Directiesecretaresse RNext - cluster BCO

Voor de RNext directeuren zoeken we iemand die niet alleen kan plannen en organiseren, maar ook grenzen durft te stellen. Want eerlijk is eerlijk: dit is een pittige functie. Je werkt met twee complexe agenda's, krijgt regelmatig spoedklussen en hebt te maken met veel verschillende stakeholders.

Als Directiesecretaresse ondersteun je de project- of programmadirecteur en vervang je waar nodig de secretaresses van de lijndirecteuren van het cluster. Je maakt deel uit van een team van zes secretaresses. Samenwerking is bij ons geen bijzaak het is de basis van ons succes. Jij vindt dit leuk, zoekt actief verbinding en brengt positieve energie mee in een team dat volop in beweging is.

Het is belangrijk dat je 3 dagen per week op een gemeentelijke locatie aanwezig kunt zijn; gerelateerd aan/ afhankelijk van de agenda en wens van de directeur(en) (flexibiliteit hierin is vereist). Woensdag is onze samenwerk dag waar je op locatie De Rotterdam werkzaam bent samen met je directe secretaresse collega's.

Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Agendabeheer: het beheren van twee zeer dynamische en complexe agenda's, waarbij jij continu afweegt wat écht prioriteit heeft.
• Mailboxmanagement: structureren, prioriteren, beantwoorden en doorzetten van e-mailverkeer; stukken verwerken in iBabs; fungeren als eerste aanspreekpunt.
• Vergaderingen organiseren: jij regelt, bereidt voor en borgt dat iedereen met de juiste stukken aan tafel zit.
• Administratie & workflow: je creëert overzicht en zorgt voor een efficiënte, foutloze doorloop van alle documenten en dossiers.
• Spoedtaken: jij weet exact wat nodig is om de week goed af te ronden en de directie te ontzorgen.
• Procesverbetering: je denkt actief mee over slimmer werken, moderniseren van het secretariaat en verbetering van processen.
• Systeemvaardigheid: nieuwe systemen maak jij razendsnel eigen en je denkt mee hoe we ze slimmer kunnen inzetten. Denk aan: bezoekers aanmelden, vergaderruimtes reserveren, ICT-middelen reserveren, etc.

• Je hebt minimaal een Mbo-niveau 4 opleiding afgerond.
• Je hebt werkervaring met de volgende applicaties:
  • Microsoft Office;
  • Microsoft Teams;
  • Microsoft Planner;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaresse, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.

Wensen

• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
• Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringssysteem.

Competenties

• Je bent klantgericht en streeft naar het beste resultaat.
• Je bent flexibel, creatief en kunt goed op verschillende niveaus schakelen.
• Je bent een echte teamspeler met een pragmatische houding.
• Je bent stressbestendig, resultaatgericht en een echte aanpakker.
• Je bent communicatief vaardig in de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.

De afdeling

Je maakt deel uit van de afdeling Directiestaf binnen het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) met Directieadviseurs, het secretariaat dat de directie(s), en afdelingshoofd ondersteunt en de Ambtelijke Ondersteuning OR. Jij levert een belangrijke bijdrage aan onze afdeling.

Onze organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 665.000 Rotterdammers. Bij zo'n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

Bij de gemeente Rotterdam staat centraal dat je je als medewerker kunt ontwikkelen. Dat stimuleren we ook. Want hoe beter jij je werk kunt doen, hoe beter het resultaat voor onze stad.

Jouw werkgebied voor deze vacature is het onderdeel Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO). De BCO noemen we ook wel de spil van de gemeentelijke organisatie. De medewerkers van dit cluster zorgen ervoor dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen. Het is de schakel tussen de Rotterdammers, het stadsbestuur en de veertien gebieden. De BCO verzorgt ook de bedrijfsvoering voor alle clusters. De afdelingen inkoop, communicatie, ICT, facilitaire zaken, juridische zaken, HR, onderzoek en financiën zorgen ervoor dat de clusters zich volledig kunnen richten op hun eigen taken.

De verificatiegesprekken vinden plaats in week 29, op locatie of via MS Teams.

De kandidaten die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten. De geschatte gespreksduur is 30 - 60 minuten. Tijdens het gesprek wordt geverifieerd of je voldoet aan de gestelde competenties, eisen en wensen.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 3 maanden worden verlengd.

Hybride: Het is belangrijk dat je 3 dagen per week op een gemeentelijke locatie aanwezig bent. Woensdag is de vaste samenwerkdag op locatie De Rotterdam.

Overig algemeen:

Weging

De weging van de subgunningscriteria is:

• 30% prijs
• 70% kwaliteit