Document Manager -Offshore Cluster Borselle

Introductie

Bij TenneT werken we aan het elektriciteitsnet van morgen. Als Document Manager speel jij een cruciale rol in het realiseren van een toekomstbestendige energievoorziening. Vanuit jouw specialisme lever je een directe bijdrage aan projecten die Nederland aan houden – vandaag én morgen.

De functie

Hoe houd jij Nederland aan? Als Document Manager zorg je voor een gestructureerde, volledige en kwalitatief hoogwaardige beheersing van projectdocumentatie. Je bent verantwoordelijk voor het bewaken van documentatiestromen, contractuele eisen en archiveringsprocessen binnen complexe offshore projecten.

Jouw werkzaamheden omvatten onder andere:

• Zorgdragen dat alle documentatiestromen voldoen aan de gestelde kwaliteitsnormen.
• Monitoren en bewaken van contractuele documentatiespecificaties van TenneT, zoals UAV-GC vereisten.
• Signaleren van mogelijke systeemverbeteringen en samenwerken met verantwoordelijken om deze door te voeren.
• Beheren van het volledige documentatiedossier binnen de toepasselijke systemen en zorgdragen voor correcte archivering.
• Opstellen en onderhouden van projectinterne documentatiearchivering conform TenneT-specificaties en projectspecifieke eisen.
• Coördineren van documentatiearchivering en kwaliteitsborging binnen systemen zoals SharePoint en andere samenwerkingsplatformen.
• Coördineren, organiseren en indien nodig verzorgen van trainingen voor management en document controllers met betrekking tot het Document Management Systeem (DMS).
• Opstellen van rapportages, bewaken van contractuele beoordelingstermijnen en opvolgen van interne deadlines voor documentreviews.
• Registreren en implementeren van lessons learned ten behoeve van continue verbetering.
• Beheren en controleren van het proces rondom de definitieve overdracht van documentatie aan relevante stakeholders.
• Actief bijdragen aan een veilige werkomgeving voor jezelf, collega's en opdrachtnemers.

Je werkt intensief samen met projectmanagement, contractmanagement, document controllers, opdrachtnemers en andere interne en externe stakeholders.

• Je hebt minimaal vijf jaar ervaring met het organiseren en beheren van documentatie- en informatiestromen binnen complexe projectorganisaties, bij voorkeur binnen de infrastructuur- of offshoresector.

Wensen

• Kennis van documentbeheersystemen; ervaring met systemen zoals Thinkproject en/of Aconex is een pre.

Competenties

• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om werkzaamheden effectief te organiseren en plannen.
• Analytisch vermogen en het vermogen om verschillende belangen te herkennen en hierover een evenwichtig oordeel te vormen.
• Een proactieve werkhouding en de bereidheid om verbeteringen aan te dragen en te implementeren.
• Een sterk kwaliteitsbewustzijn met oog voor detail en procesbeheersing.
• Teamspeler die effectief samenwerkt met verschillende disciplines en stakeholders.
• Herkenning in de TenneT-waarden: eigenaarschap, verbinding en moed.

TenneT is de toonaangevende Europese netbeheerder en speelt een sleutelrol in de energietransitie. Met meer dan 23.500 kilometer aan hoogspanningsverbindingen en bijna 5.000 medewerkers zorgen we voor een veilige en betrouwbare stroomvoorziening in Nederland en grote delen van Duitsland.

Je gaat aan de slag binnen de unit Offshore. Binnen deze unit wordt gewerkt aan de ontwikkeling en realisatie van offshore infrastructuurprojecten die essentieel zijn voor de aansluiting van duurzame energie op het hoogspanningsnet.

Binnen de unit Offshore kom je te werken voor de afdeling Cluster Borssele Project Management. Deze afdeling ondersteunt de voorbereiding, uitvoering en beheersing van complexe offshore projecten en zorgt ervoor dat projecten op een gecontroleerde en efficiënte wijze worden gerealiseerd.

Binnen Cluster Borssele Project Management ga je aan de slag als onderdeel van het projectteam dat verantwoordelijk is voor de coördinatie en beheersing van projectdocumentatie en informatiestromen. Het team zorgt ervoor dat documentatie gedurende de gehele projectlevenscyclus correct wordt beheerd, beoordeeld, gearchiveerd en overgedragen. De werkzaamheden binnen dit team dragen bij aan een effectieve projectuitvoering en een betrouwbare vastlegging van projectinformatie binnen de offshore projecten van TenneT.

Optie tot verlenging: Er is geen optie tot verlenging.

Hybride: De standplaats is kantoor Rijnpoort in Arnhem. Hier werk je minimaal 2 dagen per week op locatie. Daarnaast reis je maximaal 2 keer per maand naar andere (project)locaties in het westen van het land.

Overig algemeen:

Praktische info:

• Deze opdracht betreft een ziektevervanging.

Aanvullende informatie:

• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (TenneT) cao. Deze inzet valt in schaal 7 van de Tennet cao.
• Wij ontvangen graag de persoonlijke motivatie en het CV in het Nederlands en in PDF-formaat.

Screening:

• Pre-employmentscreening: Als de kandidaat mag starten, zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. De daarvoor benodigde documenten worden dan toegestuurd. De kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening. De VOG-aanvraag is onderdeel van de screening; de VOG dient binnen te zijn voordat de kandidaat mag starten.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Beschikbaarheid:

• Het is van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag.