Bestuurssecretaresse

Vanwege een vacature en ziekte zoeken we per direct een tijdelijke, ervaren (bestuurs)secretaresse om het team bestuurs- en directiesecretariaat voor in eerste instantie 3 maanden te versterken.

Je verricht secretariële werkzaamheden voor het college en de directie. Je ontvangt gasten, beheert de  agenda van één van de wethouders. En ondersteunt de directiesecretaresses bij hun werk voor de directie en organisatie. Je bent allround inzetbaar en kan snel schakelen tussen werkzaamheden zoals agendabeheer, notuleren, afhandelen van facturen en regelwerkzaamheden. 

Je vindt het heerlijk om de spil te zijn tussen college, directie en de ambtelijke organisatie. Je sluist efficiënt informatie door naar de juiste personen en bewaakt termijnen en planningen. Binnenkomende vragen kun je snel filteren en in de juiste route brengen of wegzetten.

Je hebt veelvuldig contact met collega’s, inwoners en organisaties en weet daarbij steeds de juiste toon te vinden. Inlevingsvermogen en gevoel voor politieke verhoudingen zijn  daarbij van groot belang.
Met jouw praktische instelling, een gezonde dosis relativeringsvermogen en flexibiliteit zorg jij samen met twee collega’s dat het bestuurssecretariaat uitstekend functioneert. Uitdagingen ga jij daarbij niet uit de weg.

• Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie als (bestuurs)secretaresse;
  25p

• MBO+ opleiding secretaresse / office management;
  20p

• Goede digitale vaardigheden:
  20p

  • Ervaring met o.a. Microsoft 365;

  • Key2Financiën;

  • iBabs;

  • Djuma;

Wensen

• Tijdens een verificatiegesprek worden getoetst op:

  Voornoemde criteria, de competenties en advies- en communicatievaardigheden worden getoetst in een met de kandidaat te voeren gesprek;
  20p

• Prijsscore ( laagste tarief / aangeboden tarief ) * maximale prijsscore
  100p

Competenties

15p

• Een proactieve, zelfstandige en nauwkeurige werkhouding;

• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en discretie;

• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden;

• Een empathische en sociale houding met oog voor het teamgevoel.

Jouw Team

Je voert je werkzaamheden uit binnen Team Advies. Dit team bestaat uit in totaal 21 professionals vanuit verschillende clusters, te weten communicatie, bestuursondersteuning, P&O, privacy, participatie, inkoop, bestuurs- en directiesecretariaat en bedrijfsvoering. Je krijgt leuke collegas in een gemotiveerd en ambitieus team, waar veel ruimte is om te leren en te ontwikkelen. Je werkt nauw samen met twee bestuurssecretaresses en twee directiesecretaresses in het cluster secretariaat. Je deelt in het cluster niet alleen je professie met elkaar, maar bent er ook om elkaar te ondersteunen en te vervangen.

Optie tot verlenging
Mogelijkheid tot verlenging van maximaal nog 3 maanden.

Werkdagen
De wens is om aanwezig te zijn op maandag, woensdag en donderdag.