Projectsecretaris - Project Medewerker Ondersteuner (PMO)

Wil jij als projectsecretaris impact hebben op de omgeving van patiënten, bezoekers en collega's in het UMC Utrecht? In deze rol ondersteun je bij projecten die directe invloed hebben op de kwaliteit van onze facilitaire dienstverlening.

Het UMCU staat aan de vooravond van een grote vernieuwbouwopgave. Het facilitair bedrijf speelt hier een grote rol in. Als projectsecretaris breng je structuur in het programma, bereid je besluitvorming voor, denk je vooruit en jaag je de juiste mensen aan om resultaten op te leveren. Je ondersteunt projectleiders bij de planning, de communicatie en het opstellen van rapportages. Daarmee lever je een directe bijdrage aan een veilige, gastvrije en efficiënte werkomgeving en aan de kwaliteit van onze facilitaire dienstverlening.

Jij gaat onder meer aan de slag met:

• Opstellen van projectplannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij het vormen van projectorganisaties.
• Opstellen van managementrapportages en verzorgen van de projectadministratie.
• Controleren op tijdige en juiste afronding van fasedocumenten.
• Ontwikkelen van ondersteunende tools zoals formats voor tijd- en geldbeheersing.
• Meehelpen met het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen.

• Je bent geen ZZP'er.
• Je hebt een hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde opleiding in projectmanagement, secretariaat of managementassistentie.
• Je hebt minimaal 4 jaar ervaring met het ondersteunen van projectmanagement.
• Je hebt kennis van projectprocedures en documentbeheer.
• Je hebt een servicegerichte en integere werkhouding.
• Je werkt nauwkeurig en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Wensen

• Je hebt ervaring binnen de facilitaire- en huisvestingsomgeving. (1 Punt)
• Je hebt ervaring met het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen. (2 Punten)

Competenties

• Je werkt projectmatig, gestructureerd, communiceert helder en hebt gevoel voor verhoudingen binnen een grote organisatie.

Je komt te werken bij de afdeling Ontwikkeling & Advies van het Facilitair Bedrijf. Je werkt in een team met andere professionals op het gebied van facilitair advies en conceptontwikkeling en functioneel beheerders. De afdeling levert vanuit haar expertisegebieden, in nauwe samenwerking met de business, een actieve bijdrage aan het goed functioneren van het Facilitair Bedrijf als geheel.

Het Facilitair Bedrijf draagt zorg voor een breed scala facilitaire diensten; van ontwikkeling van en onderhoud aan medische apparatuur, patiënten voeding en restaurants, schoonmaak, ontvangst en beveiliging, logistiek tot beheer en onderhoud van gebouwen en installaties en stralingsbescherming. Door deze variatie is het een boeiende werkomgeving met een diversiteit aan bedrijfsmatige vraagstukken.

Het UMC Utrecht is een van de grootste academische centra van Nederland. Samen met meer dan 12.000 collega's werken we aan innovatieve oplossingen die direct ten goede komen aan onze patiënten en de maatschappij.

De volgende momenten zijn gereserveerd voor gesprekken:

• 23-apr: 15:00-16:00
• 24-apr: 11:00-12:00
• 24-apr: 13:00-14:00
• 30-apr: 09:30-13:30
• 30-apr: 13:00-14:00
• 30-apr: 16:00-17:00
• 1-mei: 10:00-11:00
• 1-mei: 11:00-12:00

Het is wenselijk om de gesprekken zo vroeg mogelijk te voeren. Geef aan welke momenten je beschikbaar bent.

Optie tot verlenging: Tot de vacature is ingevuld

Hybride: Hybride werken in overleg, zoveel mogelijk aanwezig op locatie

Overig algemeen:

Onder een CV verstaan wij een overzicht van je werkervaring. Dit in het Nederlands opgesteld en in Word of PDF-formaat van maximaal 5 pagina's A4.

De administratieve partner behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV voorkomen.

In je CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. Indien deze informatie ontbreekt, behoudt de administratieve partner zich het recht de aanbieding ter zijde te leggen.