Procesondersteuner

Hoe ziet je dag eruit?

Je bent de steunpilaar voor de WMO- en Jeugdregisseurs als het gaat om het organiseren en ondersteunen van diverse overleggen, waarin de regisseur de regie heeft. Je zorgt voor een zorgvuldige en tijdige planning, verslaglegging en afhandeling van overleggen tussen de gemeente en andere betrokken partijen. Dit zijn altijd casussen met complexe zorgvragen. De overleggen zijn bedoeld om de zorg en ondersteuning zo gericht mogelijk in te zetten of naar een oplossing te zoeken wanneer deze vastloopt. Naast het bieden van ondersteuning bij de multidisciplinaire overleggen en instellings overleggen, ondersteun je bij periodieke overleggen en afstemmings overleggen naar aanleiding van Tijdelijke Huisverboden.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Wie ben jij?

Samen met je collega's beheer en bewaak je de gezamenlijke mail en agenda van procesmanagement. Jij kan hierin prioriteiten stellen en makkelijk schakelen. Als procesondersteuner speel je een cruciale rol in het vastleggen van informatie bij overleggen waarin vaak gevoelige, zware en complexe problematiek wordt besproken. Het verzorgen van de verslaglegging draagt een bepaalde emotionele belasting met zich mee waarbij je continu in staat moet zijn om de essentie van het gesprek te filteren uit verbale en non-verbale communicatie. De verslaglegging die je verzorgt vraagt om precisie, overzicht en inzicht. Het is aan jou om alle informatie zo te filteren dat je de kern van het verhaal op een neutrale wijze weergeeft.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in secretariële of administratieve richting;
• Aantoonbare werkervaring met professioneel notuleren en het omzetten van notulen naar een professioneel verslag, benoem dit duidelijk in het cv;
• Uiterlijk beschikbaar zo snel als mogelijk voor gemiddeld 24 tot 28 uur per week.

Wensen

• Aantoonbare secretariële of administratieve werkervaring bij een overheidsinstelling of een zorgaanbieder (35 punten);
• Aantoonbare werkervaring met Outlook, Word en Office/Excel, benoem dit duidelijk in het cv (35 punten);
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met professioneel notuleren en het omzetten van notulen naar een professioneel verslag, benoem dit duidelijk in het cv (30 punten).

Competenties

• Accuraat;
• Organiserend vermogen;
• Luistervaardigheid;
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.

Gemeente Hengelo

Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven.

Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners.

Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.

Team

De rol van procesondersteuner valt binnen team Bijzonder Onderzoek, Support en Toetsers. Wij zijn opzoek naar een professional ter vervanging van een zieke medewerker.

Een deskundig en betrokken team van 20 medewerkers dat bestaat uit de volgende clusters:

• Bijzonder Onderzoek: onderzoekt fraude en misbruik van sociale voorzieningen en adviseert richting collega's en de organisatie.
• Support: biedt administratieve ondersteuning voor de processen binnen de afdeling Ondersteuning en Zorg.
• Toetsers: toetsen rapportages binnen WMO en Jeugd & Gezin en zijn medeverantwoordelijk voor het afwikkelen van beschikkingen.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel als mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Overige informatie

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
• BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 6. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Bespreekbaar