
• notuleren van overleggen en opstellen en bewaken van actielijsten
• beheren van agenda's en plannen van afspraken
• ondersteunen bij de voorbereiding van (interne en externe) overleggen
• beheren en structureren van digitale projectdossiers
• ondersteunen bij administratieve en financiële processen
• organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, zoals bewonersavonden of projectbijeenkomsten
• onderhouden van contact met interne en externe betrokkenen
• bijdragen aan een goede afstemming tussen betrokken teams, zoals beleid, ontwerp, communicatie en het ingenieursbureau

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in projectondersteuning of een vergelijkbare rol in de afgelopen 5 jaar. Dit blijkt uit het CV, waarin concrete projecten, programma's of opgaven zijn beschreven waarbij je betrokken was, inclusief de rol en werkzaamheden die je daarin hebt vervuld.
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar ervaring met complex agendabeheer, waaronder het plannen en coördineren van overleggen met meerdere stakeholders binnen een projectteam of projectomgeving. Dit blijkt uit het CV, waarin concrete projecten of functies zijn beschreven inclusief jouw rol, de werkzaamheden (zoals agendabeheer en het plannen van overleggen) en de periode waarin deze werkzaamheden zijn uitgevoerd.
• Je hebt ervaring met het beheren en structureren van projectdocumentatie binnen een digitale werkomgeving. Dit blijkt uit het CV, waarin minimaal één project of opdracht uit de afgelopen 5 jaar wordt beschreven waarbij je verantwoordelijk was voor het beheren of organiseren van projectinformatie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met notuleren in een (project)team.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Officeprogramma's, waaronder Excel, Word, Outlook en MS Teams.

Wensen

• Je hebt ervaring met het werken in multidisciplinaire teams en het afstemmen met verschillende betrokkenen binnen een projectomgeving. Dit blijkt uit het CV, bijvoorbeeld door samenwerking met projectteams, stakeholders of verschillende disciplines.
• Je hebt ervaring met het ontzorgen en ondersteunen van teams, waarbij je een significant verschil hebt gemaakt voor het team. Deze ervaring wordt onderbouwd met een concreet voorbeeld in je CV.
• Je hebt werkervaring met financiële processen, zoals het beheren van budgetten, het opstellen van kostenoverzichten of het verzorgen van facturatie, en kunt aantonen hoe je deze processen hebt ondersteund in een projectomgeving.
• Je hebt werkervaring binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatie van minimaal 100.000 inwoners.
• Je hebt ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor interne en externe betrokkenen.

Competenties

• Resultaatgericht en dienstverlenend
• Proactief en initiatiefrijk
• Gestructureerd, planmatig en nauwkeurig
• Zelfstandig en verantwoordelijk
• Flexibel en stressbestendig
• Samenwerkingsgericht en communicatief vaardig
• Omgevingsbewust met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
• Integer en betrokken
• Open voor feedback en ontwikkeling

De afdeling
PMB is het projectmanagementbureau van het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Wij managen projecten, processen en programma's in het fysieke domein in opdracht van de afdelingen binnen Stadsontwikkeling, te weten Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Duurzaamheid en Mobiliteit. Onze opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief tot en met uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige, lokale opgaven tot stadsbrede transitieprojecten. Alle opdrachten waar wij aan werken hebben een integraal en complex karakter, met bestuurlijke aandacht en staan vaak onder tijdsdruk.

Bij PMB staan persoonlijke ontwikkeling, kennisuitwisseling, werkplezier en teamwork hoog in het vaandel.

Onze organisatie
Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden, vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.

De kandidaten die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten.

De geschatte gespreksduur per gesprek is 30 - 60 minuten. Tijdens het gesprek wordt geverifieerd of je voldoet aan de gestelde competenties, eisen en wensen.

Optie tot verlenging: De opdracht kan eenmalig met 12 maanden worden verlengd.

Hybride: Thuiswerkdagen zijn alleen mogelijk in overleg met jouw leidinggevende.

Overig algemeen:

Weging
Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijving de economisch meest voordelige is. De weging is als volgt:

• 20% prijs
• 80% kwaliteit

Inschrijvingen
Je kunt 1 kandidaat aanbieden.