Service designer

Opdrachtomschrijving

Gemeente Hilversum heeft als doel om de opdracht "Ontwerpen baliedienstverlening voor inwoners en ondernemers” uit te zetten voor 1 aanbieder die 2 service design professionals levert voor de uitvoering van deze opdracht.

Binnen het programma Huisvesting Raadhuiscampus, dat als opdracht heeft het realiseren van een robuuste, toekomstbestendige huisvesting voor bestuur, organisatie en dienstverlening van Hilversum, is een project dat zich richt op de toekomstige baliedienstverlening aan inwoners en ondernemers over alle gemeentelijke domeinen. De eerste fase van het project dienstverlening omvat het herontwerpen van het serviceconcept van baliedienstverlening in de breedste zin van het woord dat de basis gaat vormen voor de nieuw in te richten "servicecampus".

Als aanvulling op het projectteam Dienstverlening zoeken we een aanbieder die minimaal 2 service designer professionals, 1 senior service designer en 1 junior service designer, levert als aanvulling op het projectteam. De aanbieder levert hiermee capaciteit en competenties om tot een uitgewerkt dienstverleningsconcept voor balies te komen. Onderzoek naar de wensen bij inwoners en medewerkers, analyse van relevante data en uitwerken van scenario's om tot een gedragen dienstverleningsconcept te komen, zijn onderdeel van deze opdracht.

• Je levert een aantoonbaar zelfgeschreven offerte en plan van aanpak, waarin de in te zetten specialismes en deskundigheden van het team ter inzage geverifieerd kunnen worden (let op de maximale tarieven in de uitvraag per kandidaat). Bij meerdere kandidaten moet deze apart ingeschreven te worden, maar moet het plan van aanpak en offerte wel in beiden aangeleverd worden.
• Gedurende de overeenkomst ben je aansprakelijk tijdens de hele looptijd, inclusief de verlengingen, voor de kwaliteit van de inzet van het team.
• Gedurende de opdracht deel je de kennis en ervaring gedurende de opdracht met alle belanghebbenden binnen de organisatie.
• Een maximum uurtarief van €110 exclusief btw, inclusief woon-werkverkeer en alle overige kosten.
• Jullie zijn beiden beschikbaar per 2 november 2026 voor minimaal 28 uur per week.
• Jullie hebben beiden minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als service desginer binnen een gemeente of overheidsorganistie.
• De leverancier is aantoonbaar in het bezit van een geldige Waadi registratie op het ingeschreven kvk nummer/account.
• Jullie beschikken beiden over een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau.

Wensen

• Tenminste 1 van de aangeboden professionals heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als service designer waarvan 2 jaar binnen een gemeente of overheidsorganistie (30 punten).
• Jullie stellen je beiden voor in een korte persoonlijke motivatie en waarom jullie geschikt zijn voor de opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door jullie zelf (de motivatiebrief moet zichtbaar zijn in het cv) (25 punten).
• Tenminste 1 van de aangeboden professionals heeft aantoonbare werkervaring met design opdrachten voor dienstverleningsconcepten in het publieke domein waarin ontvangst, wachten en/of baliedienstverlening een belangrijk aspect waren (benoem 2 referentie projecten in de offerte) (15 punten).
• Jullie hebben beiden aantoonbare werkervaring met het onderzoek doen naar de wensen van inwoners en medewerkers (10 punten).
• De aanbieder biedt in de opdracht een stageplaats voor een student service design en selecteert hiervoor zelf een geschikte student (De aanbieder brengt voor het beschikbaar stellen van de stageplaats geen kosten in rekening bij de opdrachtgever of administratieve partner) (20 punten).

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling en schriftelijk)
• Luisteren
• Resultaatgericht werken
• Overtuigen
• Organiseren
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden. Met ingang van 2026 is de ambtelijke samenvoeging een feit. De dienstverlening aan de inwoners wordt vanaf dat moment uitgevoerd door gemeente Hilversum. De werkzaamheden voor Wijdemeren worden in 2026 nog onder de vlag van gemeente Wijdemeren uitgevoerd, maar aangestuurd vanuit Hilversum.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op het meer stadse karakter van Hilversum.Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de offertes van de geselecteerde professionals in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) professionals die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of je (inderdaad) voldoet aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt je in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 26 oktober 2026, 15:00 uur. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk 24 uur voor de gespreksdatum bericht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan eenmalig met 4 maanden worden verlengd.

Hybride: Hybride werken is mogelijk. De opdracht wordt vervuld op werkdagen van maandag t/m vrijdag. Er is geen specifieke verdeling tussen thuis- en kantoorwerkdagen vermeld.

Overig algemeen:

Offerte-eisen

Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Er worden geen reiskosten vergoed voor woon-werkverkeer. Het geoffreerde uurtarief is inclusief deze reiskosten.
• 'Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat de professional die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.