Zorg voor Roosteren

Het UMC Utrecht zoekt een samenwerkingspartner die expertise en ondersteuning biedt voor het inrichten van professionele personeelsplanning voor ongeveer 20 tot 30 zorgafdelingen met verpleegkundigen, laboranten en apotheekmedewerkers.

Het UMC Utrecht is deze verandering reeds begonnen binnen de kliniek en hebben hiervoor een draaiboek beschikbaar. Bij de andere organisatieonderdelen moeten we nog starten en evt. het draaiboek aanpassen. Een deel van de projectinzet kunnen we intern oplossen, dit verschilt per organisatieonderdeel. Er ontbreekt bij het UMC Utrecht de expertise om dit volledig op eigen kracht te doen. Daarom zijn we op zoek naar expertise en inhoudelijke ondersteuning in een flexibele vorm, voor naar verwachting maximaal de helft van de (15) afdelingen.  

We vragen om een samenwerkingsovereenkomst, in principe t/m uiterlijk eind 2027 waarin per kwartaal de in- en externe inzet wordt bepaald voor het kwartaal daarna. Invulling van deze rollen door opdrachtgever/nemer wordt in overleg en per fase bepaald.

Het UMC Utrecht zoekt een leverancier die in staat is expertise en inhoudelijke ondersteuning te bieden:

• Op centraal niveau: bij het implementeren van beleid, trainingen, processen en inrichting van roostersoftware; 

• Binnen het project: leer via ‘voordoen-meedoen-zelf doen’ onze tactisch planners en deelprojectleiders om in trajecten per afdeling de roostering te professionaliseren, samen met de afdeling zelf – zie rolbeschrijving; 

• Op decentraal niveau: leer onze leidinggevenden en planners op tactisch en operationeel niveau de personeelsplanning te professionaliseren, samen met de afdeling zelf – zie rolbeschrijving.

Huidige situatie 
Oorspronkelijke situatie voorafgaand aan de inmiddels doorlopen proeftuinen: 

• Personeelsroostering is binnen de afdelingen divers ingericht qua proces en beleid.  

• Kennis van en ervaring met roosteren/personeelsplanning is zeer wisselend/beperkt aanwezig bij leidinggevenden (operationeel en tactisch) en planners. Personeelsplanning wordt meestal als neventaak uitgevoerd door de teamleden i.p.v. door professionele planners.

• Voor personeelsplanning op tactisch niveau ontbrak een uniform proces en software. Vooruitkijken is lastig en leidt bij opstellen van de roosters tot onvoorziene problemen.  

• Het oplossen van ad hoc knelpunten in uitgegeven roosters geven personeel en leidinggevenden veel onrust.  

Inmiddels is hiervoor instrumentarium ontwikkeld, wat nu bij 4 afdelingen binnen Kliniek/IC is getoetst in een proeftuinvorm:  

• Uniform (jaar)proces personeelsplanning en -roostering met overlegstructuur op strategisch/tactisch/operationeel niveau om via teamroosteren roosters kloppend te maken.

• Uniform roosterbeleid voor verpleegafdelingen, waar kan generiek te gebruiken binnen andere type afdelingen, waar nodig uit te breiden.

• Inrichtingsontwerp huidige roostersoftware. 

• Softwaretool met dashboards voor inzicht op (verschil tussen) beschikbaar en benodigd personeel per week binnen de tactische planhorizon.

• Flexibiliteitskader met opties en voorkeursoplossingen per planfase.

• Meetplan voor effectmeting van de verandering.

• Draaiboek voor uitrol van de verandering per afdeling.

• Beschrijving van rollen/taken/verantwoordelijkheden op het gebied van personeelsplanning binnen huidige afdelingen. De planorganisatie en -functies in een aanstaande organisatiestructuur waarin afdelingen met gelijksoortige processen worden samengevoegd in Centra wordt nog nader ingevuld. 

• Beschrijving van rollen/verantwoordelijkheden om de verandering in projectvorm te realiseren (zie inhoudelijke vragen binnen het Plan van Aanpak).

Doelstelling project
Het UMC Utrecht streeft naar rust in roosters en personele inzet die in lijn is met de zorgvraag. Voor alle afdelingen is het uitgangspunt dat de personeelsplanning duidelijk, transparant en overdraagbaar is. Dit bereiken we doordat we na dit project in staat zijn om:

• 4 - 14 maanden vooruit te plannen;

• Op voorhand keuzes te maken zodanig dat roosters een haalbare puzzel zijn;

• Gebruik te maken van flexibiliteit binnen het team binnen kaders van vastgesteld beleid (flexibiliteitsopties);

• Beter samen te werken, binnen de kliniek ook over teams heen;

• Personeelsplanners zijn in staat om binnen clusters van afdelingen elkaar te vervangen.

