Deelprojectleider en expert Source to Pay

Ben jij een ervaren inkoopconsultant met een scherp oog voor procesontwerp en een passie voor inkooppakketstrategieën? Wil jij bijdragen aan een toekomstbestendige bedrijfsvoering binnen het onderwijs? Dan is deze opdracht wat voor jou!

Binnen Fontys Hogeschool loopt een ambitieus, concernbreed programma gericht op de harmonisatie van bedrijfsprocessen (HARP). Eén van de sleuteltrajecten hierin is het Source to Pay-proces. Om dit proces naar een hoger niveau te tillen, zoeken we een externe consultant die niet alleen inhoudelijke expertise meebrengt, maar ook energie krijgt van het leiden van deelprojecten en het realiseren van concrete verbeteringen.

De Fontys spendanalyse is een belangrijke tool om de uitgaven van Fontys te monitoren. De komende periode willen we deze analyse uitbreiden en verrijken om actiever de bedrijfsvoering van dienst te zijn. Een nauw verbonden deliverable is het komen tot inkooppakketstrategieën in plaats van ad hoc inkopen. We hebben hier al grote stappen in genomen, maar hier valt nog veel in te optimaliseren, niet in het minste voor de tailspend.

De opdracht omschrijving

Als externe inkoopconsultant speel je een centrale rol in het Source to Pay-project, met een focus op de overgang tussen Source to Contract (S2C) en Purchase to Pay (P2P).

Je neemt de leiding over twee cruciale deelprojecten:

1. Beleid & Kaders:
   Je zorgt voor de totstandkoming van het operationeel inkoopbeleid, als praktische vertaling van het Fontysbrede strategisch inkoopbeleid en afgestemd op de ontwikkelingen binnen het programma HARP. In dit proces heb je onder andere aandacht voor de inrichting van het proces bestellen en enkelvoudig onderhands inkopen, rekening houdend met de diversiteit aan inkopen verdeeld over de verschillende centrale diensten en instituten.

   De inkooppakketstrategieën spelen hierbij een belangrijke rol. Daarnaast bouw je voort op voorlopig vastgestelde rollen binnen de Source to Pay keten (inkopers, contractbeheerder, contractadviseur, prestatiemanager, bestellers, medewerkers financiële administratie).

   Wat hierin erg belangrijk is, is de connectie en waar mogelijk optimalisatie tussen de verschillende deelprocessen tactische inkoop, contractbeheer, contractmanagement, bestellen/operationele inkoop en de financiële administratie.

2. Inkooppakketstrategie & spend:
   Je ontwikkelt inkooppakketstrategieën die de optimale balans vindt tussen kwaliteit, prijs en administratieve lasten. Hierbij richt je je met name op de tailspend, maar identificeert ook kansen op al bestaande contracten en/of strategieën. Je helpt bij het verder ontwikkelen van de (werkwijze om te komen tot de) spendanalyse en het integreren van data uit systemen zoals 2Agree en Unit4ERP, zodat we waardevolle managementinformatie kunnen genereren en de spendanalyse naar een hoger niveau kunnen tillen.

Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan het deelproject Procesontwerp.
Hierin wordt het opgestelde operationeel inkoopbeleid doorvertaald naar procesflows en IT-infrastructuur. Het aanvraag-tot-bestelstuk is nog op te zetten en binnen scope voor dit project.

Werkzaamheden
Inhoudelijke bijdrage ontwikkeling en optimalisatie aan het source 2 pay proces, meer specifiek op bovenstaande punten.

• Een flinke dosis ervaring met het opstellen van beleidsdocumenten op het gebied van (operationele) inkoop en doorvertaling naar inkoop- en bestelorganisatie.

• Sterk in stakeholdermanagement en het meenemen van interne en externe partijen.

Wensen

• Ervaring met aanbestedende diensten is een pré.

Competenties

• Analytisch vermogen ten aanzien van spendanalyse en -data.

• Communicatief vaardig en omgevingssensitief.

• Vermogen om strategisch te denken en de impact van keuzes te overzien.

• In staat om te schakelen tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Je werkt nauw samen met de manager Inkoop & Contractmanagement binnen de dienst Control, Financiën & Inkoop/Contractmanagement. Daarnaast stem je functioneel af met de projectleider Source to Pay en de manager van de Financiële Administratie. Binnen Fontys vind je een professionele omgeving waar samenwerking, innovatie en maatschappelijke impact centraal staan.

Planning

De gesprekken zullen plaatsvinden in de laatste week van oktober. De gesprekken zullen fysiek plaatsvinden op onze locatie op de Vestdijk 51 in Eindhoven.

Beoordeling

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen met de hoogst scorende inschrijvers wordt een gesprek ingepland. Het gesprek geeft de doorslag.

Periode
November 2025 voor een periode van een half jaar tot mei 2026 met optie tot maandelijkse verlenging tot maximaal 18 maanden.

Tarief
Het maximaal all-in uurtarief is €140 excl. btw maar inclusief alle bijkomende kosten.

Standplaats
Hybride met indien nodig en in afstemming bezoek aan de locatie Eindhoven. De opdracht betreft een inspanningsverplichting.

(niet) Gunnen

Fontys heeft het recht de Offerteaanvraag niet te gunnen en de Offerteaanvraag (tussentijds) in te trekken. Tevens wordt elke vorm van schadevergoeding uitgesloten.

Fontys behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Aanvullend

• Bij voorlopige gunning van de opdracht wordt door de opdrachtgever de WAADI-registratie gecontroleerd.

• Inschrijver bevestigd bij voorlopige gunning een GVA te kunnen overleggen niet ouder dan twee jaar gerekend vanaf de sluitingsdatum van de Inschrijving.

• Inschrijver bevestigd bij voorlopige gunning een verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen (niet ouder dan 6 maanden) of een verklaring betalingsgedrag inlenersaansprakelijkheid (niet ouder dan 3 maanden) te kunnen overleggen.

• Inschrijver bevestigd bij de voorlopige gunning een kopie verzekeringsbewijs te kunnen overleggen met daarin opgenomen het bedrag waarvoor hij verzekerd is. (minimaal €500.000,- per schade veroorzakende gebeurtenis en minimaal €1.000.000,- per jaar).