Contractbeheerder Welzijn - cluster MO

Heb jij oog voor detail én hart voor het sociaal domein? Maak impact als contractbeheerder welzijn.

Als contractbeheerder ben je als een spin in het web. Je ondersteunt de contractmanagers Welzijn in hun werkzaamheden. Je fungeert als vraagbaak voor de verschillende teams van de afdeling, onze contractpartners en de interne uitvoering. De uitdaging ligt in het zorgvuldig afhandelen van de diverse vragen, tijdige terugkoppeling en het verbinden van de diverse partijen.

Zowel contractmanagement als contractbeheer voor Welzijn is nog in ontwikkeling. Deze functie voor contractbeheerder Welzijn is dus ook nog niet volledig vast omlijnd en kan nog verder worden uitgebouwd. Je denkt hierin mee, toont initiatief en komt met voostellen.

Denk bij de werkzaamheden aan:

• Je bent verantwoordelijk voor het bestelproces: laten aanmaken van Inkoopordernummers en boeken van ontvangsten;
• Je zorgt voor de administratieve afhandeling en archivering van de contracten van de integrale gebiedsopdrachten Welzijn Heel de Stad, Jeugdparticipatie, Informele Leerondersteuning en Informele zorg en ondersteuning, en daarbij behorende addenda;
• Je begeleidt het proces rondom addenda, afrondingsbrieven en andere Welzijnsopdracht-gerelateerde documenten op juistheid en compleetheid, en draagt zorg voor ondertekening en verzending daarvan;
• Je bewaakt de contracttermijnen, deadlines en verplichtingen en signaleert hierover tijdig naar de contractmanagers als dat nodig is;
• Je ondersteunt bij voorbereidingen op contractwijzigingen en andere relevante processen;
• Je bewaakt de volledigheid en de juistheid en actualiteit van het contractdossier, zowel financieel als op inhoud;
• Je verzamelt, verwerkt en archiveert relevante monitorings- en sturingsgegevens en maakt hiervoor o.a. gebruik van diverse softwareprogramma's en registratiesystemen;
• Je rappelleert interne en externe betrokkenen over reeds verzonden uitvragen en verzoeken;
• Je levert administratief en cijfermatige input voor de contractmanagers voor de periodieke overleggen;
• Je publiceert gegevens op het intranet en de portal voor onze contractpartners;
• Je beheert de relevante contactinformatie en mailadressen van de contractpartners en zorgt voor verzending van mailings aan contractpartners;
• Je beheert de postbus van contractmanagement en contractbeheer;
• Je plant operationele, tactische en strategische overleggen;
• Je draagt je steentje bij aan verslaglegging van het contractmanagers Welzijn overleg;
• Je zoekt verbinding met contractbeheer Jeugdhulp en contractbeheer WMO, en stemt met hen af bij afdelingsoverstijgende werkzaamheden;
• Je draagt bij aan de continuïteit van de processen door het actualiseren van de werkinstructies en -processen binnen contractbeheer;
• Je werkt nauw samen met contractmanagers Welzijn en adviseurs die bij de hierboven genoemde contracten en addenda betrokken zijn.

• Je hebt een afgeronde Mbo-opleiding niveau 4;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het beheren van aanbestedingscontracten in de afgelopen 4 jaar;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office pakket, waaronder het werken met draaitabellen en het analyseren van datasets. Dit kun je aantonen op je cv.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het systeem Oracle Cloud;

Competenties

In de rol van contractbeheerder ben jij degene die overzicht houdt en zorgt dat afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen. Je bent cijfermatig onderlegd en werkt nauwkeurig, waardoor contactgegevens, verplichtingen en financiële afspraken altijd kloppen. Tegelijkertijd ben je resultaatgericht en houd je scherp in de gaten dat deadlines en doelstellingen worden gehaald. Je bent communicatief vaardig en weet zowel intern als extern duidelijk en professioneel te schakelen. Daarbij durf je ook assertief op te treden wanneer afspraken niet worden nagekomen of wanneer er bijsturing nodig is. Je weet je goed staande te houden in hectische situaties. Je bent goed in staat om zowel in teamverband als zelfstandig te werken. Je weet je werkzaamheden zelfstandig te prioriteren en bent flexibel in je werkzaamheden wanneer ad hoc verzoeken hierom vragen. Je bent stressbestendig.

Onze afdeling

De afdeling Preventie & Welzijn van de directie Publieke Gezondheid, Preventie & Welzijn richt zich op de algemene preventie en welzijnsinzet in de stad, voor alle Rotterdammers, jong en oud. De afdeling heeft iets meer dan 100 medewerkers en bestaat uit 4 teams: Gezondheid, Mentale Gezondheid & Opgroeien, Wijken, Welzijn & Informele zorg en Wijken, Welzijn & Jeugdwerk. De twee laatstgenoemde teams werken samen aan de Welzijnsopdracht Heel de Stad, een integrale opdracht voor elk van de 14 gebieden. We richten ons daarbij dus op het Volwassenwelzijnswerk en het Jeugdwerk (Kinder-, Tiener- en Jongerenwerk) en passen we daarbij Impactgedreven Werken toe. Hier trekken we vanuit gedeeld eigenaarschap samen met onze welzijnsaanbieders op in. Het team Wijken, Welzijn en Jeugdwerk, jouw toekomstige thuisbasis, geeft ook vorm aan Jeugdparticipatie, realiseert en door-ontwikkelt samen met betrokken partners jongerenhubs in wijken, voert de regeling Informele Leerondersteuning uit, en draagt zorg voor het toepassen van PBS in de wijk en op scholen.

Onze organisatie

Bij Maatschappelijke Ontwikkeling ben je altijd in de benen. Wij zitten nooit stil en stimuleren Rotterdammers hun talent te ontwikkelen en maatschappelijk actief te zijn. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden of intensievere zorg waar dat nodig is. Zo helpen we om stappen vooruit te zetten. Alles gericht op een grotere zelfredzaamheid en betere gezondheid van Rotterdammers. Welzijn, sport, cultuur en onderwijs dragen daaraan bij. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden. Of intensieve ondersteuning waar echt noodzakelijk. Dat doen we in opdracht van het college en wijkraden en samen met maatschappelijke partners.

De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten.

De gesprekken vinden plaats in week 11 of 12 op locatie het Timmerhuis (Halvemaanpassage 90).

Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 60 minuten.

Tijdens het gesprek wordt beoordeeld in welke mate de kandidaat aan het doel van de aanbestedende dienst beantwoord.

Optie tot verlenging: 2 x 6 maanden

Hybride: In het kader van Anders werken wordt er deels vanuit huis gewerkt en deels vanuit de locatie Het Timmerhuis aan de Halvemaanpassage 90, Rotterdam.