Bestuursassistent

Als bestuursassistent werk je nauw samen met een wethouder van de gemeente Arnhem. Dit doe je in een enthousiast team van collega's op de afdeling bestuursondersteuning. In deze rol ben jij van grote waarde voor onze organisatie. Je werkt op het snijvlak van bestuur, burger en organisatie in een boeiende omgeving met een groot afbreukrisico.

Als bestuursassistent ondersteun jij één van de wethouders. Waarmee? Met alles! Dat maakt het werk uitdagend en afwisselend. De ondersteuning gaat verder dan de traditionele taken als agendabeheer, post, mailverkeer en telefoon. Je bent steun en toeverlaat van de wethouder en bent de spin in het web voor allerlei (facilitaire) zaken. Je hebt veel contact met collega's uit de organisatie en van de griffie. Daarnaast ben je 1e aanspreekpunt voor externe partijen. Je weet wat er speelt, zowel in de organisatie als in de stad zodat je de juiste informatie voorhanden hebt en betrokken bent bij de onderwerpen die spelen. In deze functie handel je zoveel mogelijk zelfstandig zaken af. Dat betekent dat je een goede inschatting kunt maken van prioriteiten, weet wanneer je vragen in de organisatie uit moet zetten en onder alle omstandigheden het overzicht houdt.

Jij kan snel schakelen en werkt gestructureerd. Je kunt een breed scala aan werkzaamheden overzien, prioriteiten stellen en gaat voor een goed werkresultaat. Werkdagen verlopen niet vaak zoals je vooraf had gepland, daarmee wordt er een beroep gedaan op jouw flexibiliteit en collegialiteit. Je weet om te gaan met tegengestelde belangen. Deze rol kun je het beste uitvoeren met affiniteit met een politiek-bestuurlijke werkomgeving. Bovenal ben jij discreet en staat integriteit bij jou hoog in het vaandel.

Daarnaast vragen wij:

• MBO of HBO werk- en denkniveau;

• Bij voorkeur met een afgeronde opleiding of vakgerichte cursussen zoals officemanager of managementassistent;

• Aantoonbare relevante werkervaring. Bijvoorbeeld als bestuurssecretaris, managementassistent of personal assistant;

• Jouw aanwezigheid op het Stadhuis. Omdat we dichtbij de wethouders staan, is er altijd bezetting op het secretariaat;

• Werkervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving.

• De aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP'er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV.
• De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van een erkend, afgerond en volledig diploma op minimaal MBO-niveau.
• De kandidaat werkt op het Stadhuis. Omdat we dichtbij de wethouders staan, is er altijd bezetting op het secretariaat.
• De kandidaat heeft aantoonbaar werkervaring opgedaan als bestuursassistent, bestuurssecretaris, managementassistent of personal assistant in een politiek/bestuurlijke omgeving.

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbaar meer dan 2 jaar werkervaring opgedaan als bestuursassistent, bestuurssecretaris, managementassistent of personal assistant in een politiek/bestuurlijke omgeving. (20 punten)
• De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van een afgeronde opleiding of vakgerichte cursussen zoals officemanager of managementassistent. (15 punten)
• De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van een erkend, afgerond en volledig diploma op minimaal HBO-niveau. (10 punten)
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen de gemeentelijke overheid. (10 punten)

Competenties

• Accuratesse: Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten.
• Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
• Integriteit: Geeft invulling aan het werk, op een manier die in overeenstemming is met maatschappelijke waarden en normen, die relevant zijn voor de politie.
• Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
• Luisteren: Verzamelt belangrijke informatie uit mondelinge mededelingen. Geeft aandacht en ruimte aan gesprekspartners. Vraagt door en gaat in op reacties.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Anticipeert op en onderkent de relevantie van gebeurtenissen in de politiekbestuurlijke context die van invloed zijn op de positionering van de gemeente.

Klant: Gemeente Arnhem
Afdeling: Bestuursondersteuning en Communicatie
Werklocatie: Gemeente Arnhem Stadhuis

Het bestuurssecretariaat is onderdeel van de afdeling bestuursondersteuning en communicatie. Een enthousiaste en betrokken groep van 6 collega's verzorgt hier de dagelijkse ondersteuning van de wethouders.

Tijdens een verificatiegesprek wordt er getoetst op een aantal competenties.

Optie tot verlenging: Ja, max 9 maanden

Hybride: De kandidaat werkt op het Stadhuis. Omdat we dichtbij de wethouders staan, is er altijd bezetting op het secretariaat.

Aantal professionals of FTE: 1