Externe Adviseur Digitale Transformatie en Archiefverwerking Sociaal Domein

Jouw werk

De gemeente Altena werkt binnen het Sociaal Domein aan twee samenhangende trajecten:

1. de digitale transformatie van werkprocessen,
2. en de verwerking van fysieke archieven.

Als Externe Adviseur Digitale Transformatie en Archiefverwerking draag jij zelfstandig bij aan de realisatie van een toekomstbestendige, volledig digitale informatievoorziening binnen het Sociaal Domein. De opdracht bestaat uit drie fasen die elk een bijdrage leveren aan dit gezamenlijke doel. Je werkt samen met interne projectleiders, maar voert je werkzaamheden zelfstandig uit, op basis van resultaatverantwoordelijkheid en zonder gezagsverhouding of organisatorische inbedding.

Fase 1 – Startfase (oktober – december 2025)

Doel: een solide basis leggen voor de uitvoering van beide trajecten.

Werkzaamheden en resultaten:

• Verdieping in projectplannen en afstemming met interne projectleiders.
• Opstellen van werkplanning, communicatieplan en monitoringstructuur.
• Eerste sprintresultaten binnen het deelproject Jeugdwet. Resultaat: een duidelijke projectstructuur, afgestemde werkwijze en eerste uitvoeringsstappen richting digitalisering.

Fase 2 – Middenfase (januari – december 2026)

Doel: uitvoeren van deelprojecten en realiseren van digitale werkprocessen.

Werkzaamheden en resultaten:

• Coördineren van deelprojecten per wet (Jeugdwet, Participatiewet, WMO).
• Adviseren over selectie, metadatering en digitalisering van dossiers.
• Begeleiden van medewerkers en leveranciers bij invoer van digitale werkwijzen.
• Tijdelijke vervanging van interne projectleiding (jan–juli 2026) binnen vastgestelde kaders, voor uitvoering van uitvoeringsplannen Jeugdwet en Participatiewet.
• Monitoren van voortgang, risico's en adoptie. Resultaat: geïmplementeerde digitale werkwijzen en aantoonbaar gedigitaliseerde dossiers.

Fase 3 – Afrondingsfase (januari – maart 2027)

Doel: afronding, evaluatie en borging van de resultaten.

Werkzaamheden en resultaten:

• Evalueren van projectresultaten en formuleren van verbetervoorstellen.
• Opstellen van eindrapportage.
• Adviseren over structurele borging en overdracht naar de lijnorganisatie. Resultaat: duurzame verankering van digitale informatievoorziening in de organisatie.

Eindresultaat van jouw opdracht

• Volledig digitale werkprocessen binnen het Sociaal Domein.
• Juridisch geborgde vervanging en verwerking van fysieke archieven.
• Aantoonbaar opgeschoonde en gedigitaliseerde dossiers.
• Medewerkers die blijvend volgens de nieuwe digitale werkwijze werken.

• Kandidaat kan een Verklaring Omtrent Gedrag overleggen. Deze mag niet ouder zijn dan 3 maanden.
• Kandidaat is beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag wordt aangegeven.
• Kandidaat is in staat op de startdatum, zoals in de aanvraag wordt aangegeven, te starten met de opdracht.
• Kandidaat stemt ermee in om de door Gemeente Altena in bruikleen gestelde laptop te gebruiken voor het uitvoeren van de werkzaamheden.
• Kandidaat beschikt over een eigen telefoon.
• Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat heeft recente ervaring met archiefwerking, inclusief selectie, metadatering en digitalisering van dossiers in het kader van de Archiefwet. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties.
• Het uurtarief van de kandidaat is niet hoger dan het maximum tarief.
• Kandidaat heeft ervaring met werken binnen de publieke sector organisatie. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat heeft kennis van Archiefwet 1995. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat heeft kennis van AVG. Dit moet blijken uit het CV.
• Kandidaat heeft kennis van Woo. Dit moet blijken uit het CV.

Wensen

• Kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar relevante ervaring opgedaan als adviseur of projectleider digitale transformatie of archiefwerking binnen een gemeentelijke of vergelijkbare (publieke) organisatie (max 5 punten).
• Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar één of meer succesvolle trajecten afgerond op het gebied van digitale transformatie of archiefwerking binnen een gemeentelijke organisatie (max 7 punten).
• Kandidaat heeft recente ervaring met veranderprocessen, adoptie en implementatie van nieuwe werkwijzen. Dit moet blijken uit het CV (max 2 punten).
• Kandidaat heeft ervaring met projectmatig werken (Lean, Agile, ADKAR of vergelijkbaar). Dit moet blijken uit het CV (max 2 punten).

Competenties

• Minimaal 5 jaar ervaring met digitale transformatie en/of archiefverwerking binnen de publieke sector.
• Aantoonbare ervaring met verandermanagement en adoptieprocessen.
• Sterke communicatieve en verbindende vaardigheden.
• Zelfstandig opererend adviseur met eigen werkwijze, planning en middelen.
• Kandidaat past binnen de samenwerkingsstijl van het Sociaal Domein en kan tegelijkertijd zelfstandig opereren. Dit moet blijken uit het gesprek.
• Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren. Dit moet blijken uit het gesprek.
• Kandidaat beschikt over verbindende vaardigheden. Dit moet blijken uit het gesprek.
• Kandidaat beschikt over sensitiviteit voor bestuurlijke verhoudingen en belangenafweging binnen een gemeentelijke context. Dit moet blijken uit het gesprek.

Klant: Gemeente Altena
Afdeling: Informatie
Werklocatie: Gemeentehuis

Op basis van het volgende profiel dient de VOG aangevraagd te worden:
-Algemeen screeningsprofiel
-Risicogebieden : 1,4,
-Functieaspecten : 11,12,41