Planner Fysieke Dienstverlening Publiekslocaties - cluster DV

Jij bent van het echte mensenwerk, voor jou telt iedereen mee! Door jouw uitmuntende planmatige vaardigheden, weet je alle baliemedewerkers in te plannen, zodat de Rotterdammer snel een afspraak kan maken voor bijvoorbeeld een paspoort of een rijbewijs.

Als planner heb je een cruciale rol in de operationele sturing van de publiekslocaties. Samen met jouw collega's zorg je ervoor dat de capaciteit aan de balies zo optimaal mogelijk is ingepland en wordt benut. Je plant medewerkers op producten (reisdocumenten, rijbewijzen, eerste vestiging e.d.), zodat de Rotterdammer een afspraak kan maken in één van de zeven publiekslocaties en bij de Vliegende Brigade. Het is een veelzijdige, maar vooral een verantwoordelijke rol.

Taken

• Opstellen van personeelsroosters: Maken van korte- en langetermijnroosters met een optimale inzet van medewerkers.
• Afstemmen van bezetting op verwachte drukte en capaciteit rekening houdend met wet- en regelgeving.
• Afstemming met leidinggevenden: Overleggen met teamleiders over personeelsbehoefte.
• Signaleren en tijdig oplossen van knelpunten in de planning.
• Verwerken van mutaties: Registreren van verlof, ziekte en andere afwezigheid, aanpassen van roosters bij wijzigingen en inzetten van vervanging of flexibele krachten.
• Communicatie met medewerkers: Delen van roosters en wijzigingen, beantwoorden van vragen over de planning en informeren over diensten en werktijden.

• Je hebt minimaal een afgeronde Mbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het roosteren/plannen van personeel binnen een overheidsinstelling met meer dan 3 teams op meerdere locaties opgedaan in de afgelopen 4 jaar.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het planningssysteem Rostarcas waarbij je zelfstandig roosters opstelt, mutaties verwerkt bij wijzigingen opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt werkervaring met het plannen van teams van minimaal 25 medewerkers waar bij rekening moet worden gehouden met onregelmatige diensten, kwalificaties en certificering van medewerkers.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het planningsysteem ORTEC Workforce Scheduling.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met het opstellen van periodieke rapportages en dashboards in Excel.
• Je hebt werkervaring in de logistiek of productieomgeving waarin roosters, personeelsbezetting en operationele behoeften continu wijzigen.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met de CAO Gemeenten en de CAO voor uitzendkrachten.
• Je bent beschikbaar per 1 juli 2026.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het verbeteren, organiseren en efficiënter maken van processen rondom het plannen van medewerkers. Dit kun je aantonen op je cv.

Competenties

• Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden
• Stressbestendig en kan goed onder druk werken
• Proactieve houding
• Logisch redeneren
• Secuur en flexibel
• Integer en zorgvuldig
• Resultaat- en klantgericht
• Zelfstandig en in teamverband kunnen werken

De afdeling
In de directie Klantcontact klopt het dienstverleningshart. Hier wordt Rotterdammer-gedreven dienstverlening vertaald naar de werkpraktijk van het hele cluster en andere organisatieonderdelen binnen het concern.

De kerntaak van de afdeling Uitvoering Klantcontact is het uitvoering geven aan persoonlijke dienstverlening. Producten en diensten burgerzaken worden door deze afdeling aan bewoners geleverd vanuit zeven gemeentelijke publiekslocaties. De afdeling kent zeven locatieteams, het team voor de tweedelijns dienstverlening en klachten en het team Planning & Regie. In dit team is tijdelijk behoefte aan extra capaciteit voor het inroosteren van de baliemedewerkers.

Onze organisatie
Het cluster Dienstverlening heeft een voortrekkersrol in de concernopgave de Rotterdammer of de Rotterdamse ondernemer centraal te stellen. Het cluster participeert in de grote transities waar het concern en de stad voor staat en legt verbindingen over organisatieonderdelen heen. Dit met als doel om blijvend passende dienstverlening te bieden, de invloed van Rotterdammers op hun directe omgeving te vergroten en de organisatie te laten samenwerken vanuit een integrale wij gestuurde aanpak. In de gebieden vormt het cluster een aanspreekpunt voor bewoners, ondernemers en diverse organisaties en vormt zij waar nodig een schakel naar andere clusters. Dienstverlening voert de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen. Het zorgt voor de frontoffice, voor alle vragen aan de gemeente Rotterdam.

De verificatiegesprekken vinden plaats in week 27 of 28. De kandidaten die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd, met een maximum van 5 kandidaten. De geschatte gespreksduur is 30 tot 60 minuten. Tijdens het gesprek wordt geverifieerd of je voldoet aan de gestelde competenties, eisen en wensen.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 6 maanden worden verlengd.

Hybride: Deze functie wordt volledig op locatie uitgevoerd.

Overig algemeen:

Werklocatie: Wilhelminakade 179, Rotterdam.
Afwijkende werktijden: Starttijd dagelijks om 7.30 uur tot 16:30 uur.
Weging: De weging tussen prijs en kwaliteit is 20% prijs en 80% kwaliteit.