Teamcoördinator HR administratie

Doel van de opdracht is het versterken en toekomstbestendig inrichten van de administratieve HR-functie, inclusief klantdienstverlening en het actief bijdragen aan de dagelijkse uitvoering van de HR administratie.

Je treedt op als inhoudelijk expert en meewerkend voorman binnen het team. Je bent mede verantwoordelijk voor het herinrichten van de administratieve HR processen en werkt tegelijkertijd actief mee in de operatie, waarbij ook verantwoordelijkheid wordt genomen voor het wegwerken van werkvoorraden en het borgen van continuïteit.

De focus van de opdracht ligt op het ontwikkelen en implementeren van duidelijke werkprocessen voor de HR administratie, het verbeteren van de samenwerking en klantgerichtheid binnen het team, en het versterken van de uitvoeringskracht. Je vervult hierin een voorbeeldrol door zelf zichtbaar bij te dragen in de dagelijkse praktijk.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De Teamcoördinator HR administratie zal verantwoordelijk zijn voor onder andere:

• Ontwikkelen van een integrale visie op de administratieve HR functie, klantdienstverlening en In-, door- en uitstroomprocessen.
• Actief meewerken binnen de HR administratie, waaronder het verwerken van mutaties en bijdragen aan een tijdige en correcte afhandeling van het In-, door- en uitstroomproces.
• Optreden als meewerkend voorman: richting geven aan het team, prioriteiten stellen en je behandeld de complexe vraagstukken.
• Coördineren en aanbrengen van structuur en rust binnen het administratieve HR team van 5 fte, met oog voor zowel resultaat als teamontwikkeling.
• Herinrichten en vereenvoudigen van administratieve HR processen, met nadruk op werkbaarheid in de praktijk.
• Implementeren van verbeteringen terwijl de dagelijkse operatie doorgaat, met blijvende aandacht voor kwaliteit en doorlooptijden.
• Versterken van de samenwerking tussen HR medewerkers en HR adviseurs, met een duidelijke verbinding tussen proces, inhoud en uitvoering.
• Bevorderen van een klantgerichte werkwijze, waarbij afspraken worden nagekomen en verwachtingen helder worden gemanaged.
• Bewaken van voortgang en kwaliteit, signaleren van knelpunten en deze pragmatisch oplossen.
• Monitoren van zowel procesverbeteringen als operationele prestaties en hierop actief sturen.

Resultaat van de opdracht

Aan het einde van de opdracht is:

• Het team sterker, effectiever en klantgerichter geworden en beschikt over zowel duidelijke processen als voldoende uitvoeringskracht.
• Het In-, door- en uitstroomproces is geoptimaliseerd en aantoonbaar op orde in de dagelijkse praktijk.
• Er is een duidelijke en werkbare inrichting van de administratieve HR-functie gerealiseerd, die aansluit bij de behoeften van de organisatie.
• De samenwerking tussen HR medewerkers en HR adviseurs is verbeterd en er is duidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen.
• De werkcultuur binnen het team is versterkt.
• De veranderingen zijn duurzaam ingebed en het team kan zelfstandig functioneren, zowel procesmatig als in de uitvoering.

• Je beschikt minimaal over een afgeronde hbo opleiding, bij voorkeur op het gebied van HRM, Bedrijfskunde of een vergelijkbare richting.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar in een leidinggevende of coördinerende functie binnen een HR administratief team van minimaal 5 fte, met specifieke ervaring in het optimaliseren van administratieve HR processen.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het inrichten, uitvoeren of optimaliseren van administratieve HR-processen, waaronder in-, door- en uitstroomprocessen.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het coördineren van HR teams en het bevorderen van een positieve werkcultuur en samenwerking binnen een team tijdens verandertrajecten. Aangetoond door minimaal 1 referentie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met relevante wet- en regelgeving binnen HR-administratieve processen, zoals arbeidsrechtelijke basiskennis en AVG-gerelateerde verwerking van personeelsgegevens.

Wensen

• Aantal jaren aantoonbare werkervaring in een leidinggevende of coördinerende functie binnen een HR administratief team (minimaal 5 fte). (25 punten)
• Werkervaring met verbeteren van HR administratieve processen vanuit de uitvoering. (25 punten)
• Werkervaring met coördineren van HR-team in operationele context. (20 punten)
• Mate van werkervaring met klantgerichtheid binnen HR-administratie en het verbeteren van klantgerichte processen aangetoond door referenties bij minimaal 2 verschillende opdrachtgevers. (10 punten)
• Aantal jaren aantoonbare werkervaring binnen de overheid of semipublieke sector. (10 punten)

Competenties

• Bestuurlijke en organisatiesensitiviteit
• Overtuigingskracht
• Resultaatgericht
• Gestructureerd
• Positief

Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

Over HR

De HR-afdeling van VNG ondersteunt de organisatie op het gebied van uiteenlopende HR vraagstukken. Dit doen we met de volgende teams:

• HR operationeel: Verantwoordelijk voor het optimaliseren van administratieve processen en het bieden van de HR-ondersteuning richting de organisatie.
• Recruitment: Focus op het aantrekken van talent en het invullen van uiteenlopende wervingsbehoeftes.
• HR Advies: Biedt advies aan het management over HR-vraagstukken.
• Duurzame Inzetbaarheid: Bevordert de duurzame inzetbaarheid van medewerkers en geeft begeleiding bij verzuim.

Hierbij zoeken wij binnen HR ook continue de samenhang tussen de verschillende teams. Daarnaast richt HR zich ook op diverse projecten waar HR een onderdeel van uitmaakt.

Vanuit HR operationeel ligt de focus op de professionalisering van de administratieve HR-processen (met name binnen het gehele in- door- en uitstroomproces) en de klantdienstverlening. Momenteel werken we aan een nieuwe inrichting van de dienstverlening en om dit verder vorm te geven zijn wij tijdelijk op zoek naar een teamcoördinator HR administratie die helpt met de ontwikkeling van het team, ook in de samenwerking met de andere HR teams en bedrijfsvoering in zijn geheel. Ook ben je in deze rol onderdeel van het coördinerend overleg waarbij je samen met de andere coördinator en teammanager HR richting geeft aan HR. In deze rol leg je verantwoording en voortgang af aan de teammanager HR. Doordat we binnen Bedrijfsvoering werken aan een nieuwe inrichting (waaronder ook HR) kan het zijn dat de positionering van deze rol gaandeweg veranderd.

Er worden in de regel drie professionals uitgenodigd voor een gesprek. De geplande datum voor het eerste gesprek is woensdag 20 mei 2026, van 8:30 tot 12:00 uur. Een eventueel tweede gesprek wordt nader bepaald. De gesprekken vinden plaats op locatie in Den Haag, VNG, Willemshof, Nassaulaan 12.

Optie tot verlenging: Na de eerste contractperiode is in overleg verlenging mogelijk, tot een totale duur van maximaal 36 maanden.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Je dient zelf te beschikken over een laptop en telefoon om de werkzaamheden uit te voeren.

Voorafgaand aan de start van de werkzaamheden lever je een ondertekende geheimhoudingsverklaring aan.

De opdrachtnemer dient verplicht zich adequaat te verzekeren tegen wettelijke aansprakelijkheid en beroepsaansprakelijkheid.