Projectassistent

Als projectassistent werk je binnen team projecten voor het domein ruimtelijke ontwikkeling (RO). Binnen dit domein werken medewerkers samen met inwoners, ondernemers en organisaties aan een mooie stad Roosendaal en haar fraaie dorpen, waarin er voor iedereen een plek is en waarin mensen op een fijne manier kunnen wonen, werken en verblijven. Je werkt intensief samen met verschillende projectmanagers aan diverse projecten en zorgt ervoor dat de werkprocessen in het ruimtelijk domein efficient kunnen verlopen. Je stelt bijvoorbeeld actielijsten op, bewaakt de deadlines en onderhoudt contact met externen. Ook intern onderhoud je de contacten met collega's zoals bijvoorbeeld van de vakdisciplines of andere leden van de werkgroep, zet je vragen uit en notuleer je bij overleggen. Daarnaast zorg je voor het opbouwen en onderhouden van de projectarchieven in een geautomatiseerd systeem. De projecten waar je bij betrokken bent zijn qua onderwerp zeer divers en kennen een hoge dynamiek waarbij je schakelt op verschillende niveaus.

Werkzaamheden/Verantwoordelijkheden

• Actielijsten opstellen
• Deadlines bewaken
• Contact onderhouden met externen
• Contact onderhouden met interne collega's
• Vragen uitzetten
• Notuleren bij overleggen
• Opbouwen en onderhouden van projectarchieven

Resultaten

Efficiënte werkprocessen in het ruimtelijk domein, goed georganiseerde projecten en bijgehouden archieven.

• MBO+ werk- en denkniveau (bijvoorbeeld een secretarieeladministratieve opleiding)
• Relevante werkervaring, bij voorkeur binnen het ruimtelijk domein
• Ervaring met het Office-pakket
• Ervaring met verschillende (planning)systemen
• Nauwkeurig in het vastleggen van gegevens
• Heldere communicatie
• Foutloze, begrijpelijke teksten in goed Nederlands

Wensen

• Klant- en vraaggericht
• Proactieve houding
• Organiseren van bijeenkomsten van A tot Z
• Zelfstandig mailingen verzorgen
• Zorgvuldig archiveren met oog voor detail
• Problemen zien als een uitdaging
• Kei in het stellen van prioriteiten en plannen van werk
• Flexibel en snel schakelen tussen diverse werkzaamheden
• Snel doorzien van processen en procedures

Competenties

Niet beschikbaar

Het team bestaat uit 6 projectmanagers en leiders, 7 project assistenten en 1 administratief ondersteuner. Dit is RO Projecten en zijn de directe collegas. Met een van de projectmanagers/leiders werk je als pa aan de projecten en deze hebben vaak een projectgroep met collegas vanuit beleid.

Het inwerken zal voornamelijk gebeuren door de collega die met verlof gaat. Zij is er nog een kleine maand (als alles naar haar wens en goede gezondheid verloopt natuurlijk). De andere projectassistenten zijn er de hele periode en dus ook altijd beschikbaar voor hulp en vragen.

Ja die is er maar dat zal afhangen van de overleggen waarbij de projectassistent aanwezig moet zijn. Deze vallen verspreid over de week aangezien het meerdere projecten betreft. Op maandag is aanwezigheid erg belangrijk omdat we dan ook de bijeenkomst van de ondersteuners hebben staan waar we issues bespreken maar ook even bij elkaar inchecken (toch zeker bij nieuwe/tijdelijke collegas). Thuiswerken kan dus waar mogelijk en ook vaak is dit iets wat we even met elkaar bespreken dus in overleg is alles mogelijk.

Die kans is er en dat zal afhangen van wat we op capaciteit missen als de zwangere collegas na verlof terugkeren.

Ja, dat is mogelijk, kijkend naar de mate van ervaring , opleiding en passendheid van de functie-

Die kans is er en dat zal afhangen van wat we op capaciteit missen als de zwangere collegas na verlof terugkeren.

Ja dat is mogelijk maar dat zal afhangen van de overleggen waarbij de projectassistent aanwezig moet zijn. Deze vallen verspreid over de week aangezien het meerdere projecten betreft. Op maandag is aanwezigheid erg belangrijk omdat we dan ook de bijeenkomst van de ondersteuners hebben staan waar we issues bespreken maar ook even bij elkaar inchecken (toch zeker bij nieuwe/tijdelijke collegas). Thuiswerken kan dus waar mogelijk en ook vaak is dit iets wat we even met elkaar bespreken dus in overleg is alles mogelijk.