Projectleider Workforce planning

Tegen deze achtergrond zoekt ZonMw een projectleider workforce planning die workforce management opzet en dit in nauwe samenwerking met HR, Business Control en management borgt in de organisatie. Als projectleider workforce planning ben je verantwoordelijk voor het organisatiebreed opzetten van de afstemming tussen beschikbare capaciteit en toekomstige behoefte, zowel op strategisch als tactisch niveau. Je richt je daarbij op het ontwikkelen en realiseren van een samenhangende aanpak die inspeelt op veranderende omstandigheden, waaronder scenario's van groei en krimp.

De opdracht omvat het (door)ontwikkelen en implementeren van een integrale werkwijze waarmee inzet van mensen, middelen en prioriteiten doelmatig en effectief wordt afgestemd. Daarbij zorg je o.a. ook voor het opzetten en borgen van adequate stuurinformatie en bijbehorende stuurmechanismen, zodat besluitvorming tijdig, onderbouwd en transparant kan plaatsvinden. Je creëert helderheid in doelen, voortgang en resultaten, en faciliteert actieve sturing op basis van relevante data en inzichten.

Binnen deze opdracht is sprake van een dynamische context waarin tijdige besluitvorming en uitvoering essentieel zijn. Maatregelen kunnen gevolgen hebben voor de organisatie en haar medewerkers, waardoor zorgvuldigheid, transparantie en betrokkenheid belangrijke randvoorwaarden zijn. Tegelijkertijd blijft het waarborgen van continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening centraal staan.

We zoeken een ervaren projectleider met een sterke achtergrond in verander- en organisatievraagstukken en een visie heeft op workforce management gebaseerd op ervaring en de laatste inzichten op dit terrein. Je bent in staat om complexe belangen bijeen te brengen, helder te communiceren en met een pragmatische en resultaatgerichte aanpak te sturen op realisatie van gedragen en effectieve oplossingen.

Opdracht

De projectleider is verantwoordelijk voor het organisatiebreed versterken van de sturing op capaciteit en personele inzet, zowel op strategisch als tactisch niveau. De opdracht richt zich primair op het ontwerpen, implementeren en borgen van effectieve sturingsmechanismen, waarmee de organisatie beter in staat is om in te spelen op veranderende omstandigheden, waaronder scenario's van groei en krimp.

Als projectleider coördineer je het ontwikkelen en realiseren van een integrale aanpak voor capaciteitssturing. Je brengt samenhang aan tussen processen, rollen, stuurinformatie en besluitvorming en zorgt dat deze daadwerkelijk worden toegepast in de praktijk.

Je creëert inzicht in de huidige en toekomstige capaciteitsbehoefte en vertaalt dit naar heldere kaders en handelingsperspectief voor management en organisatie. Daarbij leg je verbinding tussen verschillende disciplines en zorg je voor transparante en goed onderbouwde besluitvorming.

Daarbij bouw je verder op de bouwstenen die reeds zijn ontwikkeld op dit terrein. Zo is er al een tactisch capaciteitsoverleg op de programma afdeling en zijn er diverse afspraken/beleid gemaakt op het terrein van kwalitatieve en kwantitatieve inzetbaarheid van medewerkers op diverse afdeling (zowel declarabele als niet declarabele werkzaamheden). Tevens is de vraag naar capaciteit op basis van externe opdrachten (programma's) en interne opdrachten (projecten) grotendeels in beeld. Tevens is hiervoor op verschillende momenten tooling beschikbaar en zijn er rapportages gemaakt. De samenhang hiertussen en de bredere en duurzame borging in organisatie ontbreekt nog. Gezien de transformatieve omstandigheden (extern en intern) is dit wel noodzakelijk.

De opdracht omvat:

• Ontwikkelen van een samenhangende aanpak voor capaciteitssturing mede op basis van bestaande situatie, inclusief heldere processen, rollen, verantwoordelijkheden en prioriteringskaders.
• Adviseren over verbeteren van managementinformatie en ontwikkelen van analyses en scenario's die inzicht geven in vraag, aanbod en benutting van capaciteit.
• Implementeren van de werkwijze en zorgen voor adoptie in de organisatie, met oog voor duurzame borging en continue verbetering.
• Verbinden van stakeholders en adviseren van management en bestuur, met transparante communicatie over keuzes, voortgang en resultaten.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op WO niveau;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider met focus op projecten, workforcemanagement, capaciteitssturing en verandermanagement;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met capaciteitssturing, de relatie tussen financiële- en HR-processen en verandermanagement en opdrachtgever en opdrachtnemersrelaties. Benoem in het CV waar deze ervaring is opgedaan;
• Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen en implementeren van beleidskaders, werkprocessen, informatievoorziening en relevante ICT systemen. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV;
• Aantoonbare werkervaring met projecten in samenwerking met diverse stakeholders op verschillende niveaus en achtergronden. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV;

Wensen

• Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider binnen een grote tot middelgrote organisatie (tussen de 250 en 5000 mdw) (20 punten);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met vraagstukken op het gebied van workforceplanning of capaciteitssturing (30 punten);
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het ontwikkelen en implementeren van (HR) werkprocessen, beleidskaders en ICT systemen m.b.t. workforceplanning of capaciteitssturing. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV (20 punten);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met stakeholdermanagement (20 punten);
• Uiterlijk beschikbaar per 1 september 2026 (10 punten).

Competenties

• Projectmanagementvaardigheden;
• Samenwerken en verbinden;
• Organisatiebewustzijn;
• Resultaatgerichtheid;
• Veranderingsgerichtheid.

Met kennis werken aan een goede gezondheid voor iedereen en daarmee bijdragen aan vernieuwing in zorg, gezondheid en welzijn. Dat betekent werken bij ZonMw en dat is waar wij ons dagelijks met ruim 500 collega's voor inzetten. We programmeren en financieren onderzoek, stimuleren het gebruik van de ontwikkelde kennis én signaleren waar meer kennis nodig is. Wij ondersteunen de gehele kennisketen; van fundamenteel onderzoek tot praktijkgericht- en actieonderzoek tot implementatieprojecten.

Onze belangrijkste opdrachtgevers zijn Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

De vraag naar personele inzet binnen ZonMw is de afgelopen jaren in ontwikkeling geweest en blijft, mede door veranderingen in de externe omgeving en arbeidsmarkt, dynamisch van aard. Dit vraagt om een meer integrale, organisatiebrede benadering van het sturen op personeelsbestand en capaciteitsinzet.

ZonMw wordt gefinancierd op basis van een integraal uniform tarief, terwijl de omvang en samenstelling van het opdrachtportfolio kan variëren. Dit vraagt om een samenhangende en toekomstgerichte sturing op de balans tussen benodigde en beschikbare capaciteit.

Als projectleider werk je in opdracht vanuit het hoofd Bedrijfsvoering en in nauwe samenwerking met alle disciplines binnen ZonMw.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv's van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.
• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde bovenstaande criteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste drie professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever worden ingepland op een nader te bepalen moment. Eventuele tweede gesprekken behoren tot de mogelijkheid. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Optie tot verlenging: 2 x 3 maand(en)

Hybride: De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen maandag, dinsdag en donderdag.

Overig algemeen:

CV-richtlijnen
Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties, van zijnde een opdrachtgever en/of leidinggevende, waar de werkzaamheden met betrekking tot capaciteitssturing verricht zijn.
Uit het CV dient duidelijk naar voren te komen waarom de professional geschikt is voor deze functie.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen maandag, dinsdag en donderdag.

Overige informatie
• ZonMw verzoekt tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• ZonMw verzoekt tot het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag;