Directiesecretaresse VNG Realisatie

Als directiesecretaresse van de directeur VNG Realisatie vervul je een sleutelrol in de hoogwaardige ondersteuning van de directeur binnen een complexe bestuurlijke en ambtelijke omgeving. De opdracht richt zich op het optimaal ontzorgen van de directeur door het regisseren van een zeer complexe agenda, het organiseren van besluitvormingsprocessen en het zorgvuldig afstemmen met interne en externe topfunctionarissen binnen en buiten de VNG-omgeving.

Verder ben je als directiesecretaresse verantwoordelijk voor het integraal en proactief beheren van de agenda van de directeur VNG Realisatie, waarbij sprake is van veelvuldig schakelen met bestuurlijke en (top)ambtelijke stakeholders, waaronder directeuren, gemeentelijke en rijksvertegenwoordigers en strategische partners. Hierbij wordt voortdurend gestuurd op prioritering, urgentie, bestuurlijke gevoeligheid en samenhang.

Daarnaast organiseer je MT-vergaderingen, strategische overleggen en bestuurlijke sessies, en draag je zorg voor een zorgvuldige voorbereiding, verslaglegging en bewaking van besluitvorming en opvolging. Je fungeert als eerste inhoudelijke en procesmatige schakel voor inkomende informatie, waarbij actief wordt gescreend, geprioriteerd en doorgeleid binnen de juiste gremia.

Je ondersteunt de directeur tevens bij de voorbereiding van bestuurlijke stukken, annotaties en correspondentie, op basis van inhoudelijke input vanuit de organisatie. Daarnaast bewaak je de voortgang van dossiers en besluiten en zorg je voor tijdige signalering, rappel en structurele opvolging in nauwe afstemming met de directeur en betrokken stakeholders.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Regisseren en integraal beheren van de complexe agenda van de directeur VNG Realisatie, inclusief afstemming met (top)ambtelijke en bestuurlijke stakeholders;
• Coördineren van MT-vergaderingen, strategische overleggen en bestuurlijke bijeenkomsten met interne en externe partners;
• Voorbereiden, organiseren en vastleggen van vergaderingen, inclusief verslaglegging, actielijsten en bewaking van besluitvorming en opvolging;
• Fungeren als eerste inhoudelijk en procesmatig aanspreekpunt voor inkomende stukken, e-mail en informatie (triage, prioritering en doorgeleiding);
• Voorbereiden en (laten) opstellen van bestuurlijke annotaties, notities en correspondentie voor de directeur;
• Verzorgen van een consistente en tijdige informatievoorziening richting MT, interne organisatieonderdelen en externe (bestuurlijke) partners;
• Actief bewaken van voortgang op dossiers en besluiten, inclusief signaleren, rappelleren en opvolging organiseren;
• Afstemming met MT-leden, bestuurssecretariaat en interne ondersteunende teams over planning, prioritering en acties;
• Proactief signaleren van knelpunten in processen, planning en besluitvorming en doen van verbetervoorstellen richting directeur en MT-omgeving.

Resultaat van de opdracht

Als directiesecretaresse zorg je voor een professioneel, strak en bestuurlijk geborgd ondersteunings- en besluitvormingsproces rondom de directeur VNG Realisatie. De directeur wordt volledig ontzorgd in agenda, informatievoorziening, besluitvoorbereiding en opvolging, waardoor maximale focus mogelijk is op strategische en inhoudelijke aansturing.
Het resultaat is een effectief en voorspelbaar ingericht proces van agendering, besluitvorming en opvolging binnen een complexe bestuurlijke context. Inkomende informatie wordt tijdig en zorgvuldig gescreend en vertaald naar de juiste actie en gremia. Besluiten en afspraken worden structureel bewaakt en opgevolgd, met continue aandacht voor bestuurlijke sensitiviteit, prioritering en kwaliteit van informatievoorziening.

• Je hebt een afgeronde HBO-opleiding in de richting van bestuurskunde, management of vergelijkbaar.
• Je hebt minimaal 7 jaar ervaring als directiesecretaresse binnen een gemeente, ministerie of internationale publieke organisatie, opgedaan in de afgelopen 15 jaar.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het beheren en coördineren van complexe agenda's, het organiseren van overleggen (zoals MT-vergaderingen) en het bewaken van besluitvorming, actielijsten en opvolging.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het zelfstandig opstellen van notities, annotaties, correspondentie en verslaglegging in een bestuurlijke of directieomgeving, blijkend uit het CV.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse binnen een complexe netwerkorganisatie waarin afstemming en samenwerking is met meerdere stakeholders/samenwerkingspartners. (max 30 punten)
• Aantoonbare werkervaring met organisatorische en procesmatige werkzaamheden, zoals het plannen, structureren, coördineren en verbeteren van werkprocessen. (max 15 punten)
• Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvorming en het voeren van (proactieve) regie op werkzaamheden en besluitvormingsprocessen binnen een bestuurlijke context. (max 15 punten)
• Aantoonbare werkervaring binnen gemeentelijke of vergelijkbare publieke organisaties. (max 20 punten)

Competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Nauwkeurigheid
• Pro activiteit
• Planningsvaardigheid
• Discretie
• Stressbestendigheid
• Communicatief
• Samenwerkingsgericht

Over VNG Realisatie

De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via 'samen organiseren' en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.

Over de directie en het MT van Realisatie

De directie van VNG Realisatie bestaat uit een directeur en wordt ondersteund door directieondersteuning en staffuncties, evenals de CIO/CTO-rol. De directeur geeft leiding aan de organisatie van ca. 120 vaste medewerkers en treedt op als boegbeeld richting externe partners en stakeholders, met bijzondere aandacht voor strategische en politiek-bestuurlijk gevoelige dossiers.
De directieondersteuning en staffuncties ondersteunen de organisatie breed. Dit betreft onder andere secretariële ondersteuning. Doel hiervan is om medewerkers optimaal te ontzorgen, zodat zij zich volledig kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten.
VNG Realisatie is inhoudelijk georganiseerd in 6 basisteams:

• Team Common Ground;
• Team CIO/CTO;
• Digitalisering en uitvoerbaarheid overheidsbreed;
• Informatievoorziening en dienstverlening gemeenten;
• Implementatie- en uitvoeringsondersteuning domeinen;
• Collectieve diensten gemeenten.

De geplande datum voor het eerste gesprek is woensdag 27 mei 2026, van 13:00 tot 17:00 uur. Een eventueel tweede gesprek wordt nader bepaald. De gesprekken zullen plaatsvinden via MS Teams.

Na evaluatie worden één of meerdere kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend.

Optie tot verlenging: Verlenging is in overleg mogelijk, tot een totale duur van maximaal 36 maanden.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Je dient zelf te beschikken over een laptop en telefoon om de werkzaamheden uit te voeren.

Documenten bij gunning

Iedere in te huren medewerker dient voorafgaand aan de start van de werkzaamheden de volgende documenten aan te leveren:

• Persoonsgegevens;

• Ondertekende geheimhoudingsverklaring;