Daartoe richten we op elke afdeling in:

1.  Uniforme roosterprocessen;

2.  Dienend aan centraal roosterbeleid;

3.  Met daarin duidelijke afgebakende rollen/taken/verantwoordelijkheden binnen een duidelijke overlegstructuur;

4.  Waarbij plannen een vak is en competenties daarvoor onderhouden worden met trainingen;

5.  Waarbij de planning wordt ondersteund roostersoftware, ingericht volgens ons uniforme inrichtingsproces.

Op deze manier bieden we:

• Voldoende patiëntenzorg;

• Door medewerkers met de juiste kwalificaties;

• Medewerkers gelijke werkervaring ongeacht hun afdeling.

U dient aan te tonen over voldoende bekwaamheid te beschikken op het gebied van de Opdracht van deze aanbesteding.  Voor deze Opdracht heeft het UMC Utrecht de volgende kerncompetenties vastgesteld:

• Ervaring in workforce management en toegepast in ziekenhuiszorg.

• Toegepast in organisatie van tenminste 5.000 medewerkers met complexe (financiële) structuren.

• Ervaring in het meekrijgen van teams in verandering waarop roosters tot stand komen.

• Ervaring met planning van werkplekken en kwalificaties, naast het plannen van dienstroosters voor verpleegkundigen op de verpleegafdeling.

• Ervaring met gebruik en inrichting van systemen voor operationele en tactische personeelsplanning als basis voor besluitvorming in planoverleggen.

U kunt uw bekwaamheid bewijzen door minimaal één referentieopdracht te overleggen. Indien met één referentieopdracht alle hierboven genoemde kerncompetenties kunnen worden aangetoond dan voldoet u ook aan de gestelde geschiktheidseis.

Indien geen referentieopdracht wordt overlegd, voldoet uw Inschrijving niet aan de Geschiktheidseisen.

Indien meer dan één referentieopdrachten per kerncompetentie worden overlegd, worden alleen de eerste twee referentieopdrachten beoordeeld.

De referentieprojecten dienen actueel te zijn. Dat wil zeggen dat de referentieprojecten niet langer dan vijf jaar geleden zijn uitgevoerd of op het moment van uitbrengen van de Inschrijving in uitvoering zijn.

Indien gebruik wordt gemaakt van een nog niet (geheel) afgeronde opdracht, mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van het lopende contract worden opgegeven en kan niet volstaan worden met een prognose van de resultaten. Indien gebruik wordt gemaakt van een referentie waarbij u in Combinatie de referentieopdracht heeft uitgevoerd, moet duidelijk worden aangegeven welk deel door u is uitgevoerd. Alleen het daadwerkelijk uitgevoerde deel van de referentieopdracht mag als zodanig worden gebruikt.

Voor de uitwerking van de referentieopdracht dient u gebruik te maken van bijgevoegd referentie-format. U dient daarin te beschrijven welke werkzaamheden die voor de referent zijn verricht. Uit die beschrijving dient te blijken dat het om een relevante referentie gaat.
Een relevante referentie is een referentie die naar aard en omvang vergelijkbaar is met de onderhavige Opdracht. 

• de  referenties dienen te zijn/worden uitgevoerd tussen 2020 en 2025;

• u heeft de opdracht naar tevredenheid van de referent uitgevoerd;

• referent is op de hoogte van het feit dat het UMC Utrecht het recht heeft zonder uw tussenkomst en/of toestemmingde juistheid van de referentie te verifiëren;

In het geval van een Combinatie dienen de Combinanten gezamenlijk te voldoen aan de gestelde Eisen. Indien een Inschrijver/Combinatie zich voor de toetsing aan de technische bekwaamheid (referenties) deels op de technische bekwaamheid van een Derde beroept, dient duidelijk te worden gemaakt in de overlegde referentie welk deel van de Opdracht door Inschrijver/Combinatie en welk deel door de betreffende Derde(n) is uitgevoerd. U dient bij de Inschrijving schriftelijk aan te tonen dat u daadwerkelijk over de inzet van de Derde zal beschikken.

Per referentie dient duidelijk aangegeven te worden door welke organisatie de referentieopdracht is uitgevoerd. 

U dient de gevraagde referentie in te vullen in het referentie-format en onder deze vraag te uploaden.

De opdracht zal gegund worden aan de Inschrijver die de meeste punten verdient met de beoordeling van de prijs en de kwalitatieve gunningcriteria. In totaal kunnen 100 punten worden verdiend, waarvan 40 met Prijs en 60 met het Plan van Aanpak. De aanbieder die het hoogste aantal punten scoort krijgt de Opdracht gegund. 

De Inschrijvingen die tijdig worden ingediend door Inschrijvers en die voldoen aan de uitsluitingsgronden, de geschiktheidseisen en evt. bijzondere voorwaarden zullen worden getoetst aan de gunningscriteria.

De beoordelingsvergadering(en) zijn niet openbaar. De beoordelingsprocedure omvat de volgende fasen:
 
Stap 1: Papieren beoordeling kwaliteit

• De totaalscore voor de gewogen kwalitatieve gunningcriteria is maximaal 60 punten. 

• Alle 'kwalitatieve' aspecten worden op hun eigen merites beoordeeld.

