Financieel specialist (leges, tijdschrijven en projecten)

Projectopdracht:

Kostendekkendheid leges, tijdschrijven en kostendoorbelasting projecten

Doel van het project

De gemeenten binnen de BUCH-werkorganisatie (Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) willen meer grip en duidelijkheid krijgen op de kosten die zij maken en doorberekenen.

Het project richt zich op drie samenhangende onderdelen:

• Kostendekkendheid van leges – zorgen dat tarieven aansluiten op de werkelijke kosten.

• Tijdschrijven – inzicht krijgen in de inzet van medewerkers op verschillende taken en projecten.

• Kostenverhaal bij projecten – kosten voor ruimtelijke projecten correct doorbelasten en verantwoorden.

Kostendekkendheid leges, tijdschrijven en kostenverhaal projecten betreffen organisatie brede processen waarbij verschillende disciplines zijn betrokken. Deze processen moeten zowel inhoudelijk (dus ook in rollen, taken en verantwoordelijkheden en werkprocessen), juridisch als financieel voor alle gemeenten worden ingericht en geharmoniseerd.

Achtergrond

Kostendekkendheid leges (titel 2)
Er bestaat al een werkgroep met collega's uit verschillende disciplines. Voor de financiële kant wordt de applicatie kostendekkendheid.nl gebruikt.

Er is behoefte aan meer duidelijkheid over:

• hoe de kosten worden begroot

• hoe tijdsbesteding wordt vastgelegd

• hoe tarieven worden bepaald, en hoe verantwoording plaatsvindt binnen de Planning & Control-cyclus

• hoe de personele lasten worden afgerekend vanuit de werkorganisatie naar de vier gemeenten.

Kostenverhaal projecten
Binnen dit onderdeel lopen al enkele initiatieven. Processen worden beschreven en er wordt gekeken naar de juiste financiële verwerking en opname in een ondersteunende applicatie.

Wat nog ontbreekt, is een goede afstemming en samenhang tussen de verschillende onderdelen en betrokkenen, inclusief penvoering.

Tijdschrijven
Voor beiden processen is het juist verantwoorden van kosten essentieel. Tijdschrijven is hier een belangrijk onderdeel van. Dit vindt nog beperkt plaats. Het proces moet worden opgezet voor zowel vast als ingehuurd personeel waarbij uren afgerekend worden naar projecten en gemeenten voor o.a. kostenverhaal en mogelijk leges. Tevens moet bepaald worden voor welke processen tijdschrijven verder ingezet kan worden (o.a. plustaken, subsidies).

Omdat afrekenen van uren invloed heeft op de kostenverdeelstaat en verdeelsleutel tussen BUCH werkorganisatie en de gemeenten wordt verwacht dat de gekoppelde processen ook aangepast worden in de afrekensystematiek.

Daarbij moet worden bepaald:

• voor welke werkzaamheden tijdschrijven verplicht wordt (bijv. projecten, leges, subsidies, plustaken),

• hoe de uren worden afgerekend tussen gemeenten en de BUCH-werkorganisatie,

• en welke aanpassingen dit vraagt in de kostenverdeling en afrekensystematiek.

Het project Tijdschrijven moet nog worden opgestart.

Rol van de projectleider

De projectleider:

• treedt op als verbinder tussen disciplines (financiën, beleid, uitvoering, juridische zaken),

• zorgt dat de processen op elkaar worden afgestemd en goed ingericht,

• adviseert over werkwijze, systemen en inrichting,

• stemt af met belanghebbenden (zowel intern als bestuurlijk),

• en is eerste aanspreekpunt voor (inhoudelijke) vragen van de projectleden.

Resultaten

• Resultaat Kostendekkendheid leges: afgestemd voorstel over de legestarieven die aansluiten bij de werkelijke kosten inclusief een afrekenmethodiek tussen werkorganisatie en gemeenten dat voorgelegd kan worden ter besluitvorming.

• Resultaat Kostenverhaal projecten: afgestemd voorstel over de proces, rollen, taken en verantwoordelijkheden en financiële verwerking dat voorgelegd kan worden voor besluitvorming.

• Resultaat Tijdschrijven: afgestemd voorstel over invulling van tijdschrijven binnen de BUCH.

• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie, bij voorkeur een samenwerkingsverband of werkorganisatie met meerdere gemeenten;

• Minimaal 5 jaar ervaring met leges omgevingsvergunningen en berekening van kostendekkendheid;

• Kennis van en ervaring met tijdschrijven en urenverrekening;

• Inzicht in kostenverdeelstaten en verdeelsleutels tussen gemeenten;

• Ervaring met kostenverhaal in het ruimtelijk domein.

Wensen

• Ervaring met de applicaties kostendekkendheid.nl, Key2Financiën, Grexmanager en/of TIM.

Competenties

• Proactief: ziet waar verbeteringen mogelijk zijn en pakt deze actief en gestructureerd op.
• Leiderschap: taakgericht: kan een team overtuigen en resultaatgericht werken. Je beschikt over het vermogen om overzicht, doorzicht en inzicht te creëren en van daaruit, uitzicht (voorspelbaarheid).
• Analytisch: kan breed analyseren en in staat om hoofd- en bijzaken te scheiden.
• Planmatig: organisatievermogen, zorgvuldig, planmatig en resultaatgericht kunnen werken.
• Communicatief vaardig: in staat om de ingewikkelde materie op een begrijpelijke manier over te brengen op de collega's, zodat ieders rol en taak in het proces naar behoren kan worden uitgevoerd
• Verbinden: medewerkers motiveren, verbinden en de samenwerking stimuleren zowel binnen als buiten het programma. Is een fijne sparringpartner voor de teammanager
• Stressbestendig: In staat om onder tijdsdruk te werken en kan goed schakelen. Het vermogen om onder druk te presteren, prioriteiten te stellen en pragmatische oplossingen in te brengen in een dynamische omgeving.

Inschaling bij werkorganisatie BUCH

De functie is ingeschaald in schaal
Zie voor meer informatie over onze CAO: https://www.caogemeenten.nl

Interview

Het interview zal plaatsvinden op het gemeentehuis van Castricum de datum volgt z.s.m.

Reden inhuur

Piekbelasting/Projecten

Looptijd

De onderstaande termijnen en uren zijn indicatief, exacte uitvoering in overleg:

• Optie verlenging t/m : 01 juli 2026

• Aantal uur per week : 16 tot 24 uur met de mogelijkheid tot uitbreiding van de uren

Invulling ZZP'er

Deze opdracht is wel geschikt voor invulling door een ZZP'er
Let op: De huidige leverancier heeft, net als andere partijen, de mogelijkheid om in te schrijven.

VOG Screeningsprofiel

Bij toekennen van de opdracht, ontvangen wij graag een geldige VOG, niet ouder dan 6 maanden, met screeningsprofiel 11-12-13-41.

Gebruik van eigen devices

De opdrachtgever stelt geen devices (laptops en mobiele telefoons) ter beschikking aan ingehuurd personeel. De kandidaat en uitlener dienen hiermee rekening te houden.