Contractbeheerder Facilitaire Dienstverlening - cluster BCO

Jij hebt passie voor facilitaire zaken. Je bent een gedreven professional die het beste haalt uit de contracten die onze organisatie heeft afgesloten op het gebied van facilitaire zaken zoals schoonmaak, beveiliging, catering en inrichting van de werkplek.

Jouw functie

Het team Contractmanagement beheert alle contracten die bij de afdeling Facilitaire Dienstverlening van Gemeente Rotterdam zijn ondergebracht (zo'n 70 contracten). Deze contracten horen bij de volgende facilitaire categorieën:

• werkplek (meubilair, interieurgroen e.d.);
• energie (water, gas, Elektra e.d.);
• huurdersonderhoud (schilder, elektricien e.d.);
• beveiliging & BHV (fysieke en digitale beveiliging);
• logistieke dienstverlening (kantoorartikelen, post e.d.);
• schoonmaak & afval;
• eten & drinken.

De belangrijkste taak van het team is het zorgen voor een optimale benutting van de afgesloten contracten. De contractbeheerders werken hierin nauw samen met de contractmanagers.

De contractbeheerder is primair gericht op het verstrekken van de juiste informatie op het juiste moment aan de juiste personen. Je taken worden onder meer:

• Beheer van contracten: Zorgen dat alle contractgegevens correct en up-to-date zijn.
• Ondersteuning en advies: Assisteren van contractmanagers en andere betrokkenen met contract gerelateerde vragen en problemen.
• Administratie: Bijhouden van alle contractinformatie en zorgen dat deze toegankelijk blijft voor de betrokken partijen. Bewaken van budget, doorlooptijd, administratieve verwerking, opvolging en facturatie.
• Rapportage: Rapporteren over de status van contracten en afgesproken KPI's aan contracteigenaren en productmanagers.

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het gebruik van software met betrekking tot contractbeheer;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met Oracle Cloud;

Wensen

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding in de richting van Facilitaire dienstverlening, bedrijfskunde, commerciële economie of finance & control.
• Je hebt ervaring met contractbeheer.
• Je bent in het bezit van CATS, CM of NEVI.
• Je hebt ervaring bij een (semi) overheidsinstelling of een gemeente.

Competenties

• Resultaat- en klantgericht
• Omgevingsbewust
• Communicatief vaardig
• Sterk analytisch vermogen
• Accuraat
• Werkt goed in een politiek sensitieve omgeving
• Dienstverlenend
• Stressbestendig
• Kan onder tijdsdruk schakelen

De afdeling

De afdeling Facilitaire Dienstverlening is een afdeling van IIFO (Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek) in het cluster BCO (Bestuurs- en Concernondersteuning). FDV is een afdeling in ontwikkeling, bestaande uit de nieuwgevormde teams: Projecten & Advies, Producten & Diensten, Facility & Beveiliging en een Bedrijfsbureau. Facilitaire Dienstverlening staat voor dienstverlening in de huisvesting van collega's in de brede zin. Klantgericht, aansluitend bij het primair proces van de gebruikers, flexibel reagerend op veranderingen in de omgeving en kostenbewust binnen de financiële en huisvestingskaders die gesteld zijn.

Onze organisatie

Rotterdam is altijd in beweging. De organisatie en de afdeling Facilitaire Dienstverlening (FDV) zijn hierdoor continue in ontwikkeling. Wij hebben als missie om te zorgen voor een veilige, aantrekkelijke en gastvrije (werk)omgeving voor alle medewerkers van de gemeente en haar bezoekers. Daarbij spelen wij flexibel in op wat zij van ons vragen zodat ze hun werk voor de stad en de Rotterdammers optimaal kunnen doen. Wij van FDV zijn de expert op gebied van huisvesting en facilitaire dienstverlening. De medewerkers kunnen vertrouwen op onze dienstverlening. Deze is makkelijk, eenduidig, duurzaam en gastvrij. Hierbij spelen informatie, ontwikkelingen en innovatie een steeds belangrijkere rol.

Data voor verificatiegesprek: Week 4/5 op locatie of via MS Teams.

De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten.

Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 60 minuten.

Optie tot verlenging: 2 x 3 maanden

Hybride: In het kader van Anders werken, kan er vanuit huis worden gewerkt. Dit gaat in overleg met de Teamleider. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is, vindt dit voornamelijk plaatst op bovengenoemde locatie.

Aantal professionals of FTE: 1

Overig algemeen:

Weging

Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De weging van de subgunningscriteria is:

• 30% prijs
• 70% kwaliteit