Programma Managementassistent

Voor de Gemeente Eindhoven zijn wij op zoek naar een Programma Management Assistent.

Wat kom je waarmaken?

Secretariële werkzaamheden:

• Je beheert agenda's en maakt/verzet afspraken (met gevoel voor organisatie, functies en rollen waardoor goede prioriteitsstelling wordt gemaakt);
• Afhandeling van vragen, verzoeken en gesprekken;
• Je organiseert bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen. Meestal intern en soms extern (bijvoorbeeld bijeenkomsten met inwoners, ondernemers);
• Je bereidt met de programmamanager/projectleider overleggen voor (agenda, verzamelen stukken) en notuleert indien nodig;
• Je bewaakt follow-up en voortgang van afspraken.

Administratieve werkzaamheden:

• Je organiseert de Teams-omgeving van het programma en de projecten. Brengt daar structuur in aan en weet de faciliteiten van Teams goed te benutten en collega's daarin te ondersteunen;
• Je beheert de mailbox: checkt de binnenkomende mail, zet deze door naar collega's en beantwoordt zelf de routinematige mails, neemt vervolgacties en archiveert;
• Je ondersteunt bij archivering van stukken, mails etc;
• Je doet voorstellen ter verbetering van de administratieve processen.

Overig:

• Je houdt planningen bij en bewaakt de voortgang;
• Je levert een inhoudelijke bijdrage aan projecten en evenementen, bewaakt en rapporteert over de voortgang van werkzaamheden bij projecten en evenementen. Maakt overzichten en planningen onder regie van de projectleiders of programma manager.

• Mbo werk- en denkniveau bij voorkeur in secretariële of administratieve richting;
• Enkele jaren ervaring als Programma-assistent of -ondersteuner of als projectondersteuner;
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als in geschrift;
• Goede kennis MS-Officepakket.

Competenties

• Organisatiesensitiviteit, nauwkeurig en een proactieve werkhouding.

Voor de Gemeente Eindhoven zijn wij op zoek naar een Programma Management Assistent.

Optie tot verlenging: Nee

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

• Graag het cv in het NL aanleveren.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. Deze inzet valt in schaal 8 - begin van de Gemeenten cao.
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat je over de gevraagde competenties beschikt.
• Het is niet toegestaan om een professional in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).
• Als je mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Je mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
• Je beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de professional.