Projectleider business proces implementatie HRM/Payroll

Bij de gemeente Heerenveen is begin 2025 het project e-HRM gestart voor het vervangen van het huidig HRM systeem door het HRM/Payroll systeem van AFAS. De eerste verloning met dit nieuwe systeem moet in januari 2026 plaatsvinden. 

De impact van de veranderingen van de HRM/Payroll processen is voor alle leidinggevende, medewerkers en in het bijzonder het team HRM groot. Voor het creëren van draagvlak en zorgen voor de adoptie van de nieuwe werkwijze is stakeholdermanagement belangrijk. 

Een tijdige en gerichte communicatie naar alle betrokkenen is voor de acceptatie van de veranderingen van essentieel belang. Binnen het kader van overkoepelend project wordt daarom een deelproject gestart die met name deze taak heeft. Voor dit deelproject (bedrijfsproces implementatie) wordt een ervaren projectleider gezocht. 

Deze projectleider moet het communicatieplan (matrix) kunnen leveren en uitvoeren waarin het Wat, het Wanneer, naar Wie en Hoe gecommuniceerd moet worden. Dit in nauw overleg met een communicatieadviseur van de gemeente Heerenveen. 

Deze projectleider moet inhoudelijk de veranderingen en eventueel de gevolgen daarvan aan alle betrokkenen kunnen uitleggen en ondersteund daarbij de nieuwe teammanager van het team HR&O. Een gedegen kennis van HRM/Payroll processen is daarom een must.

Tevens zal deze projectleider alle aspecten van de functionele inrichting op zich nemen. Van begeleiding van projectgroep tijdens inrichting tot coördinatie van alle testen en dit in goede samenwerking met de leverancier. De projectleider zal ook ondersteuning bieden in de overgangsperiode. Zoals schaduwdraaien en goede instructies voor leidinggevende en gebruikers.

Vanaf februari 2026 volgt een nazorg periode van 3 maanden en een tweede projectfase. In deze tweede projectfase zal deze projectleider samen met AFAS een inrichtingsanalyse leveren voor een aantal processen die in de eerste fase zijn blijven liggen. Ook zal tijdens deze tweede projectfase een optimalisatieplan geleverd moeten worden voor de gewenste ambities en verbetering van de HRM/Payroll processen door middel van de mogelijkheden van het AFAS HRM/Payroll systeem.

Verantwoordelijkheden

• Het leveren en uitvoering van het communicatieplan.

• Uitvoering van de resteren de functionele inrichting en testen.

• Uitvoeren van de gebruikerstesten.

• Het leveren en uitvoeren van het draaiboek schaduwdraaien.

• Het leveren van procesanalyses HRM/Payroll.

• Het leveren van een optimalisatieplan.

• Advies aan teammanager HRM of (on)mogelijkheden AFAS HRM/Payroll.

Resultaten

• U voegt een cv van maximaal 3 pagina's A4 toe;

• Minimaal 5 jaar ervaring als projectleider;

• Minimaal 5 jaar ervaring in met verander- en testmanagement met AFAS HRM/Payroll;

• Minimaal 5 jaar ervaring met procesanalyse en -optimalisatie met AFAS HRM/Payroll;

• Ruime ervaring binnen een organisatie van 500+ medewerkers.

Beste prijs-kwaliteitsverhouding
Gewicht van kwaliteit: 70 %
Gewicht van prijs: 30 %

Wensen

• Ervaring binnen de overheid;
  Gewicht: 50 %

• Ruime ervaring met het recruitmentproces (in kader van fase 2).
  Gewicht: 50 %

Competenties

• Leidinggevende kwaliteiten

• Advies en communicatief vaardig

• Zelfstandig

• Strategisch inzicht

• Standvastig

Bij de gemeente Heerenveen is begin 2025 het project e-HRM gestart voor het vervangen van het huidig HRM systeem door het HRM/Payroll systeem van AFAS. De eerste verloning met dit nieuwe systeem moet in januari 2026 plaatsvinden. De impact van de veranderingen van de HRM/Payroll processen is voor alle leidinggevende, medewerkers en in het bijzonder het team HRM groot. Voor het creeren van draagvlak en zorgen voor de adoptie van de nieuwe werkwijze is stakeholdermanagement belangrijk. Een tijdige en gerichte communicatie naar alle betrokkenen is voor de acceptatie van de veranderingen van essentieel belang. Binnen het kader van overkoepelend project wordt daarom een deelproject gestart die met name deze taak heeft. Voor dit deelproject (bedrijfsproces implementatie) wordt een ervaren projectleider gezocht.

Planning
De gesprekken vinden plaats op 22 september. Wij vragen je hier rekening mee te houden.

Interview
Als Inschrijver in de top 2 is geëindigd, ontvangt inschrijver een uitnodiging voor het interview. Tijdens het interview wordt een verificatie gedaan op basis van de aangeboden offerte. Als de verificatie positief is wordt de kandidaat beoordeeld op basis van criteria. De criteria zijn hieronder te raadplegen ter voorbereiding op het interview. Bij de terugkoppeling op de offertes (gunningsbeslissing) worden de resultaten bekendgemaakt in deze applicatie.

Optie tot verlenging
1 jaar

Uurtarief
Minimaal: € 120,00
Maximaal: € 135,00

CV-eisen
Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 5 pagina's A4. De externe partij behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV en/of referentie voorkomen. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.

Beschikbaarheid
De kandidaat is inzetbaar vanaf 3 oktober 2025 tot en met 31 maart 2026 voor 32 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 1 jaar. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.