MT secretaris Mobiliteit - cluster SO

Vanuit jouw centrale positie in het managementteam geef je richting aan organisatie- en procesontwikkeling en bewaak je de planning- en-controlcyclus.

Voor onze afdeling zijn wij op zoek naar een ervaren MT-secretaris die het managementteam proactief ondersteunt in een periode waarin de afdeling midden in een organisatieontwikkeltraject zit. De inzet richt zich op ondersteuning in het organisatieontwikkelingtraject, het verbeteren van processen en het soepel laten verlopen van de planning- en controlcyclus.

De MT-secretaris ondersteunt het MT bij zowel de dagelijkse bestuurlijke en organisatorische werkzaamheden als bij het coördineren van afdelingsoverstijgende trajecten. Hierbij wordt verwacht dat je zelfstandig kan opereren, overzicht houdt en in staat is om verschillende belangen en planningen effectief te verbinden.

Werkzaamheden (hoofdlijnen)

De MT-secretaris voert onder andere de volgende werkzaamheden uit:

• Ondersteunen en structureren van het organisatieontwikkeltraject waarin de afdeling zich bevindt (o.a. planning, voorbereiding sessies, acties en opvolging).
• Procesontwikkeling en procesoptimalisatie binnen de afdeling, inclusief het signaleren van knelpunten en het voorstellen van verbeteringen.
• Coördineren van de P&C-cyclus (o.a. jaarplan, voortgangsrapportages, begrotings- en verantwoordingsmomenten), inclusief afstemming met interne stakeholders.
• Voorbereiden, organiseren en verslagleggen van MT-overleggen en relevante gremia; bewaken van acties en besluitvorming.
• Fungeren als verbindende schakel tussen MT, teams en ondersteunende onderdelen (zoals bedrijfsvoering/financiën).
• Zorgen voor samenhang en overzicht in lopende acties, deadlines en prioriteiten.

Kennis en context
Van de MT-secretaris wordt verwacht dat deze op hoofdlijnen op de hoogte is van de prioritaire beleidsdossiers binnen de afdeling, zodat de ondersteuning aansluit bij de inhoudelijke agenda en de bestuurlijke dynamiek.

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met bestuurlijke besluitvorming, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
• Je beschikt over minimaal 5 jaar werkervaring als bestuurlijk adviseur of als secretaris, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 100.000 inwoners.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met projectmatig werken.

Wensen

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met proces beschrijvingen maken en beheren.
• Je beschikt over minimaal 2 jaar werkervaring op het gebied van mobiliteit.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een coördinerende rol binnen een overheidsorganisatie.
• Je beschikt over minimaal 2 jaar werkervaring met DIVA BB.

Competenties

Jij krijgt energie van het structureren, organiseren en het efficiënter inrichten van werkzaamheden. In een centrale rol voel jij je thuis en weet je overzicht te houden in een dynamisch takenpakket met wisselende werkdruk. Je bent stressbestendig, flexibel en weet goed te prioriteren. Je werkt nauwkeurig en planmatig en beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden en communicatieve vaardigheden. Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen. Als spin in het web coördineer je processen, zorg je voor tijdige en volledige oplevering van bestuurlijke stukken en stem je effectief af met verschillende interne en externe belanghebbenden. Daarbij handel je integer, zorgvuldig en met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

De afdeling

Bij Stadsontwikkeling werken we aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de Rotterdammers. Mobiliteit en bereikbaarheid zijn daarvoor voorwaarden. Bij Mobiliteit werken we zowel voor de stad Rotterdam als voor de Metropoolregio Rotterdam – Den Haag aan een duurzame verkeersinfrastructuur, zowel fysiek als wat het gebruik betreft.

Onze organisatie

Rotterdam vernieuwt zich en dat blijft niet onopgemerkt. Ook internationaal is er volop lof voor de manier waarop de stad zich ontwikkelt. Juist hier is je werk interessant en van het grootste belang. Waarom? Omdat de veelgeprezen stad ook kampt met grootstedelijke problemen die het uiterste van haar medewerkers vraagt. Kun jij dat aan? Denk je breder dan de Nieuwe Maas? En wil jij je sterk maken voor meer dan 620.000 Rotterdammers? Welkom. In Rotterdam gebeurt alles wat je loopbaan nodig heeft.

De verificatiegesprekken vinden plaats in week 11 via MS Teams of op locatie.

De professionals die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 5 professionals.

Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 60 minuten.
Tijdens het gesprek wordt beoordeeld in welke mate je aan het doel van de aanbestedende dienst beantwoordt.

Optie tot verlenging: 2x6 maanden

Hybride: In het kader van Anders werken wordt er voornamelijk vanuit huis gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit voornamelijk plaatst op de volgende locatie: de Rotterdam

Overig algemeen:

Weging

Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijving de economisch meest voordelige is. De weging van de subgunningscriteria is:

• 30% prijs

• 70% kwaliteit

Inschrijvingen

Je kunt 1 professional aanbieden.