Administratief ondersteuner - Afdeling Nieuwkomers - cluster MO

Als administratief medewerker binnen de afdeling Nieuwkomers ben je een belangrijke schakel in het ondersteunen van statushouders die zich voor het eerst in Nederland vestigen. Je zorgt ervoor dat administratieve processen soepel verlopen en dat dossiers volledig en actueel zijn.

Op een gemiddelde werkdag houd je je bezig met het verwerken en controleren van gegevens in verschillende systemen, het aanmaken en bijhouden van dossiers en het verwerken van binnenkomende aanvragen en documenten. Je hebt regelmatig contact met collega's, ketenpartners en soms ook met nieuwkomers om informatie te verduidelijken of aan te vullen.

De klantmanagers en Huisvesters van de afdelingen Participatie en Stedelijke zorg behandelen woningbezichtigingen, aanvragen levensonderhoud in het kader van de Participatiewet en aanvragen Bijzondere Bijstand, zelfstandig af. De klantmanager beheert een drukke caseload van werkzoekenden op zowel rechtmatigheid als doelmatigheid. Allemaal met het doel het vergroten van de zelfredzaamheid van de kwetsbare Rotterdammer. De doelgroep waar jij je voor in zal zetten zijn nieuwkomers en statushouders, zij zijn gekoppeld aan de gemeente. Momenteel verblijven statushouders in een asielzoekerscentrum (AZC), waar zij wachten op een woning.

Dit is waar jij van wordt in jouw rol als administratieve ondersteuner, want jij verricht diverse administratieve taken die cruciaal zijn in het proces. Deze taken kunnen variëren. Je gaat aan de slag met de volgende werkzaamheden:

• Het registreren en actualiseren van persoonsgegevens en trajectinformatie
• Het controleren van documenten op volledigheid en juistheid
• Het plannen en administratief ondersteunen van afspraken en trajecten
• Het signaleren van ontbrekende informatie en hier proactief op acteren
• Het ondersteunen van collega's binnen het team bij administratieve processen en huisvesting
• Screenen van de nieuwkomers op de nieuwe wet inburgering

In deze rol werk je nauwkeurig, gestructureerd en met oog voor detail, waarbij je tegelijkertijd beseft dat achter elk dossier een persoonlijk verhaal schuilgaat.

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-diploma 4;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als administratieve ondersteuner of medewerker opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met bijzondere bijstand;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met doelgroep Nieuwkomers;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het DUO systeem.

Wensen

• Je hebt werkervaring met de doelgroep Statushouders;
• Je hebt werkervaring met het systeem Thomas DUP;
• Je hebt werkervaring met het systeem Nova;
• Je hebt werkervaring met het systeem Suwinet;
• Je hebt werkervaring met het systeem Socrates;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met Excel;
• Je hebt werkervaring met een digitaal klantdossiersysteem.

Competenties

Jij durft verantwoordelijkheid te nemen en je hebt een frisse positieve blik op de administratieve werkzaamheden van de afdeling. Als administratief ondersteuner heb je een proactieve houding en ga je zelfstandig aan de slag met ondersteunende taken. Wanneer je tegen problemen of complicaties aan loopt, geef je niet direct op. Je hebt immers een doortastende instelling, en komt gemakkelijk tot innovatieve oplossingen. Verder ben je contactueel vaardig en vind je het leuk om met een team samen te werken. Met jouw klantgerichte houding zit het daardoor ook goed. Tot slot, ben je enthousiast over je vakgebied, en heb je zin om op een dynamische afdeling aan de slag te gaan.

De afdeling

Door de jaren heen vangt Rotterdam vluchtelingen op die niet in hun land kunnen of willen blijven, omdat het er niet veilig is. Dat gaat meestal heel goed, maar zorgt ook voor uitdagingen. Bijvoorbeeld omdat vluchtelingen verschillende rechten en plichten hebben, omdat er weinig opvangplekken zijn en omdat er tekorten zijn op de woningmarkt, het onderwijs of de zorg.

Sinds maart 2022 vangt Rotterdam, op verzoek van het Rijk, Oekraïense vluchtelingen op. Ook biedt Rotterdam onderdak aan 500 vluchtelingen zonder verblijfsvergunning (asielzoekers). Daarnaast wil Rotterdam voldoen aan de taakstelling om vluchtelingen met een verblijfsvergunning (statushouders) te huisvesten.

Team Vluchtelingen bestaat op dit moment uit verschillende sub teams, waaronder o.a. Sociaal Beheer, Sociaal Domein, Huisvesting en Bedrijfsvoering.

Onze organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo'n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

Het Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling stimuleert ontplooiing van talent. We gaan uit van de kracht van de (Nieuwe) Rotterdammers. Het streven is dat iedereen zijn talent ontwikkelt, leert en/of werkt, maatschappelijk actief is als leren of werken niet kan en zorgt voor de eigen gezondheid. Sport, cultuur, onderwijs en basale zorg dragen daaraan bij. We bieden (intensieve) hulp en ondersteuning als dat nodig is. Dat doen we in opdracht van het stadsbestuur en samen met maatschappelijke partners.

De verificatiegesprekken vinden plaats in week 25 en 26. De kandidaten die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten. De geschatte gespreksduur per gesprek is 30 - 60 minuten. Tijdens het gesprek wordt geverifieerd of je voldoet aan de gestelde competenties, eisen en wensen.

Optie tot verlenging: 2 x 6 maanden

Hybride: In het kader van Anders werken kan er ook vanuit huis worden gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Tijdens de inwerkperiode is fysieke aanwezigheid verwacht. Voor kantoordagen hebben wij een rooster.

Overig algemeen:

Weging
De weging van de subgunningscriteria is:

• 30% prijs
• 70% kwaliteit

Detavast
Na 12 maanden is er een mogelijkheid tot kosteloze overname.