Organisatie- programma adviseur voor de realisatie nieuwe bibliotheek Hilversum

Opdracht

In het centrum van Hilversum wordt een nieuwe bibliotheek gerealiseerd voor de inwoners van de nieuwe gemeente. In de bibliotheek worden ook een aantal culturele en maatschappelijke organisaties gehuisvest.

De bibliotheek bevindt zich nu midden in de fase van verbouwing van de nieuwe locatie, het voorbereiden van de vernieuwde exploitatie voor een brede bibliotheekfunctie met een media component en een nog verdere verbreding en samenwerking met diverse maatschappelijke en culturele partijen in de stad.

De ontwikkeling van de nieuwe locatie vindt plaats door Bibliotheek Hilversum, onder leiding van de directie en Raad van Toezicht. Hiervoor hebben zij een bouwteam geformeerd. De gemeente heeft een kaderstellende- en subsidie verlenende rol en is ook borgsteller van de benodigde financiële investering.

De realisatie van de bibliotheek met een breed profiel in een bestaand pand is een complexe verbouwing, waarbij veel ontwikkelingen tegelijkertijd spelen. Recent is gebleken dat de business-case m.b.t de investering en toekomstige exploitatie (programma en organisatie), de sturing op de bouwkundige realisatie, en het omgevingsmanagement ontoereikend is. Daarnaast is ook uitloop in budget en tijd aan de orde. Om die reden wil de gemeente twee aanvullende adviseurs aantrekken tot de oplevering van de nieuwe bibliotheek en de start van de nieuwe exploitatie, zodat de bibliotheek weer voldoende grip en regie krijgt op de genoemde onderwerpen.

De twee adviseurs hebben het volgende profiel:

• Adviseur met financieel en bouwkundig profiel
• Adviseur met organisatorisch en inhoudelijk profiel

Deze opdracht maakt onderdeel uit van een bredere ondersteuning van de realisatie van de nieuwe Bibliotheek Hilversum. Naast deze opdracht zet de gemeente een tweede adviseur in met een financieel en bouwkundig profiel. Van de adviseur wordt verwacht dat hij of zij afstemt en samenwerkt met deze adviseur om te komen tot een integraal beeld en advisering van de financiële, bouwkundige, organisatorische en inhoudelijke ontwikkelingen rondom de nieuwe bibliotheek.

Taken en verantwoordelijkheden

• Je brengt in kaart in hoeverre het door de bibliotheek ontwikkelde concept en programma van de nieuwe brede bibliotheekfunctie inclusief de media component en samen met huidige en potentiële samenwerkingspartners passend is ontwikkeld. En brengt waar nodig advies uit hoe dit in – en/of aan te vullen en rapporteert hierover aan het college.
• Je toetst financiële ramingen in de exploitatiebegroting op inhoudelijke en organisatorische haalbaarheid. En brengt waar nodig advies uit hoe dit in – en/of aan te vullen en rapporteert hierover aan het college.
• Je brengt in kaart in hoeverre de vernieuwing (inrichting en werkprocessen) van de organisatie aansluit op de straks nieuwe werkwijze als brede bibliotheek met diverse partijen onder 1 dak. En brengt waar nodig advies uit hoe dit in – en/of aan te vullen en rapporteert hierover aan het college.
• Je toetst of de geraamde inrichting en inventaris aansluit bij en bijdraagt aan het functioneren als brede bibliotheek en de verhuurfunctie en exploitatie van de bibliotheek. En brengt waar nodig advies uit hoe dit in - en/of aan te vullen en rapporteert hierover aan het college.
• Je adviseert over de afstemming en communicatie met interne en externe stakeholders zoals winkeliers, aannemer, leveranciers. Waarbij ook aandacht is voor het zorgvuldig en adequaat communiceren over de planning van de werkzaamheden en de opleverdatum naar potentiële huurders en de directe omgeving (omwonenden en ondernemers).
• Je denkt mee over de logistiek ten aanzien van de daadwerkelijke verhuizing van de huidige bibliotheek naar de nieuwe locatie en ingebruikname van ruimten door huurders.
• Je toetst het beleid en de inzet van fondsenwerving en brengt zo nodig mogelijkheden in kaart.

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal wo bachelor niveau;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als manager, directeur, programmamanager of strategisch adviseur binnen een culturele of maatschappelijke organisatie;
• Aantoonbare werkervaring met organisatieontwikkeling, organisatieverandering of een transformatietraject binnen een culturele of maatschappelijke organisatie.
• Aantoonbare werkervaring met zowel de inhoudelijke programmering als de zakelijke bedrijfsvoering van een culturele of maatschappelijke organisatie;
• Aantoonbare werkervaring met het beoordelen, ontwikkelen of actualiseren van een exploitatiebegroting, businesscase of meerjarenraming;
• Aantoonbare werkervaring met advisering aan directie, raad van toezicht, bestuur en/of college van B&W;
• Aantoonbare werkervaring met samenwerking tussen culturele en maatschappelijke organisaties;
• Uurtarief maximaal €150,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten;
• Uiterlijk beschikbaar per 16 november 2026.

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als manager, directeur, programmamanager of strategisch adviseur binnen een bibliotheek of andere culturele organisatie (20 punten)
• Aantoonbare werkervaring met een organisatie brede transformatie of vernieuwing binnen een bibliotheek, cultuurorganisatie of maatschappelijk-culturele organisatie. Benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in de offerte (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het inhoudelijk ontwikkelen of beoordelen van culturele programmering, publieksactiviteiten of maatschappelijke dienstverlening. (20 punten)
• Aantoonbare werkervaring met het beoordelen of opstellen van een businesscase, exploitatiebegroting of meerjarenraming voor een culturele of maatschappelijke organisatie. Benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in de offerte (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen of begeleiden van samenwerking tussen culturele en maatschappelijke organisaties die gezamenlijk vanuit één locatie opereren. Benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in de offerte (10 punten)
• Aantoonbare werkervaring als strategisch financieel sparringpartner voor directie en projectleiding (10 punten)

Competenties

• Analyserend
• Bestuurlijke sensitiviteit
• Omgevingsgericht
• Daadkrachtig en duidelijkheid gevend
• Overtuigen en besluitvaardig

Samen sterker!

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op het meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

Rolverdeling Adviseur Financieel en Bouwkundig & Adviseur Organisatie en Programma in relatie tot governance bibliotheek

• De adviseur adviseert en rapporteert elke twee weken of vaker formeel aan het college via de wethouder Cultuur als portefeuillehouder en de aangewezen ambtelijke contactpersonen.
• De adviseur adviseert de directie en Raad van Toezicht van de bibliotheek en ondersteunt hen in het maken van keuzes. Waar relevant vindt dit plaats in samenhang met de advisering door de andere voor deze opdracht ingezette adviseur.
• De bouwbegeleiding, budgetbewaking, risicobeheersing, algehele sturing op het bouwproces en het omgevingsmanagement blijft belegd bij het bouwteam o.l.v. directie en onder eindverantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht van de bibliotheek.
• De (toekomstige) exploitatie en programmering blijft belegd bij de directie en onder eindverantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht van de bibliotheek.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de Alle CV's offertes van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 2: Selectiegesprek

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever.

De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 3, woensdag 4 en dinsdag 10 november 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk 24 uur voor de gespreksdatum bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 3 maanden verlengd worden.

Hybride: Hybride werken is mogelijk. De opdracht wordt vervuld op werkdagen van maandag tot en met vrijdag.

Overig algemeen:

Offerte-eisen

Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 14. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. Het geoffreerde uurtarief is inclusief de reiskosten woon-werkverkeer. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN'.
• 'Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat de professional die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.