• De te behalen punten per stap van het scoringsinterval is in Mercell weergegeven bij het betreffende subgunningcriterium.

Beoordeling vindt plaats middels onderstaand score interval.

• onvoldoende 

• voldoende 

• goed

• uitstekend

Bij het beoordelen wordt gelet op de volgende beoordelingsaspecten:

• Relevantie; sluit het antwoord/oplossing van Inschrijver aan bij de situatie van Opdrachtgever op basis van de verstrekte informatie in de Inschrijvingsdocumenten.

• Compleetheid; worden alle relevante elementen behandeld en is het antwoord/oplossing van Inschrijver compleet uitgewerkt op basis van de verstrekte informatie en de vraagstelling. 

• Concreetheid; verstrekt Inschrijver in zijn beantwoording voldoende SMART informatie aan Opdrachtgever.

Stap 2: Beoordeling prijs
De 'prijs' wordt bepaald door de inschrijving met d elaagste inschrijfprijs. De inschrijver met de laagste inschrijfprijs krijgt het maximaal aantal punten toegekend. De punten voor overige inschrijvingen wordt volgens de volgende formule bepaald:

Punten = (laagste prijs / prijs inschrijver) x maximaal aantal punten.
Met gunningscriterium 'Prijs' kunnen maximaal 40 punten worden verdiend. 

Stap 3: Beoordeling interview

Het interview dient als hulpmiddel om het door u ingediende plan van aanpak beter te beoordelen. Het interview als zodanig krijgt geen punten toegekend. Wel is het zo dat beoordelaars op basis van het interview hun oorspronkelijke beoordeling van de papieren kwaliteit (Stap 1) nog kunnen aanpassen. Aanpassing is beperkt mogelijk: een eerder gegeven beoordeling kan maximaal één niveau omhoog of omlaag gaan. (Bijvoorbeeld: een 'voldoende' kan dus wel worden aangepast naar een 'goed', maar niet naar een 'uitstekend'.)

Selectie van de te interviewen aanbieders
Met de 3 aanbieders die op basis van het Plan van Aanpak en de Prijs de aanbieding met de beste kwaliteits/prijsverhouding hebben ingediend wordt een interview gehouden. Mocht blijken dat meerdere partijen gelijk zijn geëindigd na beoordeling van het Plan van Aanpak en de Prijs dan kan dit aantal worden uitgebreid. Indien de verschillen tussen de aanbieders te groot zijn en de volgorde van de uitslag niet meer kan worden beïnvloed door de beoordeling van het interview dan kan besloten worden alleen interviews te houden met de aanbieders die daadwerkelijk nog kans maken op de Opdracht. 

Beoordelingsmethodiek kwaliteit
Aan de hand van de beantwoording door Inschrijver op de Kwalitatieve gunningscriteria wordt beoordeeld in hoeverre Inschrijver voldoet aan de wensen van de Aanbestedende Dienst. Alle 'kwalitatieve' aspecten worden op hun eigen merites beoordeeld.

Consensus   
De beoordeling gebeurt in eerste instantie op individuele basis door elk van de leden van het projectteam. Vervolgens worden de resultaten in teamverband besproken en wordt één definitieve beoordeling per vraag vastgesteld aan de hand van onderstaande score methodiek (er wordt dus geen gemiddelde gehanteerd):

Onvoldoende (0 van de maximaal te behalen 60 punten)

• Sluit onvoldoende aan bij vraag/situatie;

• In de beantwoording is niet ingegaan op de genoemde aspecten;

• Het is niet helder en duidelijk;

• Er is niet in detail getreden;

• Er is geen realistisch beeld geschetst.

Voldoende (24 van de maximaal te behalen 60 punten)

• Past bij de gewenste situatie;

• In de beantwoording wordt ingegaan op alle aspecten van de vraag, echter er is niet voldoende in detail getreden en/of er is geen realistisch beeld geschetst.

Goed (42 van de maximaal te behalen 60 punten)

• Sluit aan bij de gewenste situatie;

• In de beantwoording wordt ingegaan op de vraag en in de gewenste mate van detail;

• Alle aspecten worden benoemd.

Uitstekend (60 van de maximaal te behalen 60 punten)

• Sluit volledig aan bij de gewenste situatie;

• Alle aspecten en details worden genoemd;

• De beantwoording biedt duidelijk meerwaarde waar UMC een voordeel aan heeft.

U heeft bovenstaande gelezen en gaat hiermee akkoord.  

Het onderdeel Interview betreft een gesprek van 1 uur waarin het UMC Utrecht u nog een aantal vragen gaat stellen ter onderbouwing van uw plan van aanpak. Hierbij verwachten wij namens Inschrijver in ieder geval de projectleider die de werkzaamheden bij het UMC Utrecht ten behoeve van deze Opdracht gaat uitvoeren. Indien gewenst mag Inschrijver nog maximaal 2 anderen meenemen.

Het interview vindt plaats op de datum zoals weergegeven in het tabblad 'planning'. Het precieze tijdstip wordt met elke Inschrijver afzonderlijk afgestemd.