Bestuurssecretaresse

Allround Bestuursecretaresse

Wat ga je doen?
Je vormt samen met twee collega’s een team van vier collega’s die samen verantwoordelijk zijn voor het ontzorgen en faciliteren van de collegeleden en de gemeentesecretaris/algemeen directeur. In overleg met je collega’s bepalen jullie de taakverdeling. Samen zorg je voor een continue bezetting, zodat de dienstverlening altijd gewaarborgd is. Het bestuurssecretariaat is het spin in het web en de verbindende schakel tussen bestuur en organisatie en ook tussen het bestuur en hun externe relaties lokaal, regionaal, nationaal en soms zelfs internationaal. De werkzaamheden vinden voornamelijk op het stadhuis plaats. Thuiswerken is alleen op bepaalde momenten en voor gerichte taken in goed overleg mogelijk.

Wat zijn je taken?
In deze dynamische rol gaat 1 collega specifiek de burgemeester ondersteunen. Geen dag is hetzelfde. In je rol als bestuursecretaresse van de burgemeester probeer je je goed mogelijk in te leven in de werkzaamheden van de burgemeester en denk je mee en vooruit om het werk van de burgemeester soepel te laten verlaten. Je bent daarvoor het eerste aanspreekpunt voor alle interne en externe relaties, weet je vragen en informatie in de juiste kanalen uit te zetten en bewaak je de follow-up.

Het bijhouden, selecteren en afhandelen van de mail en de post en notuleer je waar nodig. Het plannen, organiseren en prioriteren van afspraken van bestuur. Daarnaast draag je bij aan het samenwerken in het team en ben je achtervang voor andere teamleden en zijn andere teamleden dat voor jou. Ook ga je samen aan de slag met vastleggen en verbeteren van werkprocessen. De andere collega is achtervang voor de andere collega's en ondersteunt specifiek bij de werkzaamheden ter voorbereiding op de komst van een nieuwe burgemeester.

Eisen

• Akkoord procedure en inhuurvoorwaarden (o.a. all-in tariefstelling wat betreft reiskosten woonwerk)

• Kandidaat heeft aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau, blijkend uit een afgeronde MBO niveau 4 opleiding, bijvoorbeeld directiesecretaresse of management assistent.

• Kandidaat heeft minimaal 3 ervaring als bestuurssecretaresse bij een gemeente, opgedaan in de afgelopen 7 jaar.

• Kandidaat heeft op cv aantoonbaar minimaal 1 jaar ervaring met notuleren.

• Kandidaat heeft op cv aantoonbaar minimaal 1 jaar ervaring met notuleren.

• Het betreft tijdelijke invulling van een reguliere functie bij de gemeente. De opdracht leent zich daarom niet voor invulling op zzp-basis. Eventueel geïnteresseerde zzp'ers kunnen zich op detacheringsbasis ( = met loonuitbetaling) laten aanbieden door een bureau. Doorleenconstructies zijn nadrukkelijk niet toegestaan.

Wensen

• Kandidaat heeft minimaal 5 ervaring als bestuurssecretaresse bij een gemeente, opgedaan.

• Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 3 jaar ervaring met het MS - office pakket op gevorderd niveau. Dit komt duidelijk terug op het cv

• Kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring I-Babs opgedaan, bij voorkeur in de afgelopen 3 jaar

• De gesprekken vinden plaats op woensdag 10 april 2024 tussen 09:00-12:00 Hier graag rekening mee houden

• Competenties: Zie PDF.

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Leya Schoonderwoerd via leya.schoonderwoerd@kbenp.nl of via 06 436 079 99.

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.