Contractmanager Migratie & Opvang

De gemeentelijke opvanglocatie in Hengelo biedt opvang aan zowel Oekraïense ontheemden als asielzoekers. De locatie is uniek, mede vanwege de gecombineerde opvangvorm, het eigen gemeentelijk beheer en de werkwijze om bewoners vanaf dag één te laten integreren middels een intensief programma. Op dit moment wordt de locatie verbouwd en uitgebreid, waardoor het aantal bewoners fors toeneemt (van 475 nu tot 855 medio 2027).

De samenwerking met leveranciers is cruciaal voor de opvanglocatie: het raakt direct aan de leefomstandigheden van bewoners, heeft impact op de dienstverlening van de gemeente en het vertrouwen van omwonenden. De contracten raken diverse werkgebieden, zoals facilitair, vastgoed en zorg. Regelmatig is in contractmanagement samenwerking met andere contractmanagers aan de orde, bijvoorbeeld op domeinen als IT en leerlingenvervoer.

De contracten zijn dynamisch en staan onder invloed van nieuwe regelgeving en maatschappelijke ontwikkelingen.

Jij bent als contractmanager verantwoordelijk voor een stabiel en betrouwbaar contractmanagement voor het team Migratie & Opvang respectievelijk de gemeentelijke opvanglocatie. Jij zorgt ervoor dat iedere betrokkene zijn of haar rol kent en er grip is op de diverse contracten.

Werkzaamheden:

• Je actualiseert het overzicht van lopende contracten en afspraken (ook mondelinge en impliciete), specifiek voor het team Migratie & Opvang respectievelijk de gemeentelijke opvanglocatie (hierna: M&O);
• Vastlegging van deze contracten in ISPnext, zodat actuele en betrouwbare stuurinformatie beschikbaar komt;
• Jij adviseert aan de contracteigenaar welke behoeften en randvoorwaarden er binnen deze contracten spelen en nodig zijn (bijvoorbeeld op het gebied van dienstverlening, veiligheid, logistiek);
• Je voert het contractmanagement uit op lopende, nieuwe en toekomstige contracten;
• Je concentreert je bij aanvang van de opdracht op het aangaan, verlengen dan wel beëindigen van de contracten voor oa inventaris (meest urgent), catering, koffie en schoonmaak;
• Inventariseren en analyseren van alle contracten en afspraken;
• Vastleggen en structureren van contractinformatie in ISPnext;
• Strategische keuzes, prioriteiten en verbeteringen afstemmen met de contracteigenaar;
• Verbeter- en wijzigingstrajecten initiëren en begeleiden, ook in crisissituaties of bij veranderende regelgeving;
• Onderhouden van relaties met leveranciers en interne stakeholders;
• Contractdoelen vertalen naar concrete afspraken en kaders op de werkvloer;
• Proactief signaleren en managen van risico's (financieel, juridisch, politiek en operationeel);
• De lead nemen respectievelijk input leveren bij nieuwe aanbestedingen en/of verlengingen van contracten;
• Opstellen van werkafspraken en een overdrachtsdocument.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met contractmanagement in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Aantoonbare werkervaring met inkoopprocessen.

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding CATS CM Practitioner; (30 punten)
• Aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke organisatie; (35 punten)
• Aantoonbare werkervaring met ISPnext of vergelijkbare systemen, benoem dit duidelijk in het cv. (35 punten)

Competenties

• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit;
• Analytisch sterk en een scherp oog voor risico's en kansen;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Daadkrachtig, stressbestendig en goed in prioriteiten stellen;
• Samenwerkingsgericht en in staat om interne en externe belangen te verbinden.

Gemeente Hengelo

Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven.

Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners.

Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.

Interne samenwerking

Daarbij werk jij ten minste samen met de volgende rollen:

• Met de contracteigenaar: jij geeft vorm aan het sparren op strategisch niveau. Jij neemt de regie om de door contracteigenaar uitgezette koers te vertalen naar de uitvoering;
• Met realisatie- en verificatiemanagers (RVM-ers): jij coördineert en geeft de samenwerking op de werkvloer vorm. De RVM-er toetst de uitvoering en signaleert eventuele issues, levert feitelijke input en ondersteunt verbeteringen. Jij zorgt voor sturing en het totaaloverzicht;
• Met uitvoerende teams en andere interne stakeholders: jij bent de verbindende schakel.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen hierover zo snel als mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend.

Hybride: Minimaal 3 werkdagen op locatie. Hybride werken is mogelijk in overleg.

